Звіт про конференцію «Внутрішній і зовнішній електронний документообіг» (день 1)

28-29 травня портал CFO-Russia.ru, за підтримки Клубу фінансових директорів, провів конференцію «Внутрішній і зовнішній електронний документообіг». На заході виступили понад 20 директорів, керівників департаментів та підрозділів найбільших вітчизняних і міжнародних компаній, а також представники Міністерства зв'язку і масових комунікацій і ФНС. Партнером форуму стала компанія TerraLink. Представляємо вашій увазі звіт про перший день конференції.

З доповіддю «Революція в російському податковому законодавстві. ЕДО в частині ПДВ: зміни з 2015 року »виступили Муза Монамс, виконавчий директор Bauer Media, і Олексій Попов, керівник проектів SAP Bauer Media. Спікери розповіли про нові вимоги законодавця по ПДВ, що вступили в чинності 1 січня 2015; поділилися досвідом пошуку швидкого, простого і ефективного вирішення для обміну документами з бізнес-партнерами видавничого дому по комісійній торгівлі. Вони описали процес адаптації вимог і рішень по ЕДО в рамках існуючих облікових систем їх компанії, а також розповіли про «підводні камені» нового податкового адміністрування і можливі сценарії дій компаній, що працюють з ПДВ.

«Основна проблема, яка зараз виникла, - недостатня технічна, програмна підготовленість, як з боку регулятора, так і з боку бізнесу до змін, що відбулися. Коли я говорю про неготовність, я маю на увазі, що бізнесу не були надані ні провайдерами, ні розробниками достатні інструменти для формування нових декларацій. Нам знадобилося 2 місяці щільної роботи, щоб підлаштувати наш документообіг під нові вимоги законодавства. Наступним викликом бізнесу стало електронне підтвердження забезпечення телекомунікаційного зв'язку. Тобто, протягом 6 днів ви повинні відповісти через ці канали зв'язку. Після закінчення цього часу податкова інспекція може приймати рішення щодо зупинки операцій по рахунках, для цього у них з'явилися додаткові підстави. Також відбулося посилення при камеральних перевірках ».

Віктор Гудков, керівник напрямку Електронного документообігу ГК Соллерс, презентував доповідь «Ключові переваги впровадження ЕДО в групі компаній. Приклад реалізації проекту в ГК Соллерс ». Спікер розкрив передумови і завдання ЕДО і представив алгоритм реалізації електронного документообігу:

Фаза 1 - Автоматизація найбільш актуальних завдань найбільших дочірніх компаній;

Фаза 2 - Інтеграція та уніфікація рішень;

Фаза 3 - Уніфікація процесів компанії в рамках єдиного рішення.

Він представив результати перших двох фаз, розповів про винесених уроках і поділився планами на майбутнє.

«Сьогодні ми максимально ефективно використовуємо базовий функціонал. Наша компанія зрозуміла, що використання декількох систем - не зло, а ефективний метод роботи. Один з головних уроків, який ми витягли після впровадження, - це необхідність залучення керівництва в проект, при цьому потрібно організувати злагоджену роботу декількох центрів з прийняття рішень. І, нарешті, вибудовування хороших відносин з провайдером - запорука успіху проекту ».

Наступним виступив Михайло Петров, заступник директора департаменту в Міністерстві зв'язку і масових комунікацій. Він розповів, як за допомогою електронного документообігу підвищити ефективність бізнес-процесів компанії. А також спікер показав як зменшити витрати, які доведеться понести при впровадженні СЕД, і описав переваги, які компанія отримає після впровадження.

«Після впровадження СЕД підвищиться ефективність процесів. Так, в компанії вирішиться проблема втрати документів, зменшиться час узгодження документів і виконання доручень; підвищиться контроль процесу роботи зі звітністю. СЕД допоможе зменшити число прострочених завдань і час пошуку документів, а також час на їх передачу між підрозділами і зовні організації ».

Після перерви на каву відбулася панельна дискусія «Ключові вигоди і переваги СЕД», в якій взяли участь Муза Монамс, Ольга Лапіна, заступник начальника відділу оподаткування прибутку в ФНС; Володимир Журавльов, кандидат технічних наук, керівник практики систем ЕДО в ОМК-Інформаційні технології; Наталя Калашникова, керівник проектів в компанії HILTI Distribution ltd, і Ольга Циплакова, директор федерального адміністративного центру в «Зетта Страхуванні». Модератором панельної дискусії виступив Олександр Мехрішвілі, директор зі стратегічного розвитку і IT в Росинтер Ресторантс Холдинг. У дискусії спікери обговорили питання термінології, визначивши якими дефініціями термінів «зовнішній документообіг» та «внутрішній документообіг» слід користуватися при спілкуванні з податковими органами. Учасники дискусії поділилися досвідом оцінювання ефективності рішень і критеріями цієї оцінки: економія коштів і грошей, що надаються. Також вони розповідали про проблеми і складнощі, з якими їм довелося зіткнутися в процесі впровадження і використання ЕДО.

Після панельної дискусії «Кейс впровадження електронного документообігу на Северсталь-ЕЦО» представила Кіра Лапіна, генеральний директор Северсталь-ЦЕС. Спікер розповіла, які документи в її компанії перейшли з паперового виду в електронний, і яких результатів вдалося досягти після впровадження ЕДО.

«Далі в списку пріоритетних проектів у нас стоїть юридично-значущий документообіг з постачальниками і покупцями. І якщо з покупцями все простіше: документ формується в нашій системі, ми ставимо ЕЦП, передаємо документ покупцеві і звільняємося від відповідальності за його подальше просування; то з постачальниками налагоджувати співпрацю в області ЕДО складніше. У Росії є великі компанії, які зобов'язують своїх постачальників надавати електронну первинку і електронні рахунки-фактури. Ми хочемо перейняти цей досвід, бо, якщо ми не будемо змушувати їх на рівні тендерів, ми не зможемо домогтися результатів. До того ж, крім проблем з бажанням постачальника і наявністю у нього технологій, ми стикаємося з тим, що у нас з постачальниками різні оператори зв'язку, а роумінг між провайдерами ЕДО недостатньо налагоджений, тому обмін документами займає чимало часу і ресурси ».

Завершив другу секцію модератор першого дня Олександр Мехрішвілі. Він поділився досвідом впровадження та використання внутрішнього і зовнішнього електронного документообігу в холдингу. Спікер розкрив передумови впровадження системи ЕДО; розповів про очікуване ефекті і поставлених цілях. Особливу увагу Олександр приділив підходу до реалізації електронного документообігу. Він розповів про ідентифікацію ключових процесів, про життєвий цикл проекту; проблеми і складнощі впровадження та експлуатації ЕДО; висвітлив ключові фактори успіху впровадження електронного документообігу та розповів про підтримки і розвитку системи.

«На різних етапах реалізації проекту СЕД компанії стикаються з різними труднощами. Так, при ініціації складно знайти спонсора проекту і сформувати вимоги до системи, рамки проекту і підходи до впровадження. На етапі впровадження важливі ідентифікація і опис ключових процесів, учасників та внесення змін; розробка матриці узгодження, делегування і підписання, а також ефективна система навчання. Впровадивши і запустивши СЕД, ви стикаєтеся з новими проблемами:

• Як зламати стереотипи користувачів і переконати їх використовувати систему?
• Як підтримати процеси узгодження і матриці в актуальному стані?
• Як налагодити контроль, аудит і безпеку?
• Як переконати зовнішніх контрагентів перейти на електронний документообіг? »

Третю секцію відкрив Павло Михайлов, начальник департаменту внутрішньобанківських операцій та реінжинірингу процесів Пробизнесбанка, з доповіддю «Внутрішній і зовнішній електронний документообіг в банківській групі». Спікер розповів про перехід на юридично значимий електронний документообіг з контрагентами; звернув увагу на електронний документообіг в процесі Purchase to Pay (від закупівлі до оплати). Спікер підкреслив роль ОЦВ при впровадженні зовнішнього і внутрішнього електронного документообігу; розповів про СЕД, як інструмента контролю витрат, а також представив ризики проектів переходу на зовнішній і внутрішній електронний документообіг.

«Складнощі, які виникли в ході реалізації проекту по переходу на ЕДО. По-перше, залучення співробітників бухгалтерії в даний процес, їх навчання, робота з запереченнями, переконання, що даний процес їм тільки на допомогу, початок роботи з системами. По-друге, узгодження положення по ЕДО з внутрішніми службами банків, так як тема досить нова, судової практики немає, тому методології, юристи, головні бухгалтери банків бачили багато ризиків. По-третє, розробка схеми документообігу та впровадження її в системи ЕДО. Спочатку розробили схему документообігу, але вивчивши особливості Діадока і НВІС, довелося схему переробляти. До того ж ми зіткнулися з проблемою перекладу контрагентів на ЕДО. Ті, які не підключені до систем електронного документообігу, не розуміють і не хочуть розуміти, що таке ЕДО, для них це щось невідоме і лякають. Дана послуга затребувана тільки організаціями з великим документообігом ».

Наступним виступив Павло Карасьов, ІТ директор «К'єза Фармасьютікалс», з доповіддю «Організація електронного документообігу для дистанційних співробітників з використанням ЕЦП». Спікер звернув увагу на актуальність проекту: «Реально існуюча потреба фармацевтичної компанії« К'єза Фармасьютікалс »у врегулюванні трудових відносин з персоналом, що працює поза офісом; зменшенні правових ризиків і зниження витрат на документообіг ». Він розкрив завдання, які ставилися перед впровадженням ЕДО і показав план проекту. Спікер розкрив переваги і недоліки дистанційного праці, як для співробітників, так і для компанії; описав схеми переведення співробітників на дистанційний працю і отримання ЕЦП. Також Павло розповів, що необхідно компанії для роботи ЕДО з ЕЦП:

• «Програмне забезпечення для обміну електронними документами;
• ЕЦП співробітника і компанії;
• ПО для шифрування і захисту даних;
• Засвідчує центр »;

і на прикладі показав, як працює СЕД в його компанії.

Ілля Губарєв, керівник по уніфікації і розвитку корпоративних рішень, управління з інформаційних технологій, в ВАТ «Мегафон», поділився досвідом впровадження, експлуатації і розвитку ЕДО в своїй компанії. Він розповів про бізнес-завдання проекту, його функціональних і часових рамках; представив оптимальну схему команди проекту; презентував процес обробки вхідних електронних документів. Тобто, звернув уваги на важливі моменти етапу впровадження ЕДО. Говорячи про продуктивної експлуатації, спікер представив коротку статистику періоду продуктивної експлуатації сервісу і формат підтримки функціоналу і користувачів ЕДО. Крім того, спікер звернув увагу на особливості взаємодії з операторами ЕДО і представив результати продуктивної роботи сервісу ЕДО за рік:

• «Сервіс електронного обміну повністю працює у всіх філіях і регіональних відділеннях« Мегафон ».
• Інтеграція з п'ятьма операторами ЕДО покриває велику частину підключаються контрагентів.
• Опрацьовано понад 82 тисяч документів.
• Підключено більше 2 тисяч контрагентів.
• Організовано роботу з сертифікатами, що засвідчує, Компанії ».

Також спікер розповів про розвиток функціоналу ЕДО: пакетна відправка, статистика, метадані.

Досвідом і успіхами Нестле Росія в просуванні ЕДО поділилися представники компанії: Андрій Бусигін, керівник напрямку по оптимізації бізнес-процесів і інтеграції, і Катерина Роговська, керівник напрямку по оптимізації бізнес-процесів в напрямку фінансів. Спікери представили переваги електронного документообігу; презентували приклад використання ЕДО в роботі з покупцями і постачальниками, показавши наскільки збільшилася ефективність співпраці з ними після впровадження електронного документообігу. «Що стосується роботи з покупцями, до впровадження ЕДО нам доводилося робити 6 кроків в процесі обробки закривають документів, тепер кількість скоротилася до трьох, що знизило трудовитрати на 30%. Якщо раніше закривають документи оброблялися в середньому 25 днів, сьогодні середня кількість обробки закривають документів зменшилася до 5 днів ». Спікери поділилися досвідом використання Корпоративного Центру Реєстрації (КЦР) і вироблення правил отримання та роботи з ЕЦП в їх компанії. Більш того, вони розповіли про роумінг ЕДО, підкресливши, що «роумінг - це мрія! На жаль, оператори неохоче на нього погоджуються, однак при наполегливому бажанні вагомих контрагентів його організація займає мало часу ». І нарешті, спікери поділилися планами на майбутнє і гаслами, які об'єднують головні цілі компанії в розвитку ЕДО: «Без паперу до 2020 г.» і «Електронні документи - ефективна економіка».

Щоб придбати матеріали конференції, телефонуйте +7 (495) 971-92-18 або пишіть по електронній пошті [email protected]

Звіт про другий день конференції

Фотозвіт

Текст: Ірина Екзархо

Фото: Теодолус Сунарджая