Журнал реєстрації (обліку) трудових договорів та додаткових угод

1. Чи обов'язково його вести?
2. досвід кадровиків
3. Як заповнювати журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод?
4. У паперовому вигляді
5. Облік в електронній формі
6. Дивіться відео про те, що робити якщо прийшла трудова інспекція
7. Внесення змін до договорів
8. Реєстрація та нумерація контрактів
9. Де купити книгу обліку трудових договорів?

Для запису облікових даних (реєстрації) та надання юридичної сили з трудовими договорами та додатковими угодами використовується журнал реєстрації.

У ньому фіксується дані про документ - факт створення, отримання або відправки.

Чи обов'язково його вести?

думка законодавства

Ведення такого журналу не є обов'язковим. Законодавством передбачено врахування у формі журналу тільки для трудових книжок. Додаткові угоди (доп) можна реєструвати довільно. Прошивати і пломбувати книгу, якщо облік ведеться в такій формі, потрібно перед здачею в архів. За вимогами ФАС термін зберігання такого роду документів - 75 років.

Однак за загальними правилами ведення документообігу, реєстрації підлягають всі документи, які вимагають надання відповіді або носять довідковий характер. Крім цього, існує Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання, в якому згадується журнал обліку трудових договорів.

Крім цього, служба ГИТ, завдає візит до всіх роботодавців, завжди цікавиться наявністю цього документа.

Так що кадровик, щоб уникнути неприємностей, повинен вести журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод.

досвід кадровиків

Журнал - зручна форма, що заміняє в архіві масу трудових договорів упереміш з доп угодами та іншими документами того ж періоду. У разі подачі позову в суд від найнятого працівника, відсутність книги реєстрації договорів заздалегідь робить позицію роботодавця вразливою з можливістю прийняття рішення не на його користь.

Також журнал необхідний для видачі довідок для наступних роботодавців про попередню зайнятості. В примітках книги можна робити записи про вид та суті робіт, виконуваних найнятим працівником. Досвідчені кадровики вважають за краще вести журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод, прошив і опломбувати його печаткою підприємства і підписом керівника перед внесенням першого запису.

У разі перевірки підприємства відповідними органами у начальника ОК, інспектора з кадрів або менеджера з персоналу буде юридичне підтвердження наявності або відсутності договорів, контрактів, додаткових угод з працівниками.

Велика кількість документів у відділі кадрів - ні для кого не секрет. Іноді HR-менеджер веде паралельно з десяток усіляких книг і журналів. Але трудові договори - основа співпраці роботодавця і персоналу - бажано реєструвати, щоб не плутатися в нумерації.

Як заповнювати журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод?

Трудовий договір - угоду між роботодавцем і працівником, в якому одна сторона надає роботу (здійснює наймання) відповідно до законодавства, а інша сторона зобов'язується цю роботу виконувати якісно і в строк, отримуючи за неї заробітну плату. Документ забезпечує умови праці за нормами ТК РФ.

Трудовий договір оформляється в двох примірниках (з печаткою і підписом керівника, паспортними даними та підписом працівника) з видачею одного найнятому працівникові під розписку. Другий підшивається до особової справи. Ця вимога є обов'язковою незалежно від виду роботи - основна чи за сумісництвом. Якщо на підприємстві ведеться журнал реєстрації трудових договорів, то підпис співробітника ставиться у відповідній графі.

Як вести такий журнал? Книга реєстрації може вестись у паперовому або електронному вигляді.

У разі невідповідності записів на паперових та електронних носіях, перевага віддається паперовим.

У паперовому вигляді

Як оформити журнал реєстрації? Сторінки повинні бути пронумеровані, книга прошита і завірена печаткою та підписом керівника. Хоча форма може бути довільною, але є мінімально необхідний перелік граф, що дозволяє внести необхідні дані і оперативно знайти документ.

Приклад заповнення журналу реєстрації трудових договорів

Якщо в організації є співробітники, які працюють за контрактом, то необхідно передбачити окрему колонку для їх реєстрації, або можна зробити відповідний запис в примітках. Також на деяких більших підприємствах вводять колонки для запису посади та структурного підрозділу.

На окремій сторінці робиться запис про призначення відповідальної особи - ПІБ, дата і номер наказу, посаду. Остання сторінка несе інформацію про дату закриття журналу, № наказу, дату здачі на зберігання в архів.

У разі якщо відповідальний за ведення книги співробітник виявив неправильність заповнення або інші помилки, то даний журнал закінчується достроково. Про це робиться відповідний запис, видається наказ і книга здається в архів.

Облік в електронній формі

Основною перевагою ведення журналу в електронній формі є можливість швидкого пошуку і введення інформації. Зручно вести облік не в Word, а в MS Excel (облік в табличному вигляді).

Можливості електронного документообігу:

• швидкість і доступність пошуку документа;
• оптимізація роботи з кадрами;
• контроль оформлення і зберігання документів;
• дотримання конфіденційності;
• зменшення трудомісткості витрат;
• збереження первинних документів (анкети, автобіографії, заяви та інші) в електронному вигляді;
• формування на вимогу копій наказів і різних видів виписок.

Особиста картка співробітника (форма т-2) ведеться в електронній формі. Інформація, яка надходить на неї, постійно оновлюється. Але в деяких випадках, де потрібні особисті підписи працівника і працівника кадрової служби, ведення картки дублюється на паперовому носії.

У програмі повинна бути передбачена неможливість переміщення номерів. Хоча другий примірник трудового договору і видається співробітникові на руки, але з урахуванням звільнених, необхідно попередити можливу підтасовування і інші види махінацій з боку роботодавця шляхом тиску на працівників відділу кадрів. В кінці року журнал роздруковується з нумерацією, прошивається, опечатується і здається на зберігання.

Дивіться відео про те, що робити якщо прийшла трудова інспекція

ведення журналу

Співробітник, відповідальний за ведення журналу, може сам вибрати зручну форму ведення в залежності від інформації, яка буде врахована в даному журналі. При звільненні такого співробітника в книзі робиться запис про новий відповідальну особу. Також в журналі є назва організації, початок і кінець періоду обліку.

За книгою реєстрації визначається кількість укладених трудових договорів. Є можливість проконтролювати виконання кожного. Ці дані полегшують складання статистичної звітності на підприємстві.

Внесення змін до договорів

Причини зміни договору можуть бути різними:

• переклад на іншу роботу;
• зміна власника;
• відсторонення від роботи;
• зміна умов праці.

При істотних змінах в договорах складається додаткова угода, яка вноситься до журналу реєстрації в відповідну графу. Для зручності доп угоди привласнюють номер, що складається з номера договору / порядкового номера угоди з конкретним співробітником.

У разі ведення загального журналу для договорів і угод нумерація додаткових угод ведеться з 1 номера по кожному трудовому договору з окремим співробітником.

В такому випадку зручно завести для кожного співробітника окрему сторінку, де буде вказано трудовий договір і додаткові угоди по порядку укладення (№ 1, 2, 3 і т.д.).

Якщо працівник не згоден зі змінами умов праці, то роботодавець повинен зробити пропозицію (в письмовому вигляді) іншої роботи за кваліфікацією, а при її відсутності запропонувати менш оплачувану роботу або нижчу посаду. За письмової згоди працівника складається додаткова угода до трудового договору з новими умовами праці. Всі вимоги щодо оформлення та обліку додаткових угод такі ж, як і для трудових договорів.

Для зручності ведення обліку та швидкого пошуку потрібного додаткової угоди на великих підприємствах з великим обліковим складом співробітників ведуть окрему книгу - журнал реєстрації додаткових угод.

Приклад заповнення журналу додаткових угод:

№ п / п Дата Номер ПІБ Вид робіт № та дата Термін дії Зміст Прим 10 10.02.14 48 Ємець К.Л. слюсар 32 від 28.04.12 10.02.14 - 10.02.15 Зміна окладу

Ведення окремої книги для додаткових угод не обов'язково. Можна цю інформацію заносити в основний журнал, передбачивши для цього окрему графу. Однак, якщо таких змін до договору буде кілька, то вносити їх туди буде проблематично. У цьому сенсі електронна версія виграє.

Уточнити реквізити підприємства онлайн можливо! Читайте, як дізнатися ОКПО організації.

Порядок ведення касових операцій в 2019 році для ВП спрощений. Що змінилося? дивіться тут.

Розрахунок лікарняного листа в 2019 році змінено. Дізнайтеся, що нового, в цій статті.

Реєстрація та нумерація контрактів

Порядок реєстрації та нумерації контрактів аналогічний порядку для трудових договорів. Підприємство має право вести одну книгу реєстрації контрактів і трудових договорів, але можна заводити і два журнали з окремою нумерацією.

Дуже зручна не наскрізна нумерація, а по датах із зазначенням порядкового номера за це день. Наприклад, 15 / 01-2, тоді зрозуміло, що договір складений 15.01. Цей підхід виправданий для кадрових служб великих підприємств, коли поява нового договору вводить в ступор кадровика - він складений давно, а потрапив в руки тільки зараз, і номер йому не присвоєно. Тоді документ просто нумерують датою укладення - і проблема вирішена.

Завантажити приблизний шаблон для ведення журналу реєстрації трудових договорів можна тут:
Журнал реєстрації трудових договорів

Де купити книгу обліку трудових договорів?

Журнал можна купити у магазині з продажу готових бланків, через Інтернет або завантажити зручну форму для вашого підприємства на обраному сайті. Підприємство може вести книгу в довільній формі, виходячи із специфіки його виду діяльності та ведення обліку в паперовому вигляді або електронній формі.

Коштує цей журнал не дорого - близько 300 рублів. Але ця незначна сума допоможе організації впорядкувати кадровий документообіг і підвищити ефективність праці кадровика.

Вести чи не вести журнал обліку трудових договорів, а якщо вести, то як? Питання актуальне для багатьох менеджерів по персоналу. І відповідь на нього, швидше за все, ствердну: так, краще завести такий журнал і вносити туди всі необхідні записи. Це спростить для вас питання реєстрації та нумерації договорів і допоможе швидко відшукати необхідну інформацію та сам договір в архіві.