- Види наказів з особового складу та для чого вони потрібні
- Для чого застосовується даний журнал
- Форма і правила оформлення
- Структура і зміст
- Правила ведення, обліку та зберігання
- Електронна форма
Реєстрація документів одне з важливих напрямків діловодства .
Накази, що оформляються на підприємстві, не є винятком.
Для їх реєстрації ведуться окремі журнали.
Види наказів з особового складу та для чого вони потрібні
завантажити зразок журналу реєстрації наказів по особовому складу.
До наказам з особового складу відносяться всі ті, які регламентують трудову діяльність працівника.
В першу чергу це накази, які стосуються трудового стажу: 
- Наказ про прийом (Уніфікована форма Т-1), складається на підставі трудового договору з працівником, в нього переносяться основні відомості про роботу, такі як посада, структурний підрозділ, оплата праці, вид роботи (основна, сумісництво ). Накази про внутрішнє сумісництво відносяться сюди ж;
- Наказ про переведення (Уніфікована форма Т-5), складається на підставі додаткової угоди до трудового договору. У цьому наказі вказується попередня посада, нова посада, дата і причина перекладу;
- Наказ про звільнення (розірвання трудового договору) (уніфікована форма Т-8). Заповнюється на підставі заяви про звільнення , Або інших документів (наказ про скорочення штатної чисельності, свідоцтво про смерть , строковий трудовий договір і т.д.). У цьому наказі вказується дані про працівника і його посади, дата і причина розірвання трудового договору. До речі, при звільненні не завжди використовується уніфікована форма Т-8, в окремих випадках дозволяється складати його в довільній формі. До такої нагоди відноситься звільнення з «негативним» мотивами: прогул , Пияцтво, вчинення розкрадання. Це робиться для того, що б в наказі можна було повністю викласти обставини події і вказати, що звільнення застосовується в якості міри дисциплінарного впливу, а також вказати статтю Трудового Кодексу, яка дала підстави до застосування даних заходів.
Ці три види наказів рекомендується вести в окремій справі, оскільки вони підлягають зберіганню 75 років, на відміну від інших, термін зберігання яких коливається від 3 до 5 років.
До решти наказам відносяться інші розпорядження, що стосуються безпосередньо трудової діяльності працівника: 
- накази по відпустках (уніфікована форма Т-6 і Т-6а), складаються на підставі графіка відпусток або заяви працівника . Відрізняються форми тільки кількістю внесених людей. Перша форма складається на одного працівника, форма з літерою «а» передбачена для двох і більше працівників. Дата відпустки і період, за який він надається, зазначені в наказі на відпустку потім дублюються в відповідну графу особової картки Т-2 .
- накази на відрядження (уніфікована форма Т-9 і Т-9а), як і в попередньому випадку, різниця, тільки в кількості осіб, на яких оформляється наказ. Складається на підставі службової записки або усного розпорядження керівника. Додатково до цього наказу складаються форми Т-10 і Т-10а. Т-10 це посвідчення про відрядження , Яке було скасовано на початку 2015 року, але багато організацій продовжують його видавати працівникам, які направляються у відрядження. Форма Т-10а це службове завдання, в якому вказується мета, з якою працівник їде у відрядження.
- наказ про заохочення (уніфіковані форми Т-11 і Т -11а), складаються на підставі розпорядження або службової записки. Перша форма передбачена для преміювання одного працівника, друга для перерахування списком. Використовується вона не завжди, іноді даний вид наказу складається у довільній формі.
- наказ про накладення дисциплінарного стягнення, уніфікованої форми не має. Складається за результатами службового розслідування у вільній формі, з зазначенням всіх обставин і їх наслідків для працівника.
- наказ про тимчасове покладення обов'язків, перекладі, суміщення посад . Складається у довільній формі, із зазначенням дорученої роботи, термінів її виконання і оплати. Зверніть увагу, якщо робота доручається працівникові в порядку переведення або внутрішнього сумісництва, то тоді використовуються уніфіковані форми Т-1 і Т-5 і ці накази слід зберігати разом з першою групою, тобто 75 років.
Це перелік основних наказів по особовому складу, але він не є вичерпним.
При складанні будь-яких видів наказів не обов'язково використовувати уніфіковані форми, вони носять лише рекомендаційний характер.
Для чого застосовується даний журнал
Всі підписані і затверджені накази підлягають реєстрації в окремому журналі. Якщо в організації ведеться кілька справ з наказами, то і журналів теж має бути кілька, для кожної папки окремий.
Реєстрації наказів є обов'язковою, оскільки саме ця процедура гарантує відсутність в справі наказів оформлених набагато пізніше визначеного терміну, а також не дозволяє вилучати накази зі справи.
Обов'язковими реквізитами будь-якого наказу є дата складання і номер. Дата ставиться фактична, тобто день складання. Нумерація йде послідовно, якщо в компанії кілька папок з наказами, то є сенс, кожної привласнити додаткову буквенную літеру.
Наприклад, для наказів з особового складу з терміном зберігання 75 років, можна додавати букву «Л», для інших кадрових наказів - букву «К».
У журнал накази вносяться в хронологічному порядку з дотриманням послідовності номерів.
Інструкції з діловодства наказують реєструвати наказ відразу після його підписання, але на практиці часто виникають ситуації, коли в наказі потрібно проставити минуле число, в цьому випадку до основного номеру додається маленька літера «а» або цифра. Виглядає це так: № 28а або № 28.1.
Природно, що і ці накази повинні бути внесені в журнал реєстрації. Але якщо заповнювати журнал день в день, то це стає неможливим. Тому на практиці кадровики заповнюють журнал з «запізненням» на якийсь проміжок часу або ведуть записи олівцем, періодично їх переписуючи. Хоча це і не відповідає правилам ведення журналу, але грубою помилкою бути не буде. Перевірці цей журнал піддається, як правило, в спірних випадках.
Форма і правила оформлення
Уніфікованої форми журналу реєстрації наказів по особовому складу не затверджене, кожен роботодавець має право затвердити свою форму.
Але до теперішнього часу вже склалася певна форма, якої всі вважають за краще користуватися, оскільки вона містить всі необхідні колонки і в той же час нічого зайвого.
Журнал певної форми можна придбати в топографії, можна створити табличний документ на комп'ютері та роздрукувати потрібну кількість аркушів, а можна просто завести зошит і розлінованих її вручну. При правильному оформленні будь-яка форма з вище перерахованих, буде дійсною.
Правила оформлення такого журналу аналогічні для всіх реєстраційних журналів.
Порядок оформлення:
- пронумерувати аркуші або сторінки суцільний нумерацією, починаючи з першого аркушу;
- прошити журнал. Прошиваються всі листи, включаючи обкладинку, хвостики ниток виводяться на останній форзац і там зав'язуються;
- потім накладається пломба у вигляді прямокутника паперу, на якій вказано «прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою таке-то число сторінок / листів», тут же ставиться підпис або керівника організації, або відповідальної особи. Ця пломба наклеюється таким чином, щоб кінці ниток було видно із зовнішнього боку;
- на наліплену пломбу ставиться печатка, вона повинна захоплювати також частина форзац журналу.
На титульному аркуші журналу проставляється повна назва організації та дата початку ведення, на останньому аркуші вказується відповідальний за ведення.
Ведення журналу реєстрації наказів доручається або секретарю , Або кадровику, як правило, це те посадова особа, яка розглядає самі накази.
Структура і зміст
Найбільш часто використовувана форма журналу включає в себе наступні графи:
порядковий номер; - дата наказу, вказується дата, проставлена на наказі;
- номер наказу;
- вид наказу, тут вказується, про що наказ, наприклад, прийом, звільнення, відпустка і т.д.
- П. І. Б. працівника, вказується прізвище або прізвища працівників, яких стосується даний наказ;
- підставу для складання наказу, вноситься документ став підставою для оформлення даного наказу.
Це основні стовпці журналу, роботодавець на свій розсуд може вносити додаткові графи. Наприклад, часто додаються стовпці «відмітка про виконання» і «відповідальна особа».
Правила ведення, обліку та зберігання
Журнал зберігається стільки часу, скільки знаходяться на зберіганні накази, зареєстровані в ньому, тобто може і 75 років, а може 3-5.
Журнал реєстрації наказів необов'язково оформляти щороку, його можна вести до останнього листа. Потім на титульному аркуші вказується дата закінчення журналу та термін зберігання, який відраховується від останнього запису в журналі.
Зберігається закінчений журнал в архіві разом з наказами.
Електронна форма
Допускається також ведення журналу реєстрації наказів в електронній формі. В цьому випадку його оформляють після того як він роздрукований. Електронні журнали рекомендується роздруковувати та оформляти щороку.
Зверніть увагу! При виникненні спірних ситуацій журнал повинен бути на паперовому носії та відповідно оформлений.
Основні помилки кадрового діловодства розглянуті в наступній відео лекції: