- визначення
- Загальна інформація
- Що включає в себе
- Хто повинен вести
- Нормативні акти
- порядок заповнення
- Форма та зразок
Компанії та індивідуальні підприємці, які застосовують в процесі своєї підприємницької діяльності транспортні засоби різних категорій, в обов'язковому порядку повинні надавати водіям шляхові листки.
Зміст статті
визначення
Під визначенням «Подорожній лист» мається на увазі документ, який надає повне право водіям використовувати ту чи іншу транспортний засіб.
У документі повинні обов'язково відображатися докладні відомості щодо маршруту прямування, витрати палива і трудової діяльності шофера.
Для транспортних компаній законодавством РФ передбачена обов'язок надавати шляхові листки кожен день, причому винятком є лише ті ситуації, коли водій відправляється в тривале відрядження.
Якщо говорити про компанії, які не належать до автотранспортним, то для них періодичність видачі колійних листків варіюється від 1 дня до календарного місяця.
Загальна інформація
Для забезпечення повного контролю наданих колійних листків, в компанії необхідно вести журнал обліків руху путівок за формою 8.
Однак з січня 2013 року по причині вступу в юридичну силу Федерального закону РФ щодо бухобліку в грудні 2011 року №402-ФЗ , Форма є не обов'язковою.
Компанії мають право формувати персональні форми або ж доповнювати необхідними відомостями уніфікованої бланк, за умови, що всі передбачені пункти уніфікованої форми залишаться незмінними.
У свою чергу необхідно пам'ятати, що уніфікована або ж видозмінена форма подорожніх листів в обов'язковому порядку повинна вводитися на підставі сформованого наказу безпосереднього керівництва. Більш того, використання документа можна закріпити в облікову політику підприємства.
У більшості випадків, журнал підлягає оформленні на строк до 12 календарних місяців, однак при наявності необхідності період може бути скорочений до 1 місяця. Журнал колійних листків відноситься до первинної документації, а період зберігання становить не менше 5 років.
Що включає в себе
Подорожній лист в обов'язковому порядку повинен включати в себе такі основні відомості, як:
- персональні відомості водія транспортного засобу;
- реєстраційний номер автомобільного транспорту;
- персональні відомості власника транспортного засобу або ж компанії, на балансі якої автомобіль знаходиться;
- витрати палива (при зазначення відомостей необхідно орієнтуватися від спідометра);
- сумарна протяжність маршруту і кілометраж.
Якщо ж виникне якась аварійна ситуація на дорозі або буде порушення правил дорожнього руху, водій транспортного засобу в обов'язковому порядку повинен надати представнику ГИБДД крім основної документації і шляховий лист для відображення в ньому відомостей щодо правопорушень.
Формування листа здійснюється незалежно від того, належить транспортний засіб до власності компанії або знаходиться у володінні у водія, але використовується у виробничих цілях.
У процесі транспортування об'ємної продукції, для якої необхідна ліцензія, в обов'язковому порядку виникає необхідність у формуванні графи «ліцензійна картка», включаючи і відображення номера товарної накладної в чіткій відповідності з транспортуються товаром. Особливо якщо мова йде про матеріальні цінності.
По завершенню трудової зміни, що формується шляховий лист повинен бути переданий диспетчери з метою занесення відомостей у відповідному журналі з можливістю збереження заповненого бланку «путівки».
У міру формування передбаченого внутрішнім розпорядком компанії, журнал підлягає передачі для подальшої перевірки представнику бухгалтерії. Для цього, в даному журналі обліку передбачено спеціальне поле, для проставлення відмітки про здачу документації в бухгалтерський відділ.
У тому випадку, якщо відповідальна особа за ведення даного журналу відсутня, допускається можливість підписання угоди з іншими компаніями, які надають подібного роду послуг.
Необхідно пам'ятати, що в угоді необхідно прописувати відомості щодо всіх нюансів, які здатні вирішити спірні ситуації, в процесі їх виникнення.
Хто повинен вести
Компанії або ж індивідуальні підприємці, які надають транспортні види послуг, в обов'язковому порядку реєструють сформовані шляхові листки у відповідному реєстраційному журналі (на підставі п.1 статті 1, пункту 1, статті 6 Федерального закону №259 і Наказу Міністерства транспорту №152 ).
Решта категорії осіб, які застосовують в процесі своєї трудової діяльності транспортні засоби, можуть вести реєстраційний журнал за своїм персонального розсуд.
Використання подібного роду журнал дозволяє забезпечити контроль за своєчасністю формування колійних листків, і, відповідно, здійснювати списання паливно-мастильних матеріалів, витрачених транспортними засобами. Додатково забезпечується контроль за тими відомостями, які відображені в самих дорожніх листах.
Нормативні акти
Всі питання щодо ведення даного журналу регулюються такими нормативними актами, як:
- Федеральним законом №402;
- Наказом Міністерства транспорту №152;
- Федеральним законом №59.
Даний перелік не є вичерпним, однак містить у собі всі необхідні відомості щодо журналу обліку подорожніх листів.
порядок заповнення
Розглянутий журнал обліку руху, реєстрації та формування колійних листків включає в себе кілька частин, а саме:
- титульний лист, в якому відображається назва компанії і кодове значення виключно за ЄДРПОУ, включаючи період, за який складається журнал;
- табличній частині.
У свою чергу, таблична частина включає в себе такі відомості, як:
- нумерацію колійного листка, і коли саме він був наданий;
- всі необхідні дані щодо водієві, включаючи табельний номер;
- гаражний номер транспортного засобу;
- підписи уповноважених осіб, які відповідають за журнальний облік.
Варто відзначити, що підписи в обов'язковому порядку повинні бути проставлені:
- водієм транспортного засобу, чим підтверджується факт отримання подорожнього листа;
- диспетчера або ж робочого виконуючого його обов'язки, чим підтверджується факт отримання всієї необхідної документації від водія транспортного засобу;
- співробітника бухгалтерії, чий підпис підтверджує вироблену перевірку і прийняття листа на облік.
Додатково в міру необхідності слід робити відповідні примітки.
В даний журнал надання подорожніх листів необхідно заносити всі необхідні відомості щодо складених компанією листів. Будь-які винятки в цьому питанні неприпустимі.
Журнал включає в себе наскрізну нумерацію і підлягає ведення виключно в хронологічному порядку. По завершенню заповнення журналу, він в обов'язковому порядку підлягає прошивання, а після слід скріпити відповідною печаткою і поставити підпис керівництву підприємства.
Необхідно звертати увагу на той факт, що ведення даного журналу покладається виключно на того співробітника компанії, в трудовій угоді якого вказані обов'язки щодо ведення цього документа. Допускається можливість призначення уповноваженої особи за допомогою формування відповідного наказу керівництва компанії.
Додатково необхідно пам'ятати, що законодавством РФ допускається можливість залучати до ведення журналу сторонніх осіб на підставі підписаної угоди про надання подібного роду послуг.
У такій ситуації обов'язки щодо формування подорожніх листів покладаються на представників інших компаній.
Форма та зразок
Як зазначалося раніше, розглядається журнал підлягає складанню за формою №8. За бажанням компанії і індивідуальних підприємців, законодавство РФ допускає можливість розробки своєї персональної форми.
Документи для скачування (безкоштовно)
У процесі складання даного документа необхідно завжди пам'ятати, що допускати будь-які помилки або друкарські помилки категорично заборонено, оскільки при їх виявленні можуть виникнути проблеми з контролюючими органами.
Детальніше про облік подорожніх листів та ПММ - на даному відео.