Початок року - саме час для того, щоб звільнити трохи (або багато) місця на полицях, знищивши старі документи. Під «старими» маються на увазі ті справи, у яких вже закінчився термін зберігання. Але навіть незважаючи на це не можна просто так взяти і викинути ці документи. У цій статті поговоримо про те, як знищити документи з простроченим терміном зберігання. На перший погляд процедура оформлення знищення справ здається складною і практично непідйомною. Це зовсім не так. В архіві, мабуть, як ніде в діловодстві працює принцип «очі бояться, а руки роблять». Повірте, що взявшись за цю роботу, ви впораєтеся з нею досить швидко.
Школа Отличного секретаря:
видеоурок Експертиза цінності документів
Відразу слід сказати, що знищені справи аж ніяк не пропадають безслідно. Навіть через кілька років може настати необхідність підтвердити те, що вони були саме знищені, а не, скажімо, таємно продані конкурентам 🙂 Факт знищення справ і простроченим терміном зберігання підтверджується наступними документами:
- Актом про виділення до знищення справ з термінами зберігання, що
- Актом про знищення справ з термінами зберігання, що , Якщо організація знищувала їх своїми силами, або договором / актом прийому-передачі справ з термінами зберігання, що для знищення підрядною організацією.
Зберігати перераховані документи слід постійно!
Зразки цих документів ви знайдете далі в статті.
Згадаймо, що таке термін зберігання документа. У статті про номенклатурі справ ми говорили про те, що термін зберігання - це кількість років, протягом яких організація зобов'язана зберігати у себе той чи інший документ. Як визначити терміни зберігання документів , Ви дізнаєтеся, перейшовши за посиланням.
Термін зберігання відраховується з 1 січня того року, який слідує за роком завершення справи.
наприклад:
Справа «Журнал реєстрації вхідних документів» розпочато з 2013 році і закінчено теж в 2013 році. Термін його зберігання - 5 років (Перелік, ст. 258). Відлік п'ятирічного терміну почався 1 січня 2014 року, отже, закінчиться він 31 грудня 2018 року.
Інший приклад:
Справа «Листування про розміщення реклами» виявилося довготривалим, бо перший лист було написано в 2011 році, а остаточно питання вирішилося аж в 2013-му. Термін зберігання цієї справи - 3 роки (Перелік, ст. 545), і це буде період з 2014-го, так як справа була закінчена тільки в минулому році, по 2016-й.
Оскільки знищувати документи можна тільки після закінчення терміну зберігання, в першому прикладі до цього можна приступити не раніше 1 січня 2019 року, у другому - не раніше 1 січня 2017 го.
Таким чином, зараз, на початку 2014 року, ми знищуємо документи:
2010-го, за умови, що вони мали трирічний термін зберігання,
2008-го, якщо був п'ятирічний термін зберігання;
2003 року, якщо термін зберігання становив 10 років і т.д.
експертиза цінності
Наметове справи, термін зберігання яких закінчився в минулому році, слід провести експертизу цінності цих документів. Простіше кажучи, визначити, чи мають документи ще якесь практичне значення чи ні. Це може зробити працівник, відповідальний за зберігання, а якщо він сумнівається - то хтось із працівників відділу, яке формувало справу. Краще витратити на експертизу більше часу, зате бути впевненим, що нічого потрібного не знищили. До слова, Основні правила роботи архівів організацій вимагають полистного перегляду справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.
Якщо вийшло так, що одна частина документів справи ще потрібна, а решта можна знищити, справу розшивається і переформовувалися з призначенням йому іншого терміну зберігання.
Акт про виділення до знищення
Нова стаття про акт про знищення документів за правилами архівної справи від 2015 року - тут .
За результатами експертизи цінності складається Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Форма акту приведена в Основних правилах роботи архівів організацій (Додаток 4).
Завантажити зразок заповненого акту про виділення до знищення документів
Кілька важливих нюансів:
- У формі акта, яка наводиться в Основних правилах ..., є пропозиція: «Описи справ постійного зберігання за ______ роки затверджені по особовому складу узгоджені з ЕПК ___________________________________ (протокол від __________ № __________)». Ця фраза потрібна тільки тієї організації, яка передає документи на державне зберігання! Всі інші сміливо можуть обходитися без неї.
- Зверніть увагу і на текст «Документи кількості _____________ од. хр. вагою ______ кг здані в ____________ на переробку за приймально-здавальної накладної від _______ № _______ ». Якщо організація сама знищувала свої документи, цей фрагмент в акті замінюється (див. Зразок). Якщо був притягнутий підрядник, то поля заповнюються відповідно до документа, який був за фактом. Необов'язково це була накладна, може бути і акт, і договір.
- Незалежно від того, чи є організація джерелом комплектування держархіву чи ні, гриф обмеження доступу до документа керівником організації заповнюється в останню чергу, після всіх необхідних погоджень. Після цього акт реєструється.
- Акт, як видно з форми, вимагає узгодження з експертною комісією організації.
експертна комісія
В експертну комісію (ЕК) організації входить ряд посадових осіб, які здатні взяти на себе відповідальність за просте рішення: потрібен нам цей документ надалі чи ні. Мабуть, оптимальний склад експертної комісії це:
- головний бухгалтер;
- головний діловод,
- а також головний юрист або головний кадровик.
Трьох чоловік цілком достатньо навіть для дуже великої організації.
Секретарем ЕК зазвичай є працівник, відповідальний за зберігання документів, або діловод. Як правило, він і ініціює засідання комісії, і веде їх протоколи . У разі необхідності ЕК може консультуватися і з іншими працівниками організації.
На практиці експертні комісії зустрічаються дуже рідко і тільки в досить великих, часто державних, компаніях. Проте, рекомендується створити у себе експертну комісію, хоча б для того, щоб її учасники мали уявлення про те, які документи організації будуть знищені найближчим часом, і в разі потреби могли на це вплинути.
Узгодження акта про виділення до знищення документів виноситься на засідання ЕК. Прийняте рішення відбивається в протоколі.
Завантажити зразок протоколу ЕК
знищення документів
Після того, як Акт про виділення у знищення документів повністю підписаний і узгоджений, можна, нарешті, приступати безпосередньо до процедури знищення. Якщо документів небагато, можна зробити це своїми силами - просто пропустити їх через шредер. При великих обсягах справ вони передаються для знищення спеціалізованої компанії, з якою обов'язково укладається договір. Прийом-передача документів підряднику фіксується або в самому договорі, або в акті, який є додатком до договору.
Чого точно не можна робити, так це викидати справи на найближчу смітник в цілому вигляді, а також розшивати їх і пускати на чернетки.
Факт самостійного знищення справ підтверджується ще одним актом, який складається у довільній формі. Факт знищення документів силами підрядної організації підтверджується договором з нею і актом прийому-передачі справ для знищення.
Завантажити зразок акта про знищення документів своїми силами