- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Детальніше про згоду на обробку персональних даних: бланку 2019, читайте в статтях:
- Операції з персональними даними, що вимагають згоди на обробку
- Операції з особистими даними, які не потребують згоди на їх обробку
- Згода на обробку персональних даних: бланк документа
- Відомості, в обов'язковому порядку зазначаються в згоді на обробку персональних даних
- Дані, які підлягають обробці
- Оформлення бланка згоди на обробку персональних даних
- Відмова працівника від оформлення згоди на обробку персональних даних
- Відкликання згоди на обробку персональних даних
У більшості випадків для обробки персональних даних співробітника потрібне отримання від нього письмової згоди на таку операцію, проте в деяких ситуаціях роботодавець має право діяти без цього документа.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Федеральний закон від 27.07.2006 N 152-ФЗ, що регламентував порядок поводження з персональними даними , Був прийнятий більше десяти років тому. З моменту його вступу в дію для того, щоб здійснювати будь-які операції з особистою інформацією, необхідно отримати згоду її власника. Це правило повною мірою стосується роботодавців у взаємодії з працівниками.
Скачайте документи по темі:
Стаття 3 Закону 152-ФЗ вказує, що в поняття е персональних даних для цілей реалізації положень цього закону включається будь-яка інформація, яка відноситься до конкретної особи і дозволяє однозначно ідентифікувати його.
Детальніше про згоду на обробку персональних даних: бланку 2019, читайте в статтях:
Таке визначення серйозно звужує коло операцій з якими б то не було відомостями про працівника, які можна зробити без його згоди на обробку персональних даних за зразком, встановленим законом.
Тому досвідчені співробітники кадрових служб в більшості випадків рекомендують роботодавцям оформляти такі документи. Це може поширюватися, в тому числі, на досить нестандартні ситуації .
Операції з персональними даними, що вимагають згоди на обробку
Відповідно до положень Закону 152-ФЗ операції, що входять в поняття обробки персональних даних , Вимагають оформлення зразка згоди на обробку персональних даних на бланку 2019 року. Зокрема, в коло цих операцій входять:
- збір анкетних даних;
- їх систематизація, акумулювання і здійснення зберігання;
- уточнення і зміна такої інформації;
- всі види їх використання, включаючи передачу третім сторонам, вилучення та знеособлення;
- знищення даних, в тому числі у вигляді видалення з наявних баз.
Зверніть увагу! Обробкою даних вважається вчинення перелічених операцій як в ручному режимі, так і з використанням автоматизованих інструментів.
Процедура обробки анкетних даних, в тому числі за умови наявності згоди суб'єкта на їх використання, повинна здійснюватися відповідно до низки умов:
- дотримання законодавства про персональну інформацію;
- застосування зібраних відомостей тільки для цілей, зафіксованих в отриманому згоду на їх обробку. При цьому, в свою чергу, операції дозволено здійснювати тільки з тими даними, які безпосередньо задовольняють поставленої мети;
- використання баз даних, сформованих для досягнення різних цілей, окремо: об'єднання таких джерел інформації не дозволяється.
Про те, які ще вимоги пред'являються до здійснення процедури обробки анкетних даних, ви можете дізнатися з нашого матеріалу .
Операції з особистими даними, які не потребують згоди на їх обробку
Проте, стаття 6 Закону 152-ФЗ передбачає ряд випадків, в яких роботодавець має право проводити обробку особистої інформації співробітників без отримання від них бланка на згоду обробки персональних даних . У загальному випадку до таких ситуацій належать необхідність виконання положень договору, укладеного з суб'єктом таких даних - трудового договру, а також виконання обов'язків роботодавця, покладених на нього відповідно до чинного законодавства.
Зокрема, коло ситуацій, які підпадають під зазначена умова, включає в себе можливість передачі особистих відомостей співробітника в державні органи, в тому числі:
- пенсійний фонд РФ;
- органи Федеральної податкової служби;
- військові комісаріати;
- інші державні відомства, які мають законне право вимагати від роботодавця надання такої інформації. Наприклад, до них можуть ставитися суди, органи прокуратури та інші організації.
Крім цього, здійснюючи процедури з обробки персональних даних співробітника, роботодавцю необхідно брати до уваги роз'яснення, зроблені з цього приводу Роскомнадзором 14 грудня 2012 року. Про те, які саме положення містить даний документ, ми детально розповідаємо в нашому матеріалі .
Довідка
Згода на обробку персональних даних: бланк документа
Суворого зразка згоди на обробку персональних даних на бланку 2019 актуальному законодавстві не передбачено. В рамках сформованої практики в тексті такого документа використовується формулювання «даю згоду на обробку персональних даних », Яка потім уточнюється додатковими відомостями про зміст цієї інформації.
У разі, якщо роботодавцю, який має великий штат співробітників, регулярно доводиться оформляти подібні документи, доцільно сформувати стандартний шаблон, який буде враховувати всі умови Закону 152-ФЗ і інших нормативних актів, що регламентують порядок обробки анкетних даних. При його використанні достатньо буде змінити ті блоки, які належать до персональних відомостей про працівника. У нашій статті ми наводимо зручний бланк на згоду обробки персональних даних.
Відомості, в обов'язковому порядку зазначаються в згоді на обробку персональних даних
Роботодавцю слід брати до уваги, що положення Закону 152-ФЗ містять вказівку на перелік відомостей, які в обов'язковому порядку повинні бути зафіксовані в такому документі. Він включає:
- повна назва компанії-роботодавця, що виступає в якості оператора з обробки такої інформації. У разі, якщо роботодавець є фізичною особою або індивідуальним підприємцем, необхідно вказати його прізвище, ім'я та по батькові;
- конкретну мету отримання згоди і перелік операцій з обробки інформації, що надається;
- чіткий список анкетних даних, щодо яких надається згода;
- повна назва організації, яка буде здійснювати обробку таких відомостей, або прізвище, ім'я та по батькові особи, якій буде доручено цю діяльність;
- термін, протягом якого надане згоду є дійсним;
- порядок відкликання наданої згоди;
- особистий підпис співробітника, який виступає в якості суб'єкта оброблюваних даних.
Відповідно до закону, згода на обробку персональних даних на бланку 2018-2019 років, в яке не включені будь-які з перерахованих відомостей, є недійсним. Про те, які наслідки для роботодавця може спричинити така помилка, читайте в нашому матеріалі .
Дані, які підлягають обробці
Стаття 10 Закону 152-ФЗ містить перерахування ряду особливих персональних відомостей, які не підлягають вільної обробці роботодавцем. До цієї категорії відносяться:
- інформація про расової чи національної групи, до якої належить співробітник;
- відомості про політичні, релігійні, етичних або філософські переконання, які розділяє співробітник;
- дані про стан його здоров'я;
- інформація про особисте життя співробітника.
Відомості про судимість можуть оброблятися організаціями в межах їх повноважень. Роботодавець же має право на збір і обробку такої інформації тільки у випадках, передбачених законом, - наприклад, якщо відповідно до актуальних нормативно-правовими документами відсутність судимості є обов'язковою умовою для прийняття на роботу на певну посаду.
Крім того, необхідно брати до уваги, що якщо співробітник самостійно висловив згоду на здійснення операцій з обробки таких відомостей або зробив їх загальнодоступними, виконання такої діяльності допускається відповідно до положень ч.2 ст.10 Закону 152-ФЗ. Про те, які ще ситуації можуть служити підставою для виконання операцій зі спеціальними категоріями особистих даних, дізнайтеся з нашої статті .
Зверніть увагу! Якщо причина, по якій обробка таких даних стала можлива, припинила свою дію, наприклад, працівник прибрав такі дані з вільного доступу, їх обробка повинна бути негайно припинена.
Оформлення бланка згоди на обробку персональних даних
Бланк на згоду на обробку персональних даних за зразком, відповідному вимогам законодавства, в обов'язковому порядку повинен бути укладений у письмовій формі. Отримання усної згоди співробітника на використання таких відомостей не допускається. Така умова є прямим наслідком положень ч.3 ст.9 Закону 152-ФЗ, згідно з якою обов'язок довести, що працівник висловив свою згоду на обробку персональних даних, покладається на роботодавця.
Однак при цьому ч.4 ст.9 вказаного нормативно-правового документа уточнює, що крім письмової форми, допустимим варіантом надання роботодавцю згоди на здійснення операцій з особистими даними є також оформлення електронного варіанту такого документа. У цьому випадку одним з ключових умов дотримання вимог закону є наявність електронного цифрового підпису працівника на згоді на обробку персональних даних на бланку 2019 року. Проте, на практиці багато роботодавців віддають перевагу саме паперовому варіанту такого документа: дізнайтеся, чому.
Плануючи роботу з кадровими документами, необхідно враховувати також той факт, що дія положень Закону 152-ФЗ поширюється не тільки на штатних співробітників організації-роботодавця. Фахівців, які співпрацюють з компанією за договором цивільно-правового характеру, закон в тій же мірі захищає від зловживань в області використання особистої інформації, що і працівників, які працюють за трудовим договором. Тому зразок згоди на обробку персональних даних на бланку 2019 року необхідно оформляти для всіх без винятку працівників.
Довідка
Відмова працівника від оформлення згоди на обробку персональних даних
Закон не дозволяє надавати на громадянина тиск або примус з метою здійснення обробки його анкетних даних. Це правило повною мірою стосується і роботодавців. Таким чином, по відношенню до штатних співробітників відмова від підписання зразка згоду на обробку персональних даних на бланку в 2019 році не може бути підставою для того, щоб застосувати до нього будь-які санкції чи дисциплінарні стягнення.
Однак стосовно співробітників, які тільки стають до роботи, така ситуація може викликати певні складнощі для роботодавця: наприклад, йому буде важко оформити цілий ряд кадрових документів, які передбачають здійснення тих чи інших операцій з персональною інформацією працівника. Дізнайтеся з нашого матеріалу , Як вчинити в такому випадку.
Відкликання згоди на обробку персональних даних
Положення законодавства, що регламентує обов'язки роботодавця в області здійснення операцій з особистими відомостями працівників, надають останнім право в будь-який момент часу відкликати раніше надане згоду на обробку такої інформації. Він оформляється в довільній формі, однак на нього поширюється умова про письмову форму такого документа. Крім того, він в обов'язковому порядку повинен містити чітку вказівку на вимога про припинення такої обробки. У ньому також необхідно зафіксувати дату направлення відзиву на адресу роботодавця: це дозволить вирішити можливі суперечливі ситуації.
Зверніть увагу! У разі, якщо в раніше оформленому згоді на обробку присутній вказівку на конкретний спосіб його відкликання, працівник повинен використовувати саме таку форму.
Проте, отримавши відповідне письмове повідомлення від працівника, роботодавець має право продовжити обробку його особистих відомостей в обсягах і порядку, який дозволяється положеннями чинного законодавства при відсутності згоди співробітника. Це може вирішити багато проблем організацій, особливо якщо такий працівник уже звільнений. Про те, які права роботодавця в такій ситуації, ми розповідаємо в цій статті .