Для запуску майстра завдання графіка необхідно натиснути "Задати" в головному меню графіка робіт.
Завдання графіка робіт: Крок 1
На першому кроці необхідно вибрати для кого задається графік. За замовчуванням графік задається для виділеного співробітника, можна задати графік для всіх співробітників обраного підрозділу, для всіх співробітників що зберігаються в базі даних, а також для обраних співробітників зі списку або співробітників з певною посадою.
Завдання графіка робіт: Крок 2
На другому кроці вказується період і настройки завдання графіка. За замовчуванням графік задається за поточний місяць, але якщо, перш ніж почати задавати графік, Ви виділіть кілька робочих днів, то період буде дорівнює виділеного інтервалу. Так само можна задавати графік на більший період, наприклад, на рік. У розділі "Очищення графіка" Ви можете вибрати один з трьох режимів:
• Не змінювати тип дня для лікарняних, відпусток і т.д. Якщо в обраному періоді присутні неробочі типи днів (відпустки, лікарняні тощо), то тип дня залишиться яким і був, і будуть додані робочі інтервали. • Чи не задавати графік для інших типів днів (лікарняних, відпусток і т.д.). На відміну від першого режиму неробочі типи днів будуть пропущені, для них графік не буде поставлено. • Очистити попередній графік робіт, залишивши лікарняні, відпустки тощо. Якщо Вам необхідно стерти інформацію перед завданням графіка, за винятком лікарняних, відпусток, відряджень і т.д., виберіть цей режим. • Повне очищення періоду перед завдання графіка. Якщо Вам необхідно стерти всю інформацію перед завданням графіка, виберіть цей режим.
У розділі "Враховувати при формуванні графіка" вказуються дні, для яких буде поставлено графік. Це зручно для завдання графіка, робочі інтервали якого залежать від дня тижня або від типу дня (будні, вихідні, свята). Наприклад, Ви можете за два рази задати, що співробітник працює з 10: 00-18: 00 понеділок, середу, п'ятницю та з 12: 00-20: 00 в вівторок і четвер.
Якщо стоїть галочка на пункті "Скорочений робочий день", то в обраний день тижня графік роботи буде коротше на вказану кількість хвилин. Якщо стоїть галочка на пункті "Скорочений передсвятковий день", то графік роботи буде коротше на вказану кількість часу в передсвяткові дні.
Ви можете вибрати один з видів графіків робіт:
• Повна зайнятість. У такому разі потрібно вид графіка робіт, то графік задається на всі дні, зазначені в розділі "Враховувати при формуванні графіка" • Два через два. У такому разі потрібно вид графіка робіт, то графік задається на два дні через кожні два наступних дня, починаючи з першого дня обраного періоду. • Доба через три. У такому разі потрібно вид графіка робіт, то графік задається на добу, через кожні троє наступної доби, починаючи з першого дня обраного періоду. В цьому випадку в робочі інтервали потрібно додавати інтервал такого вигляду: 08:00 - 8:00 (перше число - початок робочого часу, друге - закінчення).
Завдання графіка робіт: Крок 3
Ви можете задати графік на основі графіка іншого співробітника. Для цього необхідно поставити позначку "Копіювати графік співробітника" і вибрати співробітника. Звертаємо Вашу увагу, що при копіюванні графіка іншого співробітника неробочі дні не копіюються. Копіювання графіка робіт зручно при завданні графіка новому співробітнику.
Ви можете вказати графік на основі шаблону. Для цього необхідно поставити позначку "На основі шаблону" і вибрати шаблон. Детальніше читайте в розділі "Завдання графіка на основі шаблонів" .
Так само на третьому кроці можна вказати успадкований тип робочого дня . Наприклад, "Робота на півставки".
За замовчуванням обідньої перерви визначаються з профілю обліку робочого часу , Якщо він заданий співробітнику. Можна задати один з трьох видів обліку обідньої перерви:
• фіксований обід - задається в певний час початку і закінчення, наприклад: людина працює з 9 до 18, а обід заданий з 11 до 12, тоді, при поставленої галочці пункту "Віднімати обідню перерву з факт. Часу", з фактично відпрацьованого часу віднімається 1 годину. • Не фіксований обід - задається тривалість обіду, яка вираховується з робочого часу; наприклад співробітник працює з 9 до 18, а тривалість обіду задана 60 хвилин, тоді, при поставленої галочці пункту "Віднімати обідню перерву з факт. часу" буде вирахувано 1 годину фактичного часу. • адаптивний нефіксований обід - задається тривалість обіду, яка вираховується з робочого часу; наприклад співробітник з графіком роботи з 9 до 18 йшов на обід на 35 хвилин, а задана тривалість обіду 45 хвилин, тоді програма сама відніме решту 10 хвилин з робочого часу; також задаються тимчасові рамки, в які співробітник може відзначити догляд на обід, припустимо робочий час з 9 до 18, а обід можна відзначити з 11 до 16.
За замовчуванням обідню перерву віднімається з інтервалу робочого часу графіка робіт, щоб він вираховувався з фактичного часу потрібно поставити галочку в пункті "Віднімати обідню перерву з факт. Часу"
Для завдання робочого (їх) інтервалу (ів) необхідно натиснути "Плюс". За замовчуванням час інтервалу одно часу роботи підрозділу . Якщо час роботи підрозділу не вказано, то береться час роботи організації .
Так само можна задати свій коментар до дня графіка робіт.
Якщо в поле "Часів" або "Хвилин" вказати тривалість більше 24, то час закінчення роботи скоректується з урахуванням заданої тривалості. Наприклад, якщо задано час початку 18:00, а годин 20, то час закінчення зміниться на 14:00. Це дозволяє задавати робочу зміну з тривалістю в кілька діб.
Можна задавати графік робіт без вказівки інтервалів. В цьому випадку день буде вважатися робочим, але час приходу і догляду не будуть відомі. Для можливо завдання графіка без вказівки інтервалів потрібно включити право доступу "Додавання робочих днів графіка робіт без робочих інтервалів".
Скорочення тривалості робочого дня для обраних співробітників
Для швидкого скорочення робочого дня на певну кількість хвилин можна скористатися окремою функцією "Сервіс" - "Скоротити робочий день на (хвилин) ...".
У вікні вибрати дату, кількість хвилин і співробітників. Цим співробітникам поточний графік на день скоротиться на задану тривалість.
Імпорт графіка робіт з Excel
Можна імпортувати графік робіт співробітника з Excel по налаштованому шаблоном "Сервіс" - "Імпорт графіка ...". Налаштування імпорту задаються в профілі імпорту в "Налаштування імпорту даних". Приклад шаблону можна скачати за посиланням: http://www.time-control.ru/setup/examp/Graph.xls