Заповнюєте особисту картку співробітника? Відповідаємо на основні питання при заповненні

У цьому пості ми відповідаємо на основні питання, які цікавлять кадровиків і бухгалтерів при заповненні форми № Т-2 «Особова картка працівника». Перед стартом нагадаємо, що форма № Т-2 і Вказівки щодо її заповнення (далі - Вказівки щодо заповнення особової картки) затверджені наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1.

Питання № 1. Особова картка працівника: уніфікована форма або самостійно розроблена?

Відповідно до частини 4 статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» комерційні організації з 1 січня 2013 року має право самостійно розробляти форми первинних облікових документів.

Особова картка працівника (форма № Т-2) в згаданому листі не названа. Виникає питання: чи можна розробити особисту картку самостійно? Фахівці Роструда Росії в листі від 14.02.2013 № ПГ / 1487-6-1 вважають, що так.

Абсолютно видозмінювати цей документ не потрібно. Тим більше що в деяких нормативних документах міститься вимога про використання саме уніфікованої форми № Т-2, наприклад:

- в пункті 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225. У ньому говориться, що з кожної внесеної в трудову книжку записом про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розпис в його особовій картці, в якій повторюється запис, що вноситься в трудову книжку. Форма особової картки затверджується Федеральною службою державної статистики;

- пункті 23 Методичних рекомендацій щодо ведення військового обліку в організаціях, затверджених Генштабом Збройних сил РФ від 11.04.2008. Згідно з цією нормою організації ведуть військовий облік призовників та військовозобов'язаних запасу з особистих картках працівників (форма № Т-2) в розділі II «Відомості про військовий облік».

Вважаємо, що найдоцільніше взяти за основу уніфіковану форму, трохи доопрацювати її, усунувши недоліки: прибрати зайві рядки і додати відсутні.

Питання № 2. З якого моменту треба вести особисту картку працівника?

Вказівками щодо заповнення особової картки конкретного терміну, з якого потрібно її завести, не передбачено. Як правило, її заводять після видання наказу (розпорядження) про прийом на роботу. У ній дублюють записи про прийом на роботу, внесені до трудової книжки працівника.

Питання № 3. Які документи і відомості необхідні для заповнення особової картки працівника?

Особова картка заповнюється на підставі:

- наказу (розпорядження) про прийом на роботу за формою № Т-1 або формі, самостійно розробленої роботодавцем; - паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;

- трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж;

- страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;

- документів військового обліку (для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу);

- документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань (під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки);

- відомостей, викладених про себе працівником.

В окремих випадках може передбачатися необхідність пред'явлення додаткових документів.

Питання № 4. Скільки потрібно зберігати особисті картки працівників?

Згідно з пунктом 658 наказу Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 особова картка працівника повинна зберігатися 75 років.

Питання № 5. Чи можна вести особисту картку в електронному вигляді?

Вказівки щодо заповнення особової картки не містять рекомендацій, в якому вигляді потрібно вести цей документ - електронному або паперовому. Тому можливі обидва варіанти. Але з огляду на, що з деякими записами працівник повинен бути ознайомлений під розпис, а працівник, відповідальний за ведення особової картки, повинен завіряти всі внесені виправлення під розпис, використання форми № Т-2 на паперовому носії неминуче.

Питання № 6. Що робити, якщо працівник відмовляється завірити своїм підписом відомості, внесені до особової картки?

Вказівки щодо заповнення особової картки, а також інші нормативні правові акти не передбачають правових наслідків відмови працівника в проставленні особистого підпису в розділах III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» і XI «Підстави припинення трудового договору (звільнення)» особової картки. Отже, правила, як оформляти таку відмову, нормативно не встановлені.

У цій ситуації можливі наступні варіанти дій:

- потрібно внести в особову картку позначку про те, що працівник відмовляється від проставлення підпису;

- скласти акт (форма акта не встановлена, отже, він може бути складений у вільній формі) про відмову працівника від проставлення підпису;

- одночасно внести до особової картки зазначену запис і скласти акт про відмову працівника від проставлення підпису.

Питання № 7. Як вносити виправлення до особової картки?

Якщо у працівника змінилися якісь дані (наприклад, прізвище у зв'язку з вступом у шлюб), нові відомості в його особисту картку вносить працівник кадрової служби і завіряє їх своїм підписом із зазначенням дати внесення змін. Неправильний текст або суми він закреслює однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Над закресленим підписує комусь виправлений текст або суми (п. 4.2 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР від 29.07.83 № 105).

Питання № 8. Як бути, якщо рядків для внесення записів недостатньо?

У цьому випадку дозволяється включити в форму № Т-2 додаткові рядки. Згідно з постановою Держкомстату Росії від 24.03.99 № 20 «Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» формати бланків, зазначених в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими і можуть змінюватися.

Питання № 9. Відомості про освіту: як заповнити код ОКСО?

Відомості про освіту потрібно вносити в пункт 6 «Освіта» розділу «Загальні відомості». При цьому необхідно вказати код за ОКСО, відповідний спеціальності працівника, вибравши його з Загальноросійського класифікатора спеціальностей за освітою ОК 009-2003 (документ затверджено постановою Держстандарту Росії від 30.09.2003 № 276-ст).

Але в деяких випадках цей код не заповнюється.

Питання № 10. Як розрахувати стаж роботи?

Щоб заповнити пункт 8 «Стаж роботи (станом на« __ »________20__ р)» розділу «Загальні відомості», знадобиться розрахувати стаж роботи співробітника за станом на дату заповнення його особової картки.

Згідно Вказівок щодо заповнення особової картки стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років і на інші пільги, встановлені в організації, і ін.) Розраховується на підставі записів у трудовій книжці і (або) інших підтверджують відповідний стаж документів.

Для підрахунку стажу може бути використаний порядок, встановлений в пункті 61 Інструкції щодо заповнення форм документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої постановою Правління ПФР від 31.07.2006 № 192п. Відповідно до цього порядку тривалість загального трудового стажу визначається шляхом підсумовування окремо дат кінця і дат початку зазначених періодів. Різниця цих сум становить тривалість загального трудового стажу. Оскільки днем ​​звільнення вважається останній день роботи, необхідно до загального трудового стажу за кожним випадком звільнення, додати ще один день. Якщо співробітник влаштувався на роботу вперше, замість стажу роботи в пункті 8 особової картки проставляються нулі.

Один день з нагоди звільнення додається тільки до періодів, які належать до трудової діяльності застрахованої особи, до інших періодів це правило не застосовується.

Питання № 11. Відомості про склад сім'ї: чи потрібно отримувати згоду родичів працівника на внесення персональних даних в його особисту картку?

Пункт 10 «Склад сім'ї» розділу «Загальні відомості» заповнюється на підставі паспорта співробітника та інших документів, а також відомостей, які він повідомив.

У графи для зазначення складу сім'ї можуть бути вписані родичі, що знаходяться на утриманні працівника або проживають разом з ним.

При цьому роботодавцю не потрібно отримувати згоду близьких родичів працівника на обробку персональних даних в обсязі, передбаченому уніфікованої формою № Т-2 "Особова картка працівника».

Такі роз'яснення Роскомнадзора з питань, що стосуються обробки персональних даних працівників, здобувачів на заміщення вакантних посад, а також осіб, які перебувають у кадровому резерві, опубліковані на сайті http://www.rsoc.ru.

Питання № 12. У який розділ внести відомості про роботу за сумісництвом?

В особовій картці працівника не передбачено спеціального розділу для відомостей про роботу за сумісництвом. На практиці такі відомості вносять в один з розділів:

- в розділ III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу»;

- розділ X «Додаткові відомості».

Питання № 13. Працівник підвищував кваліфікацію у попередніх роботодавців: як внести інформацію про це в його особисту картку?

У Вказівки щодо заповнення особової картки це питання не розглянуто. На практиці в розділ V «Підвищення кваліфікації» зазвичай вносять відомості про підвищення кваліфікації тільки під час роботи співробітника в даній організації.

Питання № 14. У працівника є заохочення: як внести відомості про них в його особисту картку?

Вказівки щодо заповнення особової картки не містять рекомендацій, які нагороди, заохочення і почесні звання заслуговують внесення в розділ VII «Нагороди (заохочення), почесні звання» особової картки працівника. Логічно припустити, що вносити потрібно ті ж, що внесені до трудової книжки працівника, а саме:

- відомості про нагородження державними нагородами, в тому числі про присвоєння державних почесних звань, на підставі відповідних указів і інших рішень;

- почесними грамотами, присвоєння звань і нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленому роботодавцями;

- інших видах заохочення, передбачених законодавством РФ, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами і положеннями про дисципліну.

При цьому записи про премії, передбачених системою оплати праці або виплачуваних на регулярній основі, ні в трудову книжку, ні до особової картки не вносяться (п. 24 і 25 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 ).

Питання № 15. Відомості про відпустки: як правильно відобразити?

У розділі VIII «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації, в тому числі і відпусток без збереження заробітної плати.

Відпустка за власний рахунок. При заповненні відомостей про відпустку без збереження заробітної плати не завжди можливо вказати період, за який надається така відпустка (при народженні дитини, реєстрації шлюбу та інших випадках, перерахованих в абзаці 6 частини 2 статті 128 ТК РФ). У такій ситуації деякі фахівці в графах 2 і 3 розділу VIII проставляють прочерки. Але це не правильно.

Оскільки з розрахункового періоду для надання відпустки виключаються відпустки понад 14 календарних днів на рік без збереження утримання, то просто необхідно вказувати, за який робочий рік ці відпустки надавалися.

Оплачувана відпустка для санаторно-курортного лікування. У розділі VIII «Відпустка» також зазначаються відомості про відпустку, який роботодавець надає працівнику для лікування відповідно до підпункту 10 пункту 2 статті 17 Федерального закону від 24.07.98 № 125-ФЗ. Нагадаємо, що цією нормою передбачено надання оплачуваної відпустки для санаторно-курортного лікування (понад щорічної оплачуваної відпустки, встановленого законодавством РФ) на весь період лікування та проїзду до місця лікування і назад.

Якщо всі рядки заповнені. Для обліку всіх видів відпусток працівника в розділі VIII передбачено всього 12 рядків.

Якщо всі вони заповнені і для нових записів в даному розділі немає місця, заводити нову особову картку не потрібно. Досить вкласти в неї додатковий лист з рядками і графами, аналогічними рядках і графах розділу VIII «Відпустки».

На вкладиші вказати його номер, коли він заведений і ким: «Вкладний лист до особової картки працівника № 1. Заведений {посаду, ПІБ} .......», Навпаки записи поставити підпис і дату.