Виробничий календар і графік роботи
У цій статті ви дізнаєтеся:
- як правильно заповнювати виробничий календар підприємства
- як заповнювати графіки роботи співробітників
- особливості заповнення змінних і неповних графіків роботи
Виробничий календар
Правильне заповнення виробничого календаря підприємства вкрай важливо для коректного розрахунку заробітної плати, так як саме від нього залежить правильне заповнення графіків роботи, розрахунок середньої заробітної плати і відпускних.
Щоб відкрити виробничий календар, перейдіть в меню Довідники - Розрахунок зарплати - Облік часу (графіки, календарі) - Регламентований виробничий календар.
При першому запуску програми необхідно заповнити виробничий календар за попередній, поточний і наступний рік. Згодом потрібно перевіряти заповнення календаря на початку кожного року за поточний і майбутній роки. Заповнюючи календар, необхідно ретельно перевіряти переноси вихідних днів на робочі в зв'язку зі святами. При відкритті календаря програма повідомляє про свята, для яких потрібно налаштувати перенесення, однак сам перенесення потрібно зробити вручну.
У разі перенесення дуже важливо вказувати робочий день не як святковий, а саме вибирати відповідний вихідний день (субота або неділя). Наприклад, якщо Різдво 7 січня припадає на неділю, то цей вихідний переноситься на наступний найближчий робочий день. Отже, понедельник 8 січня потрібно відзначити як неділя.
Якщо у підприємства, крім державних свят, потрібно відзначити інші святкові дні (які повинні впливати на розрахунок зарплати), це потрібно зробити відразу в виробничому календарі. Перевірити список використовуваних свят і додати нові можна в регістрі відомостей «Свята», види свят вказуються в довіднику «Види свят».
Роздрукувати дані календаря з інформацією про кількість календарних і робочих днів і годин можна за допомогою кнопки «Друк».
графіки роботи
У програмі передбачено обов'язкове заповнення графіків роботи, які призначаються співробітникам при прийомі на роботу.
Щоб відкрити графіки роботи, перейдіть в меню Довідники - Розрахунок зарплати - Облік часу (графіки, календарі) - Графіки роботи.
Існують стандартні типи графіків - «Пятидневка», «Шестиденка» і «Змінний», від них залежить спосіб заповнення графіка і його подальша роль при розрахунку зарплати. Поле «Годині о тижня» позначає повну кількість робочих годин в одному тижню, ця цифра вказується вручну. Галочка «Підсумований облік робочого часу» встановлюється, якщо святкові дні також потрібно вважати як робочі (наприклад, в разі змінного графіка роботи). Галочка «Вести облік норми часу за окремим графіком» встановлюється, якщо передбачається робота співробітників на неповний робочий день або на півставки.
У розділі «Робочий час» потрібно відзначити робочі дні тижня і внести робочі години в таблиці справа. Щоб створити новий запис натискайте правою клавішею миші і вибирайте опцію «Додати». Тут вказується початок робочого дня і його закінчення, з урахуванням обідньої перерви.
Після внесення робочих годин потрібно заповнити графік. Для цього в розділі Календар натисніть кнопку «Заповнити» і виберіть потрібний для заповнення рік, при цьому календар заповнюється відразу на весь рік. Обраний вгорі місяць не впливає на розрахунок робочих днів і використовується тільки в якості фільтра для відображення днів в таблиці нижче. Перевірте результат заповнення графіка, зокрема перенесення вихідних днів. При необхідності тут же можна змінити кількість робочих годин, а також вказати окремо вечірні та нічні години, якщо для них передбачається окремий спосіб оплати.
Якщо для співробітників передбачається режим роботи на півставки, необхідно створити окремий графік роботи. Кількість годин на тиждень вказується вдвічі менше, наприклад, для п'ятиденного графіка вказуємо 20 годин замість 40. Обов'язково встановлюємо галочку «Вести облік норми часу за окремим графіком» і в якості основного Графіка норми вибираємо п'ятиденний графік для повної ставки на 40 годин. Годинники початку і кінця робочого дня також заповнюються для неповного робочого дня.
В результаті заповнений графік буде виглядати таким чином:
Для графіка з типом «Змінний» необхідно встановити «Дату відліку» - цей день буде вважатися першим в послідовності днів циклу. Далі необхідно заповнити робочі і неробочі дні для циклу в таблиці. При цьому для робочих днів потрібно вибирати вид зміни, а для неробочих - залишати її порожній. Потрібно заповнити стільки днів, скільки їх повинно бути в одному циклі зміни. Наприклад, для циклу з 3 робочими і 3 вихідними днями заповнюємо 3 перших рядки із заповненою зміною і 3 рядки з незаповненою. Список змін можна налаштувати, перейшовши по три крапки в цій же таблиці, для кожного виду зміни потрібно заповнити робочі години з урахуванням обіду.
Після цього потрібно заповнити календар нижче за обраний рік, при цьому кількість годин заповниться згідно часу роботи в змінах. При встановленій галочці «Вести облік підсумованого обліку робочого часу» святкові дні будуть вважатися робочими і будуть враховані в циклі. При необхідності тут же можна змінити кількість робочих годин, а також вказати окремо вечірні та нічні години, якщо для них передбачається окремий спосіб оплати.
Створені графіки роботи згодом призначаються співробітникам за допомогою документа «Прийом на роботу в організацію».
