Виписка з графіка відпусток: зразок для скачування, як зробити правильно документ, для чого запитується?

1. Як зробити?
2. зразок

Графік відпустку - це документ, який регулює послідовність періодів відпочинку персоналу. Його складання обов'язково для всіх компаній. Даний бланк містить дати початку відпусток і їх тривалості по кожному співробітнику фірми.

Отримайте безкоштовний доступ до сервісів для кадрового обліку і бізнесу:

1. ЗАРПЛАТА - для розрахунку зарплати, відпускних, лікарняних, складання звітності. Інтеграція електронних лікарняних.

2. ПЕРСОНАЛ - для автоматизації кадрового обліку, заповнення документів, обліку руху персоналу, звітності.

3. екстерном - для подачі звітності через інтернет, кращий сервіс з собі подібних.

Виписка з графіка відпусток є документ, в якому міститься частина початкового документа, що цікавить прохача.

Найчастіше інформацію про дати свого щорічної оплачуваної відпустки запитує працівник. Але буває, що відомості потрібні і іншим особам компанії.

Найбільш часті причини запиту виписки працівником:

• пред'явлення співробітником за місцем сумісництва для отримання одночасного відпочинку по обом місця роботи;
• передача працівником за місцем військовий служби чоловіка (дружини) для реалізації права на спільних відпустку;
• використання в якості додатку до скарг різні інстанції на порушення роботодавцем трудового права (ненадання відпочинку, невиплата відпускних, дострокове відкликання з відпустки без згоди співробітника і т.д.).

Популярні причини оформлення виписки з графіка для інших співробітників компанії:

• бухгалтер може запросити для перерахунку відпускних у разі переносів, продовжень відпустки, невірних обчислень;
• начальник підрозділу можна замовити виписку з графіка щодо свого підрозділу, наприклад, для планування черговості відпустки на майбутній рік, або для того, щоб бути в курсі майбутнього відсутності персоналу на роботі і правильного планування робочого процесу.

Причини можуть бути і інші.

Головне достоїнство виписки в тому, що в ній міститься тільки потрібна прохачеві інформація. Це особливо актуально, коли чисельність персоналу велика і повний графік відпусток займає не одну сторінку.

Також оформлення такого бланка дозволяє виконати важливе правило, що стосується захисту персональних даних співробітників.

Як зробити?

Перш, ніж приступати до формування документа, слід отримати документальне обгрунтування для його складання.

Якщо запитує виписку з графіка працівник для отримання відомостей про своє щорічній оплачуваній відпустці, то необхідно зажадати від нього заяви.

У заяві співробітник повинен вказати:

• свої ПІБ, саме на цю людину буде представлена ​​інформація;
• прохання на оформлення виписки;
• причину запиту - для чого потрібна, куди буде пред'являтися;
• дату складання і підпис.

Важливо! Якщо виписку запитує посадова особа компанії, наприклад, начальник підрозділу, то необхідно також від нього отримати документальне обгрунтування прохання.

Зазвичай воно приймає форму службової записки, де висловлює прохання, даються пояснення, які саме працівники повинні бути обрана, а також наводиться обґрунтування запиту.

Після отримання документа фахівець, відповідальний за ведення, складання графіка відпусток і підготовку виписок формує потрібний бланк.

Як правильно зробити виписку з графіка, ніде не закріплено. Ст.62 ТК РФ обумовлює лише терміни надання працівникові за заявою - не пізніше трьох днів. Що стосується зовнішнього оформлення, то ніяких категоричних і строгих правил не передбачено.

Це означає, що кожна компанія оформляє даний документ у відповідності зі своїми внутрішніми правилами.

При цьому потрібно забезпечити наявність:

• прийнятного найменування документа;
• номер, дата і рік, на який складена форма Т-7, переписуються з початкового графіка;
• таблична частина по аналогії з основним бланком, в якому наводяться дані тільки по запитуваною особам, вся інформація повністю переписується з графіка;
• якщо в затверджений графік вносилися будь-які зміни в зв'язку з перенесенням відпускних днів або поділом періоду , То ці відомості також включаються в виписку.

Підготовлений документ потрібно завірити належним чином, це додасть йому юридичну силу.

Як зробити запевнення:

1. На бланку написати слово «Вірно», наприклад, в нижній частині.
2. Поруч вказати ПІБ та посада відповідальної особи, яка склала документ, поставити підпис.
3. Вказується дата внесення запевняє записи.
4. Поставити печатку організації поряд із записом «вірно», якщо немає печатки, то ставити нічого не потрібно.

Після цього готову виписку з графіка можна передати особі, яка її запросило.

зразок

Нижче наведено приклад оформлення виписки з графіка відпусток, зробленої за заявою працівника для пред'явлення за місцем сумісництва.

зразок - завантажити :

На підставі письмового запиту відповідальною особою може бути складена виписка з графіка, розподіляє черговість щорічний відпусток персоналу.

У документ включається тільки запитувана інформація, що забезпечує конфіденційність інформації і забезпечує захист персональних даних співробітників.