- Характеристика товарної накладної
- Обов'язкові реквізити ТН
- Основні вимоги до заповнення ТН
- Відомості про товарно-транспортної накладної (ТТН)
- заповнення ТТН
- Як відрізнити товарну накладну від товарно-транспортної
Економічні відносини між юридичними особами неможливі без документальної реєстрації. Купівля-продаж будь-якого товару супроводжується веденням товарної або товарно-транспортної накладної, між якими існують певні відмінності. 
Товарно транспортна накладна - документ для реєстрації економічних відносин
Характеристика товарної накладної
Товарна накладна (ТН) являє собою документ, який створюють для бухгалтерського обліку при покупці всіх видів товарів. Вона допомагає правильно організувати роботу обох сторін і полегшує процедуру звітності перед податковою.
Накладну заповнюють у двох примірниках: по одному кожній стороні угоди. У продавця ТН є підставою для списання товару, у покупця - офіційним документом на право володіння. Дана накладна належить до числа первинних документів, які підлягають бухгалтерському та податковому обліку.
Особливості заповнення, основні реквізити і зразки ТН встановлює Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Він був створений в 1998 році для узагальнення зразків документів, які будуть прийняті в будь-якій точці країни.
В ідеалі ТН становлять на паперовому аркуші стандартного розміру. Можливо заповнення документа в електронному варіанті з використанням електронних підписів однієї або обох сторін угоди.
Товарна накладна може заповнюватися в паперовому або електронному вигляді
Обов'язкові реквізити ТН
Заповнення форми такої накладної регулює Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, статті Податкового кодексу і стаття «Про бухгалтерський облік».
Обов'язково потрібно перевіряти наявність такої інформації в ТН:
- бланк накладної потрібно складати саме в моменти прийому товару: дата повинна бути реальною;
- в графі «Організація-вантажовідправник» вказують повне або загальноприйняте скорочена назва, банківські реквізити.
Зразок ТН має назву ТОРГ-12. Дана форма не є обов'язковою для оформлення економічних відносин. Організації мають право розробити власні форми ТН. Але вони повинні відповідати вимогам податкової і бути максимально зрозумілими для всіх учасників угоди.
Щоб уникнути непорозумінь і додаткових питань, краще користуватися уніфікованої формою ТН - ТОРГ-12. Вона доступна всім і більшість бухгалтерів керуються саме нею.
Товарна накладна має такі обов'язкові реквізити:
- шапка - назва учасників торгових відносин (постачальник, одержувач і платник);
- підставу, в якому розміщена інформація про договір або вбранні на поставку товару;
- номер ТН і дата її складання, яка є датою проведення купівлі-продажу;
- код постачальника по ОКУД і ОКПО;
- основою ТН є таблиця, де вказано назву товару, його опис, вартість, кількість і так далі.
У нижній частині форми ТОРГ-12 розміщують інформацію про осіб, які провели операцію, їх особисті підписи, а також друку організацій.
У нижній частині накладної ставиться дата і підписи сторін
Основні вимоги до заповнення ТН
Існує ряд правил, яких слід дотримуватися при заповненні товарної накладної. Вони розроблені для спрощення процедури прийому-передачі матеріальних цінностей.
- номера телефонів, адреса та іншу необхідну інформацію;
- поле «Підстава» дає інформацію про документ, який створив основу для угоди і відвантаження товару;
- закони дозволяють вносити незначні зміни в накладну, які не стосуються обов'язкових полів.
Товарну накладну потрібно зберігати в організації 5 років. Зразок заповнення ТН за посиланням:
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=23886;fld=134;dst=100161,0;rnd=0.2148351106913211#1
Зразок заповнення ТН
Відомості про товарно-транспортної накладної (ТТН)
Якщо транспортування товарів здійснює третя сторона (компанія з вантажоперевезень) або вантажовідправник самостійно доставляє товар, то складається товарно-транспортна накладна. Документ існує саме для супроводу вантажів під час перевезення.
Якщо одержувач товару займається його транспортуванням, то ТТН не складають. Документ є обов'язковим під час перевезення товару і має загальну уніфіковану форму №1-Т, а також спеціалізовані форми в залежності від виду товару (міжнародні перевезення, транспортування спирту, нафти, зерна і так далі).
ТТН регламентує тристоронні відносини продавця, покупця і перевізника. Документ обов'язково залишається в вантажовідправника, перевізника та можлива його передача одержувачу матеріальних цінностей (залежить від правил транспортування). Всього продавець робить 4 копії накладної, 2 з яких залишаються для звітності компанії-перевізнику.
ТТН має товарний і транспортний розділ. Вони призначені для різних сторін угоди: інформація про вантаж, його стан, кількості, а також точний час і дата початку та кінця транспортування.
Якщо в ТТН неможливо вказати всю кількість перевезених матеріальних цінностей (через їх кількості або великих характеристик), то додається додатково товарна накладна. У таких випадках в товарно-транспортної накладної пишуть, що вона недійсна без ТН на вантаж. У ТТН обов'язково вказують номер, дату видачі ТОРГ-12 або інших документів на вантаж.
Товарно транспортна накладна застосовується в разі залучення до перевезення третю сторону
ет товарний і транспортн
заповнення ТТН
Згідно з нормативними документами оформлення товарно-транспортної накладної не потрібно в таких випадках:
- на вантажі, за якими не ведуть складський облік;
- якщо транспорт використовується для кінозйомок, сервісу ліній зв'язку, електропередач та іншого;
- при перевезенні кореспонденції або пошти;
- під час збирання вторинної сировини;
- при проведенні наукових або геологічних робіт.
ТТН повинна мати підписи і печатки вантажовідправника і перевізника, наявність яких перевіряє одержувач товару. Останній перевіряє якість перевезення свого товару, фіксує час прибуття вантажу, і потім ставить свій підпис і печатку на всіх примірниках для звітності.
Товарний розділ накладної заповнюють продавець і покупець, а транспортний - фірма-перевізник. У першому розділі обов'язково вказують всі дані сторін з адресами, номерами телефонів і кодами по ОКУД і ОКПО. Зразок ТТН за посиланням: http://forms-blanks.ru/15-tovarno-transportnaya-nakladnaya-forma-1-t.html
Зразок заповнення ТТН
Як відрізнити товарну накладну від товарно-транспортної
Між ТТН і ТН існує різниця. Ці документи не можна ототожнювати. Товарна накладна ніколи не замінює транспортну і навпаки.
Обидва види накладних існують для супроводу товару при його переміщенні, але ТН оформляють у всіх випадках купівлі-продажу, а ТТН - тільки в тих випадках, коли під час транспортування товару з'являється третя сторона - транспортна компанія. У товарно-транспортній накладній немає інформації про факт продажу матеріальних цінностей. Тоді як товарна накладна є офіційним документом про угоду, внаслідок якої змінився власник товару. У даній накладній прописують умови угоди, ціна товару, ПДВ і загальна вартість вантажу. Цього немає в ТТН.
Під час купівлі-продажу будь-якого виду матеріальних цінностей юридичні та фізичні особи документально запевняють виникли господарські відносини між ними. Законодавча база держави пропонує уніфіковані форми накладних для спрощення ведення бухгалтерського та податкового обліку.