- Навіщо потрібно вводити в посаду нового співробітника
- Як підготуватися до введення в посаду співробітника
- Як відбувається введення в посаду
- 5 правил введення в посаду, які допоможуть новачкові адаптуватися
Дізнайтеся, як знайомити новачка з тонкощами роботи і колективом, як скласти план введення в посаду і на що звернути увагу. Дотримуйтеся 5 правил, щоб скоротити плинність кадрів в період адаптації.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Матеріали по темі:
Навіщо потрібно вводити в посаду нового співробітника
Введення в посаду - процес, який дозволяє співробітнику адаптуватися, вникнути в суть роботи, познайомитися з колективом, розпорядком, корпоративною культурою і т.д. Процедура особливо важлива в період первинного освоєння професійних та кваліфікаційних знань, коли в компанію приходить випускник навчального закладу.
Важливо! Вводите в посаду не тільки новачків, а й фахівців, яких переміщаєте всередині організації, якщо їх посадові обов'язки сильно змінюються.
Етап введення в посаду тривалий. Як правило, він займає близько трьох місяців. В цей час співробітник потребує допомоги і підтримки керівників, колег. Від того, як він освоїться, залежить тривалість його перебування в компанії, якість виконуваної роботи.
Дивитися чек-лист
В цілому введення в посаду дозволяє:
- скоротити час адаптації;
- закріпити в компанії працівників, на пошук яких витрачена частина бюджету;
- запобігти характерні для новачків помилки;
- мотивувати;
- зменшити рівень тривожності і невизначеності;
- створити позитивний настрій на подальшу роботу.
Якщо не допомагати і не направляти новачків, після їх відходу може страждати імідж, репутація організації. Людина починає звинувачувати керівництво, інших співробітників в тому, що його вижили, створили несприятливі для роботи умови. Негативні відгуки стрімко поширюються по мережі, передаються з вуст в уста, тому підібрати працівника на вільну позицію стає складніше, а клієнти та партнери виявляють обережність.
Марина Миронова, начальник управління по роботі з персоналом інвестиційної компанії «Велес Капітал» розповість, як працювати з емоціями новачка на етапі підбору та адаптації
Дивитися відео
Як підготуватися до введення в посаду співробітника
Крок №1. призначте наставників
Грамотно організуйте введення в посаду керівника або іншого співробітника. Виберіть, хто буде брати участь в процесі. Допомагати новачкові повинні лінійні керівники, фахівці-експерти, менеджери по персоналу, а також колеги, з якими він працює в одному відділі.
Дивитися план роботи
Не призначайте на роль наставників осіб, які претендували на цю посаду. Вони можуть всіляко шкодити працівникові, намагаючись домогтися його відходу з компанії. Вибирайте тільки доброзичливих співробітників, які відкриті до спілкування, готові ділитися напрацюваннями і присвячувати в усі тонкощі виконання посадових обов'язків.
Крок №2. Виберіть програму адаптації
Введення в посаду - багатоступінчастий і складний процес. Щоб він пройшов успішно і безболісно, ознайомте співробітника з трьома адаптаційними програмами. Якщо в організації немає готових варіантів, складіть індивідуальну програму, спираючись на запитання-підказки, представлені в таблицях нижче.
1. Загальна програма призначена для всіх співробітників. В ході неї люди дізнаються про історію компанії, принципах кадрової політики, пільги, системі оплати праці і т.д. Програма допомагає співробітнику пройти етап адаптації «введення в організацію».
Підказка для HR. Основні теми загальної програми адаптації
дивитися таблицю
2. Спеціалізована програма підходить для працівників конкретного підрозділу, професії і посади. В її основі лежить загальна програма, доповнена інформацією про функції підрозділу, обов'язки, відповідальність, правила звітності тощо Програма допомагає освоїтися на етапі адаптації «введення в підрозділ і посаду».
Підказка HR. Основні теми спеціальної програми адаптації
дивитися таблицю
3. Індивідуальна програма готується для конкретного працівника. Вона доповнюється індивідуальними інструментами адаптації з урахуванням специфіки посади, особливостей психіки людини, рівня його знань, мотиваторів і інших чинників. Експерти «Системи Кадри» розповіли, як розробити індивідуальну програму . Спирайтеся на підказки, щоб полегшити собі роботу.
Крок №3. Складіть план введення в посаду нового співробітника
Підготуйте план введення в посаду - він допоможе новачкові і керівнику визначити порядок дій. Складіть документ у довільній формі. Включіть в нього відомості про навчальні програми, які треба буде пройти працівникові на етапі введення в посаду.
Крок №4. Перевірте, чи все готово до приходу новачка
Вам потрібно:
- переконатися, що посадова інструкція складена;
- домовитися з ким-небудь з колег про неформальну допомоги новачкові, опіки;
- перевірити готовність робочого місця;
- проінформувати всіх про прихід працівника;
- підготувати інформаційні матеріали, які видамо співробітнику в перший день роботи;
- замовити перепустку;
- зателефонувати новачкові напередодні його офіційного виходу на роботу.
Крок №5. Налаштуйтеся на зустріч зі співробітником
Заздалегідь подумайте, про що ви будете говорити в перші хвилини спілкування. Подумки опрацювати можливі проблеми, які можуть виникнути в перший робочий день фахівця. Ви повинні бути готові до будь-яких ситуацій, в тому числі до позаштатним.
Дивитися інструкцію повністю
Як відбувається введення в посаду
У перший день виходу новачка докладно розкажіть йому про особливості роботи, ознайомте з програмою адаптації, планом, посадовими інструкціями, робочим місцем та т.д. Додатково зробіть акцент на розпорядок дня, правила і норми, які встановлені в організації. Це допоможе йому зрозуміти, як все влаштовано, не робити помилок.
У період адаптації ви повинні:
- ознайомити зі спеціальними процедурами, специфікою роботи в відділі і всієї організації;
- проаналізувати компетенції новачка і розробити програму перспективної підготовки;
- розповісти про вимоги та стандарти виконання роботи і т.д.
Важливо! Для молодих фахівців складайте план роботи на тиждень. За допомогою нього вони швидше вникнуть, що від них вимагається на практиці, а не в теорії. В іншому випадку їх ефективність може бути близька до нуля.
Познайомте співробітника з колегами. Покажіть, до кого він може звертатися по будь-яких питань, з ким ділитися проблемами. Дайте йому зрозуміти, що ви завжди готові прийти на допомогу, надати зворотний зв'язок. Працівник повинен знати, що на вас можна покластися.
Спостерігайте за роботою співробітника. В кінці першого дня поговоріть з новачком, дізнайтеся, з якими труднощами він зіткнувся, чого йому не вистачає для виконання посадових обов'язків. Дайте відповідь на всі питання, якими б дурними вони не здавалися вам.
приклад
Сергій М., випускник факультету інформаційних технологій, вийшов на роботу в IT-компанію на посаду стажера. У перший день HR-менеджер познайомив його з компанією і розповів, які корпоративні цінності, внутрішні правила, до якого співробітнику служби і з яким питанням краще звертатися. В кінці дня менеджер, яка проводила екскурсію, запитала, чи є питання. Сергій запитав: «Чи зобов'язаний я на роботі влітку мати змінне взуття? Якщо виникне необхідність їхати на зустріч з клієнтами, чи потрібно взуття везти з собою? ». Менеджер розгубилася від дивних питань, але швидко взяла себе в руки. Вона згадала, що йдеться про це в правилах і дала відповідь: «Змінне взуття краще мати. Але на зустріч з клієнтами ви можете її не брати ». В кінці зустрічі вона додала: «Якщо у вас з'являться інші питання, не соромтеся, звертайтеся до мене і питайте».
Через тиждень треба запитати у наставників нового працівника, що вони думають про нього. Проаналізуйте всі недоліки, на які вони вказали. Складіть план дій, як допомогти співробітникові. Викличте його на розмову. У тихій і довірчій обстановці вкажіть на недоліки, дайте цінні рекомендації.
Підказка для HR. Маркери, які показують, що новачок перевантажений
Дивитися таблицю повністю
В кінці випробувального терміну, який зазвичай збігається з періодом адаптації, проінформуйте працівника про те, впорався він чи ні. Якщо ви прийняли рішення розлучитися з новачком, коректно поясніть, чому ви не можете залишити його в організації. Ваше завдання - попрощатися з ним на позитивній ноті, щоб уникнути негативних відгуків. Якщо співробітник успішно впорався, адаптувався, обговоріть з ним нові умови роботи, перспективи кар'єрного зростання, зарплату в наступні місяці і т.д.
5 правил введення в посаду, які допоможуть новачкові адаптуватися
Правило №1. Жваво і барвисто розповідайте про компанію
При розмові з новачком зробіть акцент на історії компанії, її традиціях, перспективи. Покажіть своє ставлення до неї. Ви повинні говорити цікаво, щоб співробітник слухав вам, загорівся ідеєю прижитися в організації, стати частиною її історії.
Правило №2. Конкретизуйте, що ви чекаєте від співробітника під час введення в посаду
Уникайте сухих інструкцій, не посилайтеся на нормативні документи і правила. Скажіть, що саме ви хочете від працівника, які надії покладаєте. Продемонструйте свою впевненість в ньому, його знаннях. Це надихне новачка працювати активно і якісно.
Порада від редакції: полегшите процес адаптації новачка, використовуючи програму «Три торкання» , Про яку ви можете прочитати в журналі «Директор з персоналу».
Правило №3. Припиняйте інтриги і плітки
Новий працівник в колективі потрапляє під пильну увагу старожил. Так як не всі з них відрізняються поступливим характером, позитивним ставленням до колег, стежте, щоб давно працюють фахівці не отруювали життя новачка. Особливо хитрі працівники можуть переважувати на нього свої обов'язки, списувати помилки. Мало хто захоче залишитися в організації при такому ставленні до себе. Припиняйте знущання над новачком.
приклад
Негласний лідер компанії Станіслав не любив, коли приходять інші співробітники. До зустрічі з ними він готувався заздалегідь. Вже з першого дня він отруював їм життя - налаштовував колег проти новачків, скаржився керівнику на них, робив дрібні капості. Постійна плинність кадрів гальмувала бізнес-процеси, тому менеджеру з підбору довелося знайти способи впливу на Станіслава. По-перше, він позбавив його премії, по-друге, зробив сувору догану. Негласний лідер збавив запал, зайнявся виконанням своїх обов'язків.
Правило №4. Завжди йдіть на контакт
Навіть досвідченим фахівцям, які відпрацювали не один десяток років в конкретній сфері, складно в іншій компанії. Знаходьте час, щоб поговорити з ними, підбадьорити. Позитивний настрій допомагає утримати цінних співробітників в період введення в посаду.
Правило №5. Контролюйте, але не набридає
Якщо ви спостерігаєте за співробітником, робіть це непомітно. Йому і так важко працювати в іншому колективі, а надмірний контроль з боку керівника виб'є його з колії. Отримуйте необхідну інформацію про роботу співробітника у його колег, керівників, наставників.
висновок
Як буде проходити введення в посаду - вирішувати вам. Ви можете поставитися до процедури формально, але тоді не дивуйтеся, чому новачки не затримуються в компанії, а ви ведете постійний пошук фахівців. Приділіть час процедури, адже це полегшить вашу роботу, позбавить від непотрібних проблем і розглядів при обгрунтуванні витрат на підбір і адаптацію
Сергій запитав: «Чи зобов'язаний я на роботі влітку мати змінне взуття?Якщо виникне необхідність їхати на зустріч з клієнтами, чи потрібно взуття везти з собою?