- Для чого потрібна товарна накладна
- Правила оформлення товарної накладної
- Інструкція щодо заповнення товарної накладної
Товарна накладна відноситься до основних первинним супровідним документам і оформляється завжди, коли відбувається передача товару від продавця до покупця. Застосовуватися вона може як між двома організаціями, так і між юридичною і фізично особою. Використання цього документа має широке поширення, оскільки він в ходу на багатьох підприємствах, де відбувається відпуск товару.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк товарної накладної .xls Завантажити зразок заповнення товарної накладної .xls
Для чого потрібна товарна накладна
Товарна накладна необхідна всім учасникам угоди купівлі-продажу. За допомогою цього документа покупець може звіряти вивантажувати продукцію (кількість, обсяг, якість і т.д.) з відомостями, наведеними в ньому, а продавець може враховувати товар, що залишився на складі.
У тих випадках, коли набувач товару незадоволений його якістю або іншими параметрами, він може за допомогою цього документа повернути всю партію товару або замінити його на аналогічну продукцію. У разі виникнення спірних ситуацій, що вимагають дозволу в судовому порядку, товарна накладна знаходить юридичну силу і є доказом у суді.
Досить часто цей вид документа використовують в своїй роботі і водії-експедитори, перевізники товару, для яких він є свого роду «охоронною грамотою», що засвідчує те, що товар не був вкрадений, а транспортується на законних підставах. У момент відвантаження продукції водії передають товарну накладну від відправника до одержувачу.
Правила оформлення товарної накладної
Обов'язок з оформлення товарної накладної покладається зазвичай або на співробітників бухгалтерських відділів, або на комірників чи інших уповноважених працівників підприємства.
Уніфікованого, прийнятого для загального застосування зразка товарною накладною не існує, тому кожна організація може розробити і затвердити власний бланк або скористатися шаблоном. Кількість таблиць і рядків в документі не обмежується, тому при необхідності документ можна розширювати або звужувати, в залежності від ситуації.
У накладній завжди повинні міститися такі відомості:
- назва і реквізити організації, яка відпускає товар,
- дані про покупця,
- інформація про продукцію: найменування, кількість, ціна і загальна вартість товару.
Якщо компанія-продавець працює з ПДВ, це також вказується в документі. Товарна накладна обов'язково повинна бути підписана відповідальною особою. Ставити печатку на ній необов'язково, так як з 2016 року, юридичні особи (як і індивідуальні підприємці) мають право не використовувати в своїй роботі печатки та штампи.
Товарна накладна може містити всього один лист, а може - кілька, якщо по ній передається багато різних найменувань продукції. У випадках, коли вона оформлена на декількох сторінках, це потрібно обов'язково зазначити в її першому аркуші.
Складається товарна накладна в двох примірниках, один з яких залишається у реалізатора товару і в подальшому служить підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, а другий передається на руки споживачеві і може бути підставою для відрахування ПДВ.
До товарної накладної можуть бути прикріплені окремі додатки (наприклад, акт про передачу товару). Якщо подібні додатки мають місце бути, то це необхідно також зазначити в основному документі.
Інструкція щодо заповнення товарної накладної
Починається оформлення товарної накладної з заповнення сторін угоди. У рядок «організація-вантажовідправник» вписується повне найменування підприємства, що відпускається товар із зазначенням його організаційно-правового статусу та банківських реквізитів. У рядок «Вантажоодержувач» аналогічним чином вписуються відомості про покупця. Далі в рядок «Постачальник» потрібно продублювати відомості, внесені в пункт «Вантажовідправник», а в рядок «Платник», відповідно - про вантажоодержувача.
Далі потрібно внести номер документа по внутрішньому документообігу, а також дату його складання (вона повинна збігатися з датою відвантаження товару). Потім в накладну слід включити спеціальну таблицю, в яку треба вписати:
- докладний перелік переданих товарів, із зазначенням їх найменування,
- одиниці виміру (штуки, кілограми, літри тощо),
- кількості,
- ціни,
- загальної вартості.
Якщо компанія працює з ПДВ, потрібно його виділити, якщо немає, то цей осередок можна залишити порожній. Далі в рядку «Всього за накладною» треба заповнити комірки про ціну товару.
Нижче таблиці слід зазначити, скільки листів містить товарна накладна. Потім в потрібному рядку відзначити повну вартість переданої продукції прописом (тут важливо звернути увагу на те, що, яке стало вільним в цьому рядку потрібно закреслити). На закінчення накладну повинні підписати з обов'язковою розшифровкою своїх підписів відповідальних осіб:
- співробітник, що відпускає товар,
- головний бухгалтер,
- людина, що прийняла його.
