- Поняття товарної накладної.
- Оформлення товарною накладною.
- Правила підписання товарної накладної.
- Як виглядає товарна накладна.
Що таке товарна накладна і для чого вона потрібна.
Поняття товарної накладної.
Товарна накладна визнана первинним бухгалтерським документом, який підтверджує перехід прав власності на товар, або певні матеріальні цінності від однієї організації (ІП) до іншої організації, або ІП, в процесі виробленої угоди купівлі-продажу.
Даний документ має затверджену уніфіковану форму ТОРГ-12. Але з січня 2013 року керівництво кожної комерційної організації отримало право, виходячи з потреб і специфіки діяльності компанії, самостійно створювати форму товарною накладною і застосовувати її у своїй роботі, попередньо погодивши це питання зі своїми контрагентами. Головна умова в застосуванні затвердженої форми - наявність в ній всіх необхідних даних і реквізитів первинного документа.
До заповнення товарної накладної необхідно ставитися з особливою увагою, так як вона повинна містити певні відомості, що враховуються згодом податковими органами при розрахунку податку на прибуток підприємства за звітний період.
Оформлення товарною накладною.
Товарну накладну необхідно заповнювати в момент проведення операції по передачі товарів, або інших матеріальних цінностей, або відразу після її здійснення. Це обумовлено тим, що органи державного контролю, при розрахунку податку на прибуток, враховують тільки ті документи, дата яких збігається з датою проведення операції.
Даний документ необхідно оформляти в двох примірниках. Перший примірник залишається в організації передавальної товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), а другий примірник призначений для передачі організації приймаючої ці цінності. При цьому для передавальної організації, заповнена товарна накладна є узаконеним підставою для списання переданих цінностей зі свого балансу, а для її контрагента цей документ - підстава для оприбуткування зазначених в ньому цінностей.
Складати товарну накладну зобов'язана сторона, яка передає (продає) ТМЦ. В обов'язковому порядку цей документ повинен містити такі реквізити:
- Найменування компаній (ІП), що беруть участь в угоді купівлі-продажу (постачальник і одержувач ТМЦ).
- Дата заповнення накладної і її порядковий номер.
- Підстава для проведення операції (договір купівлі-продажу, замовлення-наряд та ін.).
- Повне найменування ТМЦ, із зазначенням їх особливих характеристик.
- Точна кількість переданих ТМЦ із зазначенням і розшифровкою одиниць їх обліку.
- Вартість кожного найменування переданих цінностей.
- Підсумовують, показники кількості ТМЦ та їх вартості.
- Дані про осіб, що безпосередньо брали участь в проведенні операції.
- Підписи та печатки сторін.
Варто відзначити, що уніфікована форма ТОРГ-12 може зазнавати змін при заповненні, шляхом включення в неї додаткових реквізитів, необхідних, згідно з досягнутими домовленостями між контрагентами, для проведення даної конкретної угоди. При цьому всі, затверджені Держкомстатом РФ, реквізити, зазначені вище, повинні залишатися без змін. Видалення окремих затверджених даних з форми ТОРГ-12 не допускається.
Правила підписання товарної накладної.
Оформлення товарною накладною допускається як в письмовій формі, на затвердженому бланку, так і в цифровому вигляді. Письмова форма вимагає підтвердження у вигляді проставлених печаток сторін і підписів відповідальних осіб. Цифрова форма засвідчується електронними підписами уповноважених осіб контрагентів.
Перелік представників компанії, яким надано право підписувати документи, в тому числі і товарні накладні, складається і затверджується керівником комерційної організації за погодженням з головним бухгалтером. Це дозволяє передавати право підпису товарних накладних співробітникам підприємства наказом або оформленої і завіреної довіреністю.
У бланку товарною накладною може бути поставлено до 5 підписів різних уповноважених осіб з обох сторін:
- З боку передавальної ТМЦ організації може бути поставлено три підписи: керівника компанії, працівника бухгалтерії та відповідального за відвантаження співробітника (зазвичай це завідувач складом).
- Одна підпис зі сторони, яка приймає ТМЦ. У рядку «Вантаж одержав вантажоодержувач» повинна стояти підпис (з розшифровкою) уповноваженого представника контрагента. При цьому якщо даний представник уповноважений на підпис в накладній шляхом надання йому довіреності від організації, копію даної довіреності він повинен залишити в передавальної ТМЦ організації. Якщо підпис ставить керівник приймаючої сторони, довіреність, як правило, не потрібно.
- У рядку «Вантаж прийняв» може поставити підпис офіційно довірена особа, фактично приймає ТМЦ у сторони, яка передає. Як правило, це матеріально-відповідальний представник покупця, чиї повноваження також повинні бути підтверджені відповідним наказом або оформленим дорученням. Це може бути водій-експедитор або будь-яка особа, якій покупець довірив прийом і супровід вантажу відповідно до необхідності набувача.
У разі якщо у представника приймаючої ТМЦ боку є офіційно підтверджене право ставити свій підпис від імені компанії на первинних бухгалтерських документах, а також при наявності у нього довіреності на отримання даного товару (інших матеріальних цінностей), то він може поставити свій підпис тільки в рядку « вантаж отримав ».
Як виглядає товарна накладна.
Варто зазначити, що товарна накладна - досить об'ємний і багато-інформаційний документ, що містить в собі важливі відомості про товар, тому і сам бланк досить великий.
Залежно від кількості відпускаються позицій товарна накладна може складатися з декількох сторінок і мати додатки.
Для наочності пропонуємо ознайомитися з заповненим бланком, що містить дві товарні позиції, а відповідно сформований документ вмістився на одному аркуші.
УВАГА: Для перегляду документа в повноекранному режимі, необхідно кликнути лівою клавішею «миші» на його зображення.
Товарна накладна за формою ТОРГ-12
Як правило використовується програмний комплекс для формування товарних накладних, так як облік товарних цінностей передбачає спочатку оприбуткування товару на склад, а потім вже його відпуск зі складу, і відповідно, щоб не зробити накладну при відсутності товарної позиції, програма дозволяє не відобразити позицію в накладній.
Тим ні менш може знадобитися заповнити бланк без прив'язки до автоматизованого комплексу.
В цьому випадку стануть в нагоді електронні бланки, які можна заповнити як ручним методом, так і електронним.
Пропонуємо для скачування актуальні форми товарної накладної, зроблені для найпопулярніших програм.
tovarnaya-nakladnaya.docx
[Attachment = 109: Товарна накладна в форматі ADOBE (PDF)]
[Attachment = 110: Товарна накладна в форматі EXCEL]
До транспортної накладної, у разі організації доставки товару, додається ще один документ - товарно-транспортна накладна, де крім інформації, яка містилася в товарною накладною, додаються відомості про доставку, в тому числі відвантаження, вигляді перевезення, дані водія і автомобіля, в тому числі спеціалізованого, із зазначенням державного номера, пункті відвантаження, відомості про вантаж та інші, які заповнює організація - власник автотранспорту.
Цьому документу присвоєно номер 1-Т в системі типових міжгалузевих форм.
А ось, як ця накладна виглядає в реальному вигляді.
Розмір зображення збільшується шляхом натискання «мишею» на зменшений варіант.
Сторінка 1 ТТН (товарно-транспортної накладної)
Перша сторінка товарно-транспортної накладної
Сторінка 2 ТТН
Друга сторінка Товарно-транспортної накладної