Система працює наступним чином. Штрих-код поміщається на папір безпосередньо при друку розрахункового документа клієнтом через віртуальний принтер. Користувач, як зазвичай, готує і друкує розрахунковий документ за допомогою своєї звичної програми. Спеціальний модуль "перехоплює" всю інформацію, виведену клієнтом на друк. Коли виявляється, що ви друкували розрахункового документа, з виведеної на друк інформації автоматично витягуються всі необхідні реквізити платіжного документа. Оскільки їх посилають на друк дані містять всі реквізити платіжного документа в явному вигляді, відпадає необхідність що-небудь "розпізнавати". Отримані таким чином дані "упаковуються" в штрих-код і друкуються на розрахунковому документі. Штрих-код друкується тільки на першому примірнику. Далі паперовий документ звичайним чином підписується клієнтом і доставляється в банк.
Використовуваний в системі штрих-код обраний в результаті ретельних досліджень. Він володіє спеціальними характеристиками, що забезпечують необхідну надійність, швидкість зчитування і інформаційну ємність. Вид платіжного документа зі штрих-кодом на ньому наведено на малюнку.
На кожному комп'ютері клієнта банку, на якому планується друкувати платіжні доручення, встановлюється спеціальне програмне забезпечення - модуль АПС-Друк.
АПС укомплектований програмою автоматизованої установки модуля АПС-Друк. Процес установки вкрай простий і може бути виконаний самим клієнтом при наявності у того елементарних навичок користування комп'ютером. Все необхідне для установки модуля АПС-Друк поміщається на одну дискету.
Після установки АПС-Друк в операційній системі з'являється додатковий принтер. Все, що потрібно зробити клієнту - це вибрати згаданий принтер для друку платіжок. В результаті при кожній спробі надрукувати платіжку активізується АПС.
Зворотна процедура відбувається в банку. Менеджер рахунки підносить лист з розрахунковим документом і штрих-кодом до спеціального пристрою для читання штрих-кодів сканера. Сканер практично миттєво читає штрих код з розрахункового документа. Платіжний документ прийнятий в банк.
Обробка платіжних документів здійснюється безпосередньо при клієнті. Документи, що не проходять логічний контроль на правильність заповнення або процедуру перевірки залишку на рахунку , Повертаються клієнту. На всіх примірниках прийнятого до виконання платіжного доручення проставляються штамп банку і дата прийому, після чого другий примірник платіжного доручення видається платнику.
Помилка 1: АПС прискореного введення документів - це чергова система оптичного розпізнавання символів ...
Насправді: Дві головні біди всіх систем OCR - принципово непереборні помилки при розпізнаванні букв і цифр, а також занадто тривалий процес розпізнавання. АПС НЕ є системою оптичного розпізнавання символів (OCR) і не "читає" букви і цифри з платіжного документа (платіжного доручення, платіжної вимоги або інкасового доручення). В основі АПС лежить точне знання того, ЩО САМЕ було надруковано. При друку платіжного документа клієнтом банку АПС поміщає значиму інформацію документа в штриховий код і друкує його одночасно з документом. Цим "займається" АПС-Друк - драйвер віртуального принтера.
Помилка 2: Для друку штрих-коду потрібне спеціальне обладнання ...
Насправді: Друк штрих-коду виконується на тому ж принтері, який друкує платіжний документ. Яких-небудь особливих вимог до принтера не пред'являється.
Помилка 3: Для нанесення штрих-коду на платіжний документ його реквізити клієнта потрібно ще раз (повторно) набрати в спеціальній програмі ...
Насправді: Ніякої "другий" програми не потрібно. Двічі набирати нічого не потрібно.
Помилка 4: Все платіжні документи клієнт тепер повинен друкувати вручну і тільки за допомогою спеціальної програми, що поставляється з АПС ...
Насправді: Це було б занадто жорстоко по відношенню до клієнтів. Ніхто не збирається відбирати у них улюблену "1С-Бухгалтерію" або забороняти використання для друку платіжних документів Microsoft Excel або Microsoft Word. Насправді АПС "перехоплює" всю інформацію, виведену на принтер в процесі друку з майже будь-якої програми. Потім з отриманих таким чином реквізитів платіжного документа формується і друкується штрих-код.
Помилка 5: АПС прискореного введення документів занадто дорога для клієнтів банків ...
Насправді: Програмне забезпечення АПС-Друк, яке встановлюється у клієнтів банків, поставляється банкам безкоштовно на необмежену кількість установок.
Помилка 6: Клієнтам немає ніякої вигоди від використання АПС ...
Насправді: Вигода є, і чимала. По-перше, клієнту немає необхідності маятися в черзі в оперзале банку в очікуванні, поки менеджер рахунку вручну обробить його документи. По-друге, плата за обробку платіжного документа з штрих-кодом нижче, ніж за обробку документа без нього.
Помилка 7: АПС - це заміна системі "Банк-клієнт" ...
Насправді: АПС не замінює, а доповнює систему "Банк-клієнт". Користувачами АПС стають такі клієнти банків, які по ряду обставин (фінансовим або через недовіру до техніки) не згодні на установку системи "Банк-клієнт".