Школа бухгалтера № 26 :: Передача справ при звільненні головбуха

Школа бухгалтера № 12 (25.6.2007)
урок права

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Головний бухгалтер, який не перевірив стан бухгалтерської документації, що залишилася після його звільненого попередника, ризикує відповісти перед законом. Так стверджує ДПАУ в листі від 17.04.2002 р № 3125/5 / 26-2119, в якому мова йде про ситуацію, що стався на одному з підприємств України. Ознайомимося з нею.

За результатами перевірки дотримання податкового законодавства ВАТ «Луганськгаз» податківці склали акт і рішення, якими зафіксували порушення та донарахували підприємству податки і пеню на загальну суму 379,6 тис. Грн.

Також щодо головного бухгалтера підприємства Лісовий О.М. податковою міліцією було порушено кримінальну справу за ознаками діяння, передбаченого ст. 212 Кримінального кодексу України (далі - КК України) - «Ухилення від сплати податків, зборів, інших обов'язкових платежів». В ході розслідування кримінальної справи було встановлено, що порушення податкового законодавства були допущені не Лісовий О.М., а головним бухгалтером, який працював на підприємстві раніше.

Тому кримінальну справу щодо Лісовий О.М. по ст. 212 КК України було закрито в зв'язку з відсутністю в її діях умисного ухилення від сплати податків. Проте, слідчі прийшли до висновку, що Лісова О.М. в силу свого службового становища зобов'язана була перевірити бухгалтерську документацію, яка при призначенні її на посаду залишилася від попереднього головного бухгалтера. Оскільки вона цього не зробила, в її діях простежується склад злочину, передбачений ст. 367 КК України «Службова недбалість».

Наведений приклад переконливо доводить, що перевіряти стан бухгалтерського обліку і бухгалтерської документації при заміні головбуха дійсно необхідно. Але питання про те, хто і що повинен перевіряти, чи не такий вже і однозначний, і до нього ми ще повернемося.

У будь-якому випадку перевірку стану бухгалтерського обліку робити доречніше ще до моменту звільнення головбуха. Також до моменту такого звільнення необхідно забезпечити передачу справ від «старого» головбуха «новому». Для цього практикується складання акту прийому-передачі справ. Чи існують якісь законодавчі вимоги щодо цієї процедури?

Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затверджене постановою Кабміну з 03.04.1993 року № 250, передбачало необхідність прийому-передачі справ при звільненні головбуха. Так, в п. 26 цього нормативного документа вказувалося, що при звільненні головного бухгалтера проводиться передача справ призначеному головному бухгалтеру (а при відсутності такого - працівникові, призначеному наказом керівника підприємства, установи), під час якої перевіряється стан бухгалтерського обліку та достовірність звітних даних, складається відповідний акт, який затверджується керівником підприємства, установи. Проте зазначене Положення втратило силу, а отже, відповідні вимоги не діють.

Подібна норма міститься також в Положенні про головних бухгалтерів, затвердженого постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.1980 р № 59 (далі - Положення № 59). Даний нормативний документ офіційно залишається чинним (тобто він не скасований), але існують суперечки щодо можливості його застосування в Україні на сьогоднішній день. Так, Мінфін вважає, що даний нормативний акт застарів і не може застосовуватися в Україні (лист Міністерства від 17.10.2003 року № 31-04200-30-23 / 148). А ось ГоловКРУ відстоює протилежну точку зору і наполягає на тому, що Положення № 59 все ще має силу нормативного акту і їм слід керуватися (лист ГоловКРУ від 16.09.2003 р № 12-14 / 384).

У п. 6 Положення № 59 передбачено, що прийом і передача справ при призначенні і звільненні головного бухгалтера оформляється актом після перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності. Копія цього акта направляється до вищестоящого органу. В необхідних випадках прийом і передача справ головним бухгалтером здійснюється за участю представника вищого органу.

Звичайно ж, наведені правила слід сприймати з урахуванням реалій сьогодення: коли мова йде про суб'єктів господарювання, які не належать до державного або комунального сектору економіки, про погодження відповідних дій з вищим органом і мови бути не може. Але все ж слід визнати, що питання юридичної сили Положення № 59 принциповий. Адже жоден інший діючий нормативно-правовий акт не передбачає необхідності прийому-передачі справ при зміні головбуха.

Це означає, що головний бухгалтер, який залишає посаду, не зобов'язаний передавати справи і підписувати відповідний акт. Отже, передача справ - річ добровільна, змусити (з посиланням на відповідні правові норми) головного бухгалтера підписати акт не вдасться, а потурбується про це повинен керівник і особливо новий головний бухгалтер. Правда, це питання можна дещо врегулювати, якщо передбачити відповідний обов'язок в посадовій інструкції головбуха.

Але навіть якщо визнати юридичну силу Положення № 59 або передбачити обов'язок щодо передачі справ в посадовій інструкції, то чи можна відмова головбуха передавати справи і підписувати акт вважати підставою для відмови або затримки в його звільненні з роботи? Відповідь тут однозначно негативний. Якщо головбух подав заяву про звільнення за власним бажанням, його слід звільнити в передбачені трудовим законодавством терміни. Відмова здійснити передачу справ не може бути обставиною, що дає право затримати працівника на роботі протягом більшого терміну, ніж це передбачено трудовим законодавством, і відповідати йому відмовою в звільненні. Отже, якщо головбух відмовиться передавати справи (підписувати акт прийому-передачі), змусити його зробити це буде важко.

У підписанні акту прийому-передачі справ зацікавлений, перш за все, «новий» головний бухгалтер, а тому саме він повинен організувати цю процедуру. І це, не дивлячись на відсутність в законодавстві обов'язки головбуха ініціювати її і проводити (обов'язок ця стосується підприємства в особі його керівника).

Звичайно ж, форми акта прийому-передачі справ, обов'язковою до застосування, немає. Складається він в довільній формі. Вважаємо, що в акті слід відобразити тільки перелік первинних та інших переданих документів, а також їх стан (згруповані вони, прошиті, чи є в них підчищення, виправлення і т.п.). Відображати обсяги, стан і вартість основних засобів, нематеріальних активів, іншого майна, стан рахунків підприємства і подібного не слід, так як не «старий» головбух, ні «новий» не відповідають за стан майна і рахунків підприємства.

Доцільно, щоб акт прийому-передачі справ був затверджений керівником підприємства. Напис про затвердження зазвичай розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша акта, а складається такий напис з назви посади керівника, його прізвища та ініціалів, дати затвердження і особистого підпису. Підпис керівника засвідчується печаткою підприємства.

Так як на підприємстві не може бути одночасно два головних бухгалтера, а головбух, який звільняється, повинен передати справи до моменту звільнення, можемо запропонувати наступні способи передач справ:

- справи передаються і акт оформляється з кимось із працівників бухгалтерії, а цей працівник, в свою чергу, передасть справи «новому» головбухові, коли його призначать на посаду;

- справи передаються майбутньому головному бухгалтеру, який на момент такої передачі приймається на роботу як звичайний бухгалтер, а вже після прийняття справ і звільнення «старого» головбуха, призначається на посаду;

- справи передаються якомусь іншому працівникові, який потім передасть їх новопризначеному головному бухгалтеру.

Скажемо ще кілька слів про перевірку стану бухгалтерського обліку та звітності. Як ми вже згадували, така перевірка відповідно до вимог Положення № 59 повинна передувати підписання акту прийому-передачі. Проте, на нашу думку, покладати на головного бухгалтера обов'язок здійснення такої перевірки недоречно і незаконно. Чи не його компетенція і не його клопіт перевіряти якість роботи свого попередника.

Вважаємо, що організувати перевірку стану обліку і звітності на момент звільнення головбуха і передачі справ має керівництво, а доручати таку перевірку доцільно аудиторам. Що ж стосується головного бухгалтера, який приймає справи, то він повинен лише перевірити, чи правильно в акті прийому-передачі відображені перелік і стан переданих йому документів.

Дмитро Гарний, юрист

Аудиторський висновок при ліквідації підприємства
повторення вивченого
Ні для кого не секрет, що аудиторські послуги по кишені далеко не всім підприємствам, а тим, хто взагалі не зміг знайти себе на ринку, і поготів. Чи дійсно необхідно підтверджувати в аудитора вірогідність ліквідаційного балансу при ліквідації ...

Строковий трудовий договір
№ 22 (2.6.2008) :: Урок права
У практиці функціонуючих підприємств нерідко зустрічаються випадки, коли вони змушені вдаватися до застосування строкового договору з урахуванням інтересів працівників і роботодавців, що обумовлюється особливим порядком укладення та розірвання таких трудо ...

Використання підприємством чужих автомобілів
№ 20 (19.5.2008) :: Урок права
У попередньому матеріалі ми розглядали випадки оформлення використання підприємством чужих автомобілів (орендованих, що перебувають у безоплатному користуванні, та автомобілів працівників). На сьогоднішньому уроці права розглянемо питання щодо офор ...