- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Випадки, в яких необхідно заповнення форми ПКО
- форма ПКО
- Як оформляється прибутковий касовий ордер
- Оформлення ПКО можуть виробляти такі співробітники компанії:
- Як правильно заповнити прибутковий касовий ордер
- Заповнення бланка прибуткового касового ордера
- Заповнення бланка ПКО здійснюється в наступному порядку:
- Заповнення квитанції до прибуткового касового ордеру
- У відривний квитанції, яка є додатком до ПКО повинні бути відображена наступна інформація:
- Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
- Чим загрожує відсутність прибуткового касового ордера
Прибутковий касовий ордер відноситься до документів первинної облікової документації. Основне його призначення - підтвердження прийому готівкових коштів в касу підприємства. Як правильно оформити цей документ, розповімо в статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Коли виписується прибутковий касовий ордер
Як і все первинні документи бухгалтерського обліку, прибутковий касовий ордер (далі по тексту - ПКО) складається в момент скоєння факту господарського життя (ч. 3 ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік"). Таким фактом в даному випадку є надходження грошових коштів у готівковій формі в касу підприємства.
Іншими словами, в той момент, коли проводиться здача готівки в касу, повинен бути виписаний ПКО.
Випадки, в яких необхідно заповнення форми ПКО
Заповнення й оформлення ПКО проводиться в тих випадках, коли в касу компанії надходять гроші. До таких випадків відносяться: 
- надходження і оприбуткування денної виручки. У разі реалізації товарів і послуг за готівковий розрахунок з оформленням чека або бланка суворої звітності за всю зміну повинен бути складений один ПКО;
- повернення підзвітних коштів, які не були використані;
- отримання готівкових коштів, виданих раніше в борг;
- надходження коштів до статутного капіталу.
форма ПКО
Спеціальним Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 №88 регламентована стандартна форма для ПКО (форма КО-1), зразок якої наведено нижче:
Згідно із затвердженою формою КО-1 ПКО складається з двох частин: власне сам ордер і квитанція до нього. Особа, яка здійснила здачу грошей в касу підприємства, отримує на руки квитанцію. вона засвідчується печаткою або штампом підприємства та підписується в тому ж порядку, що і ПКО. Крім того, на квитанції повинна стояти підпис касира, який здійснив прийом і оприбуткування готівкових коштів. Сам ПКО залишається в касі організації.
Як оформляється прибутковий касовий ордер
Довідка
Оформлення ПКО можуть виробляти такі співробітники компанії:
- головний бухгалтер;
- бухгалтер або інший співробітник компанії (наприклад, касир). В даному випадку повноваження даного співробітника повинні визначено керівником і узгоджені з головбухом і закріплені відповідним наказом або розпорядженням по організації;
- в разі відсутності головного бухгалтера або бухгалтера оформлення ПКО проводиться керівником компанії.
ПКО повинен бути підписаний головбухом або бухгалтером, а в разі їх відсутності - керівником організації або касиром.
У тому випадку, якщо всі касові операції з оформлення ПКО здійснює керівник компанії, то він же повинен і ставити підпис на них.
Оформлення ПКО проводиться на папері або на цифрових носіях з використанням спеціальних засобів обробки інформаційних даних - комп'ютера та спеціального програмного забезпечення.
У тому випадку, коли ПКО оформляється в цифровому вигляді, його необхідно продублювати на паперовому носії.
У ПКО за законом не можна вносити виправлення.
Читайте також:
Як правильно заповнити прибутковий касовий ордер
Працівник бухгалтерії виписує ПКО в одному екземплярі. Далі цей документ повинен бути пописаний головбухом або співробітником, які мають відповідні повноваження.
Квитанція ж до ПКО повинна бути підписана не тільки головним бухгалтером і співробітником, які мають відповідні повноваження, але і касиром, який здійснив прийом і оприбуткування готівкових коштів. Крім того, на квитанції повинен бути відбиток печатки або штампа касира.
Заповнення бланка прибуткового касового ордера
Довідка
Заповнення бланка ПКО здійснюється в наступному порядку:
- Рядок "Організація". Тут слід вказати повне найменування компанії, привести код за ЄДРПОУ, який присвоюється відділом статистики;
- Стоку "Структурний підрозділ". Вона заповнюється в тому випадку, якщо готівкові кошти надійшли з відділу даної компанії (це може бути денна виручка однієї з торгових точок). У всіх інших випадках у цьому рядку ставиться прочерк.
- Номер документа. Згідно з правилами, нумерація ПКО починається з 01.01 поточного року. У цій графі ставимо номер ПКО.
- Дата складання. Зверніть увагу, що вся первинна документація складається в день здійснення господарської операції, отже дата ПКО повинна збігатися з датою його заповнення.
- Графа "Дебет". У неї слід занести номери відповідних рахунків, а також їх кодові позначення, якщо в компанії прийнята система кодування. До цієї графи заносяться номери рахунків, за дебетом яких оформляються готівкові кошти. Організації, які видають ПКО, в графі "Дебет" ставлять, наприклад, рахунок 50 "Каса". У разі необхідності тут вказується номер субрахунка, який визначається згідно з робочим планом рахунків підприємства.
- Графа "Кредит", код структурного підрозділу, кореспондуючий рахунок і субрахунок відповідно повинні бути вказані необхідні дані - номер рахунку, в разі необхідності - субрахунка, по кредиту яких оформляється прихід готівки в касу підприємства.
- Графа "Сума". Тут вказується сума готівки, що надійшли в касу підприємства. У цій графі сума вказується арабськими цифрами.
- Графа "Код цільового призначення". Якщо в компанії не затверджена система кодування, то в цій графі ставиться прочерк.
- Рядок "Прийнято від". Тут можливі два варіанти заповнення. Якщо готівкові кошти надходять від співробітника вашої компанії, то потрібно просто вказати його ім'я, по батькові та прізвище. Якщо грошові кошти надходять з іншої компанії, то потрібно вказати і повне найменування компанії і прізвище, ім'я та по батькові співробітника через якого ці гроші були передані. Оформляється це з використанням слова "через". Наприклад, "Прийнято від ТОВ" Комунікативні технології "через Преображенського Ф.Ф."
- Рядок "Підстава". Тут слід вказати зміст господарської операції. Наприклад, "роздрібна виручка" або "оплата за договором".
- Рядок "Сума". У цьому рядку, на відміну від графи з аналогічною назвою, слід вказати суму надходять готівки прописом. Зробити це необхідно з самого початку рядка і з великої (заголовної) літери. Якщо в сумі присутні копійки, то вони вказуються цифрами. У тому випадку, якщо в рядку, в якій вказується сума, залишається порожнє місце, то його слід прокреслити.
- Рядок "У тому числі". Тут слід вказати суму ПДВ. Вона вказується цифрами. Якщо податку немає, то вказується: "без ПДВ".
- Поле "Додаток". Якщо до ПКО додаються документи, То тут слід вказати їх назву, номери і дати складання. На самих доданих документах повинен бути відбиток штампа "Отримано". Він ставиться відразу після надходження готівки в касу підприємства.
У ПКО сума надходять готівки вказується двічі - в графі "Сума" і в рядку "Сума". У першому випадку, вона вказується цифрами, у другому - прописом. Якщо в графі сума вказується з копійками, то і в відповідному рядку вона також повинні бути вказана з копійками. І навпаки, якщо в графі копійки не вказані, то і в рядку їх згадувати не варто.
Заповнення квитанції до прибуткового касового ордеру
Квитанція до ПКО заповнюється в тому ж порядку, що і сам ордер. У ній повинні міститися всі ті ж дані, що і ПКО.
Довідка
У відривний квитанції, яка є додатком до ПКО повинні бути відображена наступна інформація:
- Повна назва компанії;
- Номер ПКО і дата його складання;
- Відомості "Прийнято від"
- Підстава (зміст господарської операції);
- Сума надходять готівкових коштів;
- У тому числі (податок або його відсутність)
- Підпис головного бухгалтера або керівника організації;
- Підпис касира, яка здійснила прийом готівкових коштів.
Дії касира після отримання грошових коштів
Після заповнення всіх граф і рядків квитанції, касир здійснює прийом грошей і тільки після їх отримання ставить свій підпис, а також вказує свої ПІБ на ордері і що пропонуються до нього квитанції.
На квитанції також повинна бути вказана дата, коли були прийняті готівкові кошти і стояти підпис касира. Відбиток штампа або печатки на квитанції здійснюється таким чином, що частина відбитка заходить на сам ПКО.
Після надходження готівки до каси підприємства, касир повинен відірвати квитанцію, додані до ПКО по лінії відриву. Квитанція видається співробітникові, який здав гроші, а сам ордера повинен залишитися в касі. У касовій книзі (форма КО-4) повинен бути зроблений запис про надійшли готівкових коштах.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
У Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів проводиться реєстрація ПКО до того, як він потрапить в касу підприємства. Журнал має форму КО-3.
У загальному вигляді даний Журнал має своїм призначенням здійснення обліку всіх касових документів, що утворюються в ході ведення касових операцій. У ньому здійснюється реєстрація прибуткових і видаткових касових ордерів.
Сама форма КО-3 являє собою зразок обкладинки і вкладних аркушів. За даним зразком здійснюється оформлення та заповнення всіх сторінок даного документа.
Вкладний лист Журналу складається з двох блоків: перший використовується для реєстрації прибуткових документів (графи з першої по четверту), а другий - для реєстрації видаткових документів (графи з п'ятої по восьму).
Чим загрожує відсутність прибуткового касового ордера
Як вже зазначалося вище, ПКО є різновидом первинної касової документації . Стаття 120 Податкового кодексу РФ передбачає накладення на платника податків певних штрафних санкцій в разі відсутності або неправильного оформлення первинної касової документації. Зокрема, грубе порушення правил обліку доходів і витрат об'єктів оподаткування карається штрафом в розмірі 10 000 рублів.
Відсутність або неправильне оформлення первинної касової документації, до якої відноситься ПКО, є саме грубим порушенням правил обліку доходу і витрат організації, що підлягає оподаткуванню.
Крім того, якщо у організації, яка є покупцем певних товарів і послуг, будуть відсутні первинні касові документи для податкового органу це може стати підставою для відмови визнати витрати на покупку з метою оподаткування прибутку, а також єдиного податку згідно із спрощеною системою оподаткування.
Читайте також: