- Що таке особиста справа працівника
- Як повинен оформлятися журнал обліку
- Як сформувати документи в справу
- Заповнення титульного аркуша - зразок
- Правила формування досьє
- Як скласти внутрішній опис - зразок
- Оформлення після звільнення співробітника
- Порядок обліку та зберігання документів в організації
- Журнал обліку особистих справ - зразок
- Як вносити поправки в досьє
- Особливості зберігання персональних справ
- Ознайомлення з персональним досьє
Керівник, який бажає контролювати якість праці і зміну кадрів в організації, повинен сформувати систему обліку даних про персонал. Він має право видати наказ, що містить інструкції зі складання особистих справ працівників, а також список відповідальних за кадровий облік.
Що таке особиста справа працівника
Це набір документів про працівника фірми. Містить також його персональні дані, відомості про стаж роботи та кар'єрних досягненнях. Кадрові відділи в державних і відомчих структурах (ст. 42 № 79-ФЗ від 27 липня 2004 роки) зобов'язані заводити і зберігати досьє на службовців. У комерційних і цивільних організаціях питання кадрового обліку вирішуються на розсуд керівника.
Як повинен оформлятися журнал обліку
Якщо політика компанії передбачає наявність персональних справ, фахівець з кадрів оформляє досьє і веде журнал обліку. Справи можна заводити на кожного працівника або на ключових службовців фірми:
- керівництво і заступники;
- експерти компанії;
- працівники посад з високим рівнем матеріальної і фінансової відповідальності;
- службовці з перспективою кар'єрного росту.
Упорядкована за алфавітом і в хронологічній послідовності база даних співробітників зручна і необхідна для оперативного підбору відомостей.
Порядок оформлення і реєстрації персональних справ встановлюють внутрішні документи компанії - інструкція з кадрового діловодства або інструкція з обліку кадрів. Складаючи подібну інструкцію:
- Виберіть і вкажіть посади, наявність персонального справи для яких є обов'язковим.
- Пропишіть, які документи повинні бути представлені в оригіналі, а для яких досить копій.
- Розробіть механізм утворення і правила зберігання особистих справ.
- Сформуйте реєстр відповідальних за базу даних.
Наймаючи персонал за сумісництвом, керівник має право завести досьє на кожного прийнятого співробітника. Справа оформляється в загальному порядку, до трудового договору прикладається ксерокопія паспорта сумісника і документи, що свідчать про його кваліфікації (при необхідності).
Як сформувати документи в справу
Оформляючи договір з новим співробітником, фахівець з кадрів заводить папку з особистою справою. В папку він підшиває договір і додаткові угоди, резюме, ксерокопії документів і персональну картку службовця.
Забороняється вписувати в досьє інформацію про переконання персоналу компанії щодо політики і релігії, а також про участь в роботі громадських організацій. Виняток - письмову згоду працівника.
Заповнення титульного аркуша - зразок
Документи особової справи в хронологічному порядку укладають в папку-швидкозшивач. на титульному аркуші вказують відповідно до ГОСТ 17914-72:
- П.І.Б. співробітника;
- дату укладення договору;
- дату складання справи;
- порядковий номер.
Зразок заповнення обкладинки особової справи допоможе начінаючему кадровику привести документи в порядок
Порядковий номер папки повинен відповідати номеру досьє в книзі обліку. Її оформляють відповідно до п. «Б» ст. 695 Переліку типових управлінських документів. Дані на сторінки справи вносять вручну, розбірливо, ручкою синього або чорного кольору.
Правила формування досьє
Склад особової справи визначає адміністрація компанії в приватному порядку. Типовий набір документів:
- заповнена при прийомі на роботу анкета;
- заява про прийом на роботу;
- ксерокопія наказу;
- копії сторінок паспорта з пропискою і фотографією;
- копії ІПН та СНІЛС;
- документ про освіту;
- персональна картка і фотографія;
- рекомендації від попередніх роботодавців;
- копія трудового договору;
- опис вмісту папки.
Додаткові документи:
- свідоцтва про шлюб / розлучення / народження дитини;
- довідки, накази про переведення;
- документи про премії і штрафи;
- довідки про рівень доходу;
- грамоти, дипломи;
- інші.
Всередині папки документи розташовують згідно хронології надходження, при цьому папери тимчасового зберігання повинні знаходитися окремо від тих, які будуть зберігатися постійно. Додатки повинні лежати разом з документами, до яких відносяться.
Не всі кадрові працівники знають, скільки листів може бути в справі. Правила діловодства свідчать, що товщина папки не може перевищувати 4 см - справи товщі слід розформувати на два томи.
Особиста справа - закритий від сторонніх документ. Доступ до даних співробітників є тільки у керівника і фахівця з кадрів.
Як скласти внутрішній опис - зразок
Спеціаліст по кадрам заповнює внутрішню опис вмісту у вигляді таблиці. Опис зростає в міру поповнення папки і містить інформацію про всі вкладених документах, їх номерах, назвах і числі листів. Сторінки описи не входять в суцільну нумерацію.
В описі роблять запис із зазначенням загального числа прикріплених документів і аркушів справи. Відповідальний фахівець ставить свій підпис і вказує посаду та поточну дату.
Зразок заповнення опису
Найменування стовпців внутрішнього опису:
- номер по журналу обліку особистих справ;
- індекс документа - згідно з номенклатурою;
- дата складання документа;
- дата прийняття документа в справу;
- примітка.
Оформлення після звільнення співробітника
Коли досьє направляють в архів, кадровий фахівець складає лист-засвідчувач , Де вказує кількість аркушів справи, кількість аркушів опису і позначає номера пропущених сторінок. Також він залишає примітка, куди заносить особливості технічного стану справи - нерозбірливий текст, склеєні листи, порвані сторінки. В кінці опису співробітник ставить підпис і пише дату передачі справи до архіву.
Бланк внутрішнього опису знаходиться тут .
Порядок обліку та зберігання документів в організації
Для реєстрації в кадровому відділі заводять журнал або книгу обліку, куди по порядку вносять номера кожного досьє.
Журнал обліку особистих справ - зразок
Книгу обліку заповнюють згідно з типовою формою. Ключові графи:
- порядковий номер;
- номер справи;
- П. І. Б. співробітника і посаду;
- дата формування справи;
- дата передачі справи до архіву.
Зразок заповнення журналу
Відповідальний працівник після запису інформації про нову справу ставить свій підпис. Бланк журналу обліку тут .
Як вносити поправки в досьє
Коригування до особової справи має право вписувати тільки фахівець відділу кадрів, певний наказом директора, а в періоди відпустки - виконуючий обов'язки. Виправлення вносять згідно з вимогами до заповнення первинної документації - некоректну напис закреслює горизонтальною лінією, а поруч ставлять підпис і дату. До справи прикріплюють копії документів, які свідчать про необхідність коригувань.
Особливості зберігання персональних справ
Зберігати досьє на співробітників потрібно так, щоб виключити доступ до них третіх осіб. Справи містять в залізному сейфі, по порядку відповідно до номерів. Ключ від сейфа доступний тільки керівнику і працівникові, відповідальному за облік кадрів.
Тривалість зберігання справи в відділі кадрів - весь час, поки працює співробітник. З моменту звільнення досьє передається в архів, і призначається новий термін зберігання - 75 років. На держслужбі після звільнення службовця папка зі справою залишається у відділі кадрів 10 років, і тільки потім направляється в архів.
Ознайомлення з персональним досьє
Приватне справа не видається на руки працівникові, за винятком випадків, коли про це є наказ керівника компанії. Щорічно фахівець відділу кадрів в присутності комісії надає справу працівникові для ознайомлення. Той не має права вносити коригування, додавати або вилучати документацію з папки. У разі виявлення неточностей він зобов'язаний заявити про це відповідальному по кадрам, прикріпивши до заяви копії підтверджуючих документів.
Отримуючи досьє на руки за розпорядженням керівника, співробітник розписується в журналі обліку.
Державна структура і приватне підприємство зобов'язані однаково відповідально ставитися до обліку і, формуючи базу досьє, дотримуватися вимог нормативно-правових актів та ГОСТ, що стосуються оформлення внутрішньої документації компанії. Кадровий фахівець, працюючи зі справами, зобов'язаний дотримуватися вимог Трудового кодексу РФ у сфері захисту персональних даних працівників.