- Як складати і відправляти звіт в ПФР
- Як провести додаткову перевірку звіту в ПФ РФ перед здачею?
- Це можна зробити:
- Веб-сервіси
- програмні засоби
- Ця програма контролює формати і логіку заповнення, а також:
- коригування звіту
Для того щоб громадяни нашої країни отримували свою пенсію в повному обсязі, відповідно до того, скільки їм потрібно, в наше життя було впроваджено таке поняття, як персоніфікований облік. Він ведеться Пенсійним Фондом, куди звіти подаються індивідуально на кожного співробітника. Індивідуально відбувається і нарахування внесків, оскільки їх ставка залежить від суми заробітної плати, виплаченої кожному найманому працівнику.
Правильність нарахування внесків та своєчасність їх перерахування до Пенсійного фонду перевіряються за допомогою звітів. Період здачі звітних документів до Пенсійного фонду зазвичай додає бухгалтерії будь-якого підприємства багато клопоту. Обсяг роботи особливо збільшився з моменту введення в 1999 році персоніфікованого обліку. Саме тоді до звіту щорічно стало необхідно докладати окрему форму, яку заповнюють на кожного працівника. З 2010 року заповнювати форму стало необхідно раз на півроку, а з 2011 року це стало щоквартальної обов'язком. Клопоту у бухгалтерів, і, відповідно, можливостей зробити помилку, істотно додалося.
Тепер щоквартально бухгалтер повинен перевіряти і узагальнювати в відповідну форму дані по нарахуванню та сплаті пенсійних внесків на кожного співробітника підприємства, а також дані про своєчасність розрахунків по виплаті працівникові заробітної плати. Це дуже великий обсяг роботи, особливо, якщо на підприємстві є велика кількість співробітників або існує плинність кадрів (будівництво, підприємства громадського харчування). Щоб перевірити звіт ПФР на таких підприємствах, найчастіше потрібна значно більше часу, ніж просто його підготувати.
Але професійні бухгалтери добре знають, що, скільки б проблем в обліку кадрів ні існувало об'єктивно, які б нові вимоги до форм і їх заповнення коли висував Пенсійний фонд, перевірка звітності програмними засобами або за допомогою залучених фахівців допоможе виявити всі помилки і уникнути відмови в прийнятті .
Наявність будь-якої помилки загрожує поверненням звіту на коригування, штрафними санкціями і позачерговими перевірками. Це не потрібно ні керівникам підприємств, ні бухгалтерам, тому питання точності наданої інформації та способів її перевірки необхідно приділяти підвищену увагу. Чим точніше буде складено звіт, чим менше він зажадає коригувань, тим легше і безболісніше пройде камеральна перевірка.
Крім того, в разі здачі звітності в електронній формі може виникнути будь-яка помилка, пов'язана з певними недоробками в програмі 1С, що регулярно відбувалося при здачі звітності за другий квартал 2014 року. Зокрема, при здачі можуть пропасти деякі частини файлів або інформація може завантажитися в повному обсязі. Іноді при подачі звітних документів в електронному вигляді відстежити такі помилки не представляється можливим.
Як складати і відправляти звіт в ПФР
Перед підготовкою звіту завжди варто переконатися в тому, що ніщо не змінилося в формах звітності або в порядку їх заповнення. Такі зміни можна відстежувати за бухгалтерськими версіями правових програм або під час особистих візитів до Пенсійного фонду, де інформаційні стенди сповіщають про зміни. Практики централізованої розсилки Пенсійним Фондом даних про нові вимоги поки не введено, тому всі нововведення необхідно відстежувати своїми силами. Якщо бухгалтер виявиться не в курсі останніх змін і якщо він здасть звіт в старій формі, то цей документ може бути відхилений.
Звіт в електронному вигляді приймається після проходження формально-логічного контролю, це означає, що перевіряють правильність форми і заповнення всіх необхідних полів і збіг даних застрахованих осіб з наявними в базі даних ПФ. Фактичні ж помилки виявляються вже на стадії камеральних перевірок.
Іноді нові форми звітності з'являються щоквартально, як було, наприклад, в 2010 році, і така активність з боку Пенсійного фонду вимагала від бухгалтерів великого вміння орієнтуватися в законодавстві і виконувати величезний обсяг незвичної роботи протягом короткого часу. А при такому поспіху помилки неминучі.
Як провести додаткову перевірку звіту в ПФ РФ перед здачею?
Кожен бухгалтер впевнений у своєму професіоналізмі і зазвичай не вважає за необхідне додатково перевіряти звіт перед відправкою. Це не завжди обґрунтовано, оскільки в звіт можуть украстися і фактичні помилки, і інші невеликі недоліки, які можуть виявитися підставою для відмови в його прийнятті. Щоб уникнути таких ризиків, звіт краще заздалегідь перевірити.
Це можна зробити:
- із залученням аудиторської компанії
- з використанням спеціального веб-сервісу
- з використанням спеціальних програмних засобів
аудиторські компанії
Якщо на підприємстві не встановлена програма, що дозволяє перевірити звіт, то можна звернутися в бухгалтерські або аудиторські компанії , Професійно здійснюють діяльність з перевірки правильності складання бухгалтерської звітності. Вони зазвичай встановлюють у себе всі необхідні програмні засоби, тому перевірка не займає багато часу. Ціна її також буде невисока, а бухгалтера вона позбавить від неприємних наслідків допущеної помилки.
Веб-сервіси
Існують також і веб-сервіси, що надають можливість перевірки правильності звітності. Перевірка файлу звіту в ПФ РФ з їх допомогою займає мінімальний час, але допомагає виявити практично всі помилки.
програмні засоби
Для перевірки відомостей та правильності заповнення звіту сам Пенсійний фонд рекомендує користуватися таким програмним засобом як CheckXML.
Ця програма контролює формати і логіку заповнення, а також:
- звіряє суми нарахованих і сплачених внесків
- перевіряє правильність застосування тарифів
Установка програми або використання інших способів перевірки даних і форматів дозволить уникнути численних помилок. Якщо в ході перевірки вони будуть виявлені, особливо в частині неправильно сплачених внесків, то буде необхідно внести зміни в порядок сплати, донарахувати та доуплатіть внески. Невиконання цього правила може призвести до штрафних санкцій.
коригування звіту
Існують три основні причини відмови в прийнятті звіту:
- звіт не пройшов форматно-логічний контроль
- дані, зазначені в звіті, не відповідають даним, наявним у ПФ РФ (помилка в номері застрахованої особи або інші аналогічні помилки)
- компанія раніше не здавала звітність, пропустивши один або кілька періодів
У першому або другому випадку для здачі звіту необхідна його коригування, в третьому - доздачу звітності за пропущені періоди.
Якщо звіт був не прийнятий Пенсійним фондом і повернений на коригування, перш за все, слід встановити, пов'язана помилка з проблемою програми або з фактичної помилкою самого бухгалтера. Програмна помилка часто проявляється у вигляді недостачі декількох рядків тексту в файлі. Іноді, якщо усунути такі помилки не виходить, має сенс роздрукувати звіт і доставити його особисто і не в електронному вигляді, а в паперовому, з додатком дискети.
Власні помилки ж виправляються в ході коректування досить швидко. Всі коригування здаються після закінчення загального терміну здачі звітності, але краще робити це максимально швидко, щоб спростити проходження камеральної перевірки.
Перевірка звіту перед його здачею допоможе уникнути багатьох неприємностей. Тому бухгалтеру не варто розраховувати тільки на свою уважність. Для перевірки слід вибрати спосіб або програмний засіб, який підійде саме йому і допоможе здати звітні документи в Пенсійний фонд без помилок.
Всі права на дану публікацію належать ГК "Аудит А".
При повному або частковому цитування матеріалу на інших сайтах дозволяється лише за наявності активного посилання на цю сторінку.
Копії матеріалу відстежується автоматичними засобами перевірки унікальності.