- вигоди аутсорсингу
- Чим і кому вигідний бухгалтерський аутсорсинг?
- ризики аутсорсингу
- Як уникнути неприємностей?
Анна Алексєєва,
заступник директора
з питань аудиту та бухгалтерського обліку
ТОВ «Фінансова лабораторія»
В останні роки аутсорсинг набув широкого поширення в білоруській бізнес-середовищі, переставши бути дивиною. Так, фірми все частіше передають на аутсорсинг свою бухгалтерію.
Організаціям зовсім не обов'язково утримувати власну бухгалтерію. Замість цього можна скористатися послугою аутсорсингу, передавши справи сторонньої компанії або приватного спеціаліста. Такий варіант підійде тим, хто хоче заощадити і зробити свій бізнес мобільним, або тим, кому ніколи возитися з численними фінансовими документами і бланками звітності.
вигоди аутсорсингу
За статистикою більшість білоруських фірм вважають за краще зовнішньої бухгалтерії власну. Проте малий і середній бізнес все частіше використовують послуги аутсортінгових організацій, укладаючи договори на надання необхідних їм послуг. Що це дає власникам бізнесу?
1. Структурну і кадрову оптимізацію процесів фірми. Необхідно відзначити і те, що на противагу штатним співробітникам компанія, що надає послуги аутсорсингу, не йде на лікарняний, чи не бере відпустки або відгули.
2. Можливість користуватися послугами працівників з високою кваліфікацією.
3. Скорочення площ, що орендуються для ведення бізнесу.
4. Зменшення податкового навантаження: завдяки використанню аутсорсингу фонд оплати праці значно скорочується, а слідом за цим і страхові відрахування стають менше.
Чим і кому вигідний бухгалтерський аутсорсинг?
Якщо говорити конкретно про бухгалтерський аутсорсинг, то, по-перше, це реальна економія на витратах. Якщо ви повністю доручаєте бухоблік сторонній фірмі, у вас вже немає необхідності утримувати свою бухгалтерію.
По-друге, найчастіше такі послуги надають аудиторські компанії. В результаті бізнесмен отримує не тільки бухгалтера, а й аудитора, консультанта з питань податкового обліку, фахівця в галузі трудового законодавства, кваліфікованого юриста.
По-третє, віддати бухоблік сторонньої організації можна на будь-якому етапі діяльності і в якому завгодно стані. Наприклад, якщо головний бухгалтер звільнився перед самою здачею балансу, а на пошук нового фахівця у вас просто немає часу, то аутсорсинг бухобліку - непоганий вихід зі скрутного становища. Звичайно, доведеться заплатити подвійну, а то й потрійну ціну, але це того варто, адже звітність буде складена грамотно і здана вчасно. До того ж при аутсорсингу надаються гарантії і страхуються ризики.
По-четверте, аутсорсинг бухгалтерських послуг найчастіше зручний і вигідний компаніям, які займаються декількома видами бізнесу. Скажімо, знайти бухгалтера, добре розбирається і в будівництві, і в торгівлі, і в наданні послуг, практично неможливо, а тримати п'ять бухгалтерів в штаті - накладно. При аутсорсингу ж таких проблем не виникає. Підприємець ставить перед аудиторською компанією чітке завдання: організувати бухгалтерію в конкретній фірмі, з усіма її особливостями.
Крім того, аутсорсинг вигідний тим, хто займається сезонним бізнесом (не будеш же кожен квартал набирати новий штат фінансистів!). Використання зовнішньої бухгалтерії ефективно і при реалізації інвестиційних проектів, коли інвестор і керуючий - не одне і те ж обличчя. У цьому випадку простіше забезпечити незалежність обліку і ввести механізм контролю за освоєнням інвестицій.
Отже, аутсорсинг вигідний тим, хто тільки починає свій бізнес, інвесторам, зацікавленим в незалежному контролі за ходом інвестпроекту, а також підприємцям, яким необхідно відновити бухгалтерський облік або скоротити свої витрати.
Слід зазначити, що за кожним замовником закріплюється персональний головний бухгалтер. При цьому клієнт аутсорсингової компанії при наявності спірної (складної) ситуації може обговорити за «круглим столом» наболілі питання, вислухати думки кількох висококваліфікованих фахівців, що допоможе прийняти правильне рішення.
Кожна компанія, що надає послуги аутсорсингу, прагне бути кращою, постійно вдосконалюючи якість послуг, що надаються, знаходити спільну мову навіть з найважчими клієнтами, шукати неординарні рішення поставлених завдань, орієнтуючись на виявлення і задоволення дійсних потреб та побажання клієнта. Найголовніше для аутсорсингової компанії - її ділова репутація перед партнерами і держорганами, яка не може ставитися під сумнів ніколи.
ризики аутсорсингу
Найголовніший ризик - ви відкриваєте все відомості про свою діяльність стороннім особам. Тому, якщо підприємець побоюється, що дані про його компанії можуть потрапити в руки конкурентів, йому краще заздалегідь перевірити благонадійність і порядність зовнішніх бухгалтерів. Звичайно, конфіденційну інформацію можна отримати і з інших джерел, але у випадку з аутсорсингом такі матеріали бізнесмен передає в чужі руки добровільно.
Ще один аргумент проти використання зовнішньої бухгалтерії - відсутність контролю за діяльністю фірми або фахівців, що надають бухгалтерські послуги. Рахівника, який складається в штаті компанії, керівник може повністю перевірити і організувати його роботу так, як йому зручно. Через підприємця проходять всі бухгалтерські документи. І нехай навіть бізнесмен не завжди добре розбирається в звітності, але те, що він зайвий раз проконтролює свого співробітника, піде всім тільки на користь. А ось при використанні зовнішньої бухгалтерії підприємець практично ізольований від підготовки і здачі звітності, що може спричинити за собою дуже неприємні наслідки.
Ось що розповів один з клієнтів аутсорсингової організації: «У нас була невелика фірма, яка здійснювала експорт продукції зі складу в Республіці Білорусь. Офіс був дуже маленький, там працювали всього троє співробітників. Мати власну бухгалтерію було просто невигідно. З двох варіантів - бухгалтер-надомник або фірма - вибрали другий. Послуги трохи дорожче, але ми думали, що фірма - більш надійний варіант. І уклали договір, згідно з яким щотижня представляли всі наші первинні документи. Яке ж було здивування, коли ми дізналися, що протягом півроку від нашого імені в податкову інспекцію йшли нульові звіти! У нас пройшла виїзна податкова перевірка, яка виявила купу порушень ».
З цієї причини настійно рекомендуємо періодично запитувати у аутсорсингової організації звіти про діяльність вашої фірми, наприклад, за формою, розробленою вами з урахуванням специфіки діяльності.
Втім, подібних проблем можна уникнути. Укладаючи договір з компанією, яка надає аутсорсингові послуги, розумно передавати документи за описом або просто надавати копії.
Коли все оформлено за правилами і бізнесмен користується послугами спеціалізованої компанії, слід врегулювати порядок відшкодування шкоди. Якщо фірма несумлінно підійшла до виконання своїх функцій, в результаті чого вашої компанії було завдано збитків, вона повинна відшкодувати втрати - платить той, хто «напартачив». До слова, відповідальність фірми-виконавця перед замовником передбачена цивільним законодавством.
І останнє. Коли підприємець укладає договір, компанія обіцяє, що ваш облік вестимуть «фахівці найвищої кваліфікації». Але на практиці невеликі фірми, які надають аутсорсингові послуги, залучають кадри з вельми сумнівною кваліфікацією - вони дешевші. Вести звітність і весь бухгалтерський облік доручається НЕ аудиторам, а тим же самим бухгалтерам-надомників. Результати можуть бути плачевними. І якщо виникне конфліктна ситуація, існує небезпека просто не знайти кінців. Притягнути до відповідальності недбайливого бухгалтера неможливо - швидше за все, з фірмою його не пов'язують договірні відносини.
Як уникнути неприємностей?
Якщо підприємець вирішить віддати бухоблік в руки спеціалізованої компанії, йому варто більше дізнатися про неї. І тут виникає проблема вибору аутсорсингової фірми або фахівця.
Кращий варіант - скористатися рекомендацією колег, партнерів, знайомих або друзів. Якщо такої можливості немає, то інформацію доведеться шукати самостійно. Звичайно, звертатися в детективне агентство не потрібно. Щоб зробити правильні висновки, найчастіше досить проаналізувати інформацію, яку фірма сама надає про себе.
Незважаючи на те, що послуги аутсорсингу не ліцензуються, найчастіше їх роблять аудиторські компанії. Тому перш за все дізнайтеся, чи є у працівників фірми атестати аудиторів на здійснення аудиторської діяльності. Крім того, грає роль час роботи компанії на ринку, наявність у неї різних сертифікатів, дипломів. До речі, кількість послуг аутсорсингової фірми теж має чимале значення. Відповідно, чим ширше їх спектр, тим краще - тоді компанія зможе вирішити набагато більше завдань.
Досить часто між бухгалтерськими компаніями і різними держорганами складаються, так би мовити, неформальні відносини. Однак охопити всі служби, скажімо, податкової інспекції неможливо. Тому є сенс підбирати аутсорсингової компанії в залежності від того, де підприємець або фірма перебувають на обліку і де у аутсорсеров є зв'язку. Тоді зовнішні бухгалтери будуть з легкістю вирішувати всі проблеми в офіційних структурах.
Крім цього, необхідно уточнити, хто саме буде готувати вашу звітність. Спеціаліст, який стане вести бухгалтерію, повинен бути співробітником фірми. Не зайвим буде ознайомитися з ним безпосередньо і з'ясувати його професійний рівень. Диплом просити зовсім не обов'язково - це прерогатива роботодавця, а ось поставити фахівця кілька специфічних питань підприємцю не завадило б.
На закінчення хочеться відзначити: постачальників у будь-якого підприємства можуть бути сотні, а ось аутсорсер бухгалтерії - тільки один. Витрати підприємства на аутсорсинг бухгалтерського обліку - невисока плата за впевненість власників, клієнтів і партнерів в стабільному положенні компанії.
«Фінансовий директор» № 11-2012, стор. 61-63; Завантажити в PDF
Що це дає власникам бізнесу?Чим і кому вигідний бухгалтерський аутсорсинг?
Як уникнути неприємностей?