Законодавчо не встановлені вимоги вести журнали реєстрації лікарняних. Однак ведення таких журналів на підприємстві має свої переваги, про які йтиметься далі.
Ведення організаціями такий облікової форми як Журнал обліку листків непрацездатності законодавством не передбачено. Однак згідно зі статтею 739 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту України від 12.04.2012 № 578/5, журнали реєстрації листків непрацездатності зберігають в організаціях три роки після закінчення журналу.
Переваги ведення такого журналу є безсумнівні. Особливо їх оцінять в організаціях з великою чисельністю працівників, де складанням табелів, заповненням розділів зворотного боку листка непрацездатності займаються працівники різних структурних підрозділів.
Читайте також: Тривалість лікарняного листа при різних захворюваннях
Фіксація дати подання листка непрацездатності в журналі мінімізує ризик виникнення конфліктної ситуації, якщо листок непрацездатності працівник подасть після проведення засідання комісії із соціального страхування, щодо термінів виплати бухгалтерією матеріальної допомоги у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності. Також трапляються непоодинокі випадки втрати листків непрацездатності на етапах передачі їх від кадрової служби до представника комісії із соціального страхування або до бухгалтерії. Журнал обліку листків непрацездатності може містити такі графи:
- порядковий номер;
- дата надходження листка непрацездатності;
- прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) працівника;
- номер та серія листка непрацездатності;
- медичний заклад, яким видано листок непрацездатності;
- період тимчасової непрацездатності.
Читайте також: Розрахунок страхового стажу для лікарняного
Увага!
На початку нового року нумерацію в журналі варто відновити. Якщо буде залишатися досить вільних сторінок для реєстрації листків непрацездатності в новому році (з урахуванням можливого збільшення кількості співробітників), журнал можна продовжити, закривши попередній рік підсумковим записом (зафіксувавши, зокрема, кількість зареєстрованих в журналі листків непрацездатності, а при наявності помилок в обліку - вказавши їх із зазначенням причин). Завершення Журналу обліку листків непрацездатності може відбуватися аналогічно завершення Журналів реєстрації наказів.
№
п / п
Дата надходження листка непрацездатності
Прізвище, ініціали працівника
Номер і серія листка непрацездатності
Медичний заклад, яким видано листок непрацездатності
Період тимчасової непрацездатності
1
2
3
4
5
6