- Кадровий облік і трудове законодавство України Кадровий облік ведуть абсолютно все предпріятія.Порядок...
- Договору (Contracts) з співробітниками в ODOO
Кадровий облік і трудове законодавство України
Кадровий облік ведуть абсолютно все предпріятія.Порядок його ведення досить строго регламентований законодавством і є одним з найбільш трудомістких і складних сфер діяльності бухгалтера, який часто і веде облік кадрів, особливо це стосується малих підприємств.
Кадровий облік - це облік руху працівників організації або індивідуального підприємця, пов'язаний з документальним оформленням прийому, переміщення і звільнення працівників, трудових відносин з працівниками та організації праці працівників. Таким чином, кадровий облік ведеться на основі первинної кадрової документації та внутрішніх нормативних актів з питань праці.
Українське законодавство включає в себе безліч нюансів, які до того ж мають властивість змінюватися щороку і причому ці зміни досить кардинальні. Чого тільки варта підвищення мінімальної заробітної плати в 2017 р і ті наслідки, які воно за собою потягнуло.
Як правило, ведення кадрового діловодства в Україні для підприємств, організацій і установ включає:
1) підготовку первинних кадрових документів:
- наказів по кадрам (прийом, переклад, преміювання, стягнення, відпустки, звільнення, відрядження та ін.);
- штатного розкладу;
- табеля обліку робочого часу персоналу.
2) оформлення кадрових документів:
- оформлення лікарняних листів (заповнення кадрової інформації);
- оформлення довідок з місця роботи;
- підготовка документації для оформлення звільнення співробітника відповідно до законодавства України.
3) ведення кадрового обліку:
- ведення особистих карток персоналу і особистих справ;
- ведення трудових книжок і книги обліку руху трудових книжок;
- ведення книг / журналів обліку наказів по особовому складу;
- ведення обліку залишків відпусток персоналу.
4) підготовку та подання обов'язкової звітності по персоналу в державні органи України:
- звіт 1-ПВ (щомісячний звіт);
- звіт 1-ПВ (щоквартальний звіт);
- звіт 1-ПВ (щорічний звіт);
- звіт 3-ПВ (піврічний звіт);
- звіт 3-ПВ «умови праці» (щорічний звіт);
- звіт 6-ПВ (щорічний звіт);
- звіт 3-ПН (звіт по вакансіях);
- звіт 4-ПН (план) (при звільненні персоналу);
- звіт 4-ПН (факт) (при звільненні персоналу);
- звіт 5-ПН (звіт по звільненим);
- звіт про зайнятість та працевлаштування інвалідів 10-ПІ (щорічний звіт).
5) моніторинг ключових ризиків, пов'язаних з фінансовими санкціями та кримінальною відповідальністю за невиконання трудового законодавства:
- дотримання нормативу робочих місць для інвалідів на підприємстві;
- дотримання квот для осіб, які мають додаткові гарантії (самотні матері, діти-сироти, особи передпенсійного віку, особи звільнені після відбування терміну, випускники навчальних закладів, раніше ніде не працюють і т.д.)
- своєчасність і правильність оформлення звільнень;
- своєчасність виплати і правильність розрахунку заробітної плати;
- повноту, обсяг і терміни подачі обов'язкової звітності по кадрам;
- дотримання угод про працю, норм трудового законодавства;
- дотримання нормативів з охорони праці;
- періодичність і документування проходження медичних профоглядів;
- інших вимог, які передбачають кримінальну та істотну матеріальну відповідальність.
Окремо в кадровому обліку можна виділити військовий облік в Україні. Незважаючи на вказівки Міноборони про обов'язковість його веденні в компаніях, на підприємствах та в організаціях, включаючи повідомленні в військкомати про прийняття / звільнення військовозобов'язаних громадян, заповненні в особистих картках персоналу записів і дотриманні інших положень військового обліку, в тому числі і на випадок військових дій, відсутність реальної відповідальності не стимулює підприємства до його відання. По суті військовий облік в Україні є пережитком минулого, який однак щороку намагаються реанімувати і щороку Міністерство оборони нагадує про штрафи за його незнання.
Особливу увагу варто приділяти прийому на роботу співробітника, яке стає мінним полем для бухгалтера, адже співробітник повинен приступити до роботи не раніше дня подання повідомлення про прийом на роботу співробітника, причому дата подачі цього повідомлення повинна бути як мінімум на день раніше, ніж день початку роботи співробітника.
Список нюансів по веденню кадрового обліку можна продовжувати нескінченно, але ми просто хотіли нагадати нашим читачам наскільки важливо правильно організувати і вести кадровий облік на підприємстві.
Метою ж даної статті є знайомство з веденням кадрового обліку в Odoo і тих можливостей які представляє ця система HR-менеджеру або бухгалтеру. Зараз ми зупинимося на заповненні картки співробітника і внесення в систему даних про трудовий договір. Правильно і коректне заповнення всіх даних буде потім основою для нарахування заробітної плати працівнику, тому до цього слід поставитися досить чесний.
Картка «Співробітника» в ODOO
Обліку кадрів і всіх пов'язаних з ними документів і рух в ODOO виділений окремий пункт меню, який в англійському варіанті називається «Human Resources» або на нашу «Кадровий облік» або просто «Кадри».
Тут знаходяться всі довідники та документи які так чи інакше пов'язані з співробітниками підприємства.
Ми з вами зупинимося на тому, що міститься в перших двох пунктах меню, а саме «Співробітники» (Employees) і «Договору» (Contracts).
Отже, натиснувши на пункт меню «Співробітники» ( «Employees») ми потрапимо в список співробітників які у нас заведено в системі.
Кожному співробітнику можна завантажити його ж фото, щоб не забувати як виглядає той чи інший співробітник, особливо це актуально у великих компаніях :)
У кожного співробітника ми вже можемо звідси побачити його посаду і його контактний e-mail, але в разі потреби сюди можна вивести будь-яку інформацію, яка буде корисна користувачеві.
Вгорі є панель пошуку, яка дозволить нам знайти будь-якого співробітника ввівши частина його прізвища або імені в пошук. Так само можна організувати пошук по будь-якої інформації яка буде вас цікавити - наприклад за посадою співробітника або його номером телефону. Все залежить від ваших потреб.
Тепер перейдемо безпосередньо в картку співробітника. Перед нами відкриється таке вікно:
І давайте коротко пройдемося по основним полях та вкладками.
Поле «Теги» (Tags) - досить важливе поле, яке дозволить вам розділити співробітників за певною ознакою. Як ми бачимо у нас вже є невелика підказка в цьому полі, можна зробити сортування співробітників за ознакою їх зайнятості: повна зайнятість, часткова зайнятість або наприклад людина у нас працює по по якогось специфічного договором. Рекомендуємо детально продумати ознака поділу співробітників, це потім буде мати велике значення при нарахуванні заробітної плати.
Поля робоча електронна пошта і робочий телефон (Work Email and Phone) не потребують додаткового пояснення.
В поле робочу адресу (Working Address), вказує організацію в якій працює даний співробітник і її ми підтягуємо з довідника «Контрагенти»
В поле робочий стільниковий телефон (Work Mobile) заносимо дані про мобільний номер телефону співробітника, в поле «Місце розташування офісу» заносимо адресу офісу де працює співробітник, щоб потім могли знати де його шукати :)
«Підрозділ» (Department) - вказуємо підрозділ організації де працює співробітник. Ми можемо створити в системі стільки підрозділів скільки нам потрібно і вони можуть мати ще й ієрархічну структуру.
Раз ми вже торкнулися цього довідник, дуже коротко по ньому пройдемося. Полів у нас тут не так багато.
В поле «Менеджер» (Manager) заносимо дані про керівника підрозділу.
В поле «Вищестояще підрозділ» (Parent Department) заносимо інформацію про вищестояще підрозділ.
В поле «Analytic» заносимо дані про аналітичний рахунок, на тому що це таке ми зараз зупинятися не будемо, надто вже велика дана тема.
Повертаємося до картки співробітника і наступне у нас поле «Посада» (Job Title), яке не потребує додаткового пояснення.
Якщо співробітник є керівником проставляем галочку в спеціально відведеному для цього місці.
У правому верхньому куті є так звані кнопки в яких акумулюється інформація про даний співробітника
Тут ми можемо побачити скільки відгулів (Leaves) було у співробітника, під якими ми розуміємо відпустки, лікарняні та інші причини відсутності. Кількість трудових договорів, табелів і нарахування заробітної плати «Розрахункові листки». При натисканні на ці кнопки ми перейдемо до переліку документів саме по цьому співробітникові і ми можемо подивитися всі документи по ньому в системі.
Перейдемо тепер на другу вкладку, яка називається «Особисті дані» (Personal information)
Тут ми заносимо особисту інформацію про співробітника, починаючи від його громадянства і закінчуючи його датою і місцем народження.
Поле «Номер банківського рахунку» (Bank Account Number) призначене для ведення інформації про банківський рахунок співробітника, для перерахування заробітної плати.
В поле «РНОКПП» (Other Id) ми заносимо інформацію про ІПН працівника.
Особливу увагу хочемо зосередити на нижньому полі «Інвалід», якщо співробітник є інвалідом і надав необхідні документи, то тут необхідно поставити галочку і тоді при нарахуванні заробітної плати буде застосовуватися знижена ставка ЄСВ - 8,41%
І перейдемо до нашої третій вкладці «HR установки»
Тут ми заносимо інформацію залишилися днями невідгуляні відпустки, дані про останній медичний огляд співробітника (особливо це актуально для продавців, лікарів і тих, хто працює з людьми), дані про службовий транспорт співробітника.
«Оцінювання» і «табелі» ми поки піднімати не будемо, але обов'язково до них повернемося в наших наступних публікаціях.
Договору (Contracts) з співробітниками в ODOO
Основне призначення договорів з працівниками - фіксація всіх даних необхідних для нарахування заробітної плати та фіксації того, що співробітник у нас працює. Натиснувши на пункт меню «договору» ми відкриємо перелік всіх договорів.
Тут ми можемо скориставшись панеллю пошуку знайти цікавий для нас договір або ми можемо їх згрупувати за будь-якою ознакою. Наприклад по співробітниках, графіку роботи співробітників або за типом договору.
Сам договір має такий вигляд
У правому верхньому кутку у нас є поле «Тип договору» (Contract Type). Це чисто інформативне поле, яке може вам дозволити сортувати договору з працівниками за певною ознакою - за яким вирішувати тільки вам.
У розділі «Заробітна плата та переваги» (Salary and Advantages) заносимо дані про розмір заробітної плати, її структурі (до неї ми повернемося в майбутніх публікаціях коли торкнемося момент нарахування заробітної плати), страховий стаж співробітника - це має значення для нарахування лікарняних, базовий період для нарахування індексації, розмір фіксованої індексації, інформація про надбавку до заробітної плати і чи буде використовуватися податкова соціальна пільга.
У розділі «Облік» (Accounting) ми проставляємо журнал за замовчуванням , Де будуть робитися бухгалтерські проводки при нарахуванні заробітної плати та рахунок аналітики на якому буде накопичуватися інформація з метою управлінського обліку.
У розділі «Тривалість» (Duration) ми проставляємо тривалість випробувального терміну, дату прийому на роботу співробітника, графік роботи співробітника і як буде відбуватися виплата зарплати.
У вкладці «Дозволи на роботу» (Work Permit) ми заповнюємо інформацію про працевлаштування іноземців, якщо у нас є такі працівники.
Список зазначених полів не є кінцевим і в картку співробітника і в договір можна внести будь-яку кількість полів, в які буде заноситься інформація, що цікавить вас інформація.
підсумки
Ми почали розглядати кадровий облік в ODOO і торкнулися інформацію яка буде особливо корисна бухгалтерам, які працюють в системі, адже розглянутий функціонал безпосередньо стосується питання нарахування заробітної плати, який ми вже більш детально розглянемо в наших наступних матеріалах.
І якщо ви дочитали до кінця то прошу вас взяти участь в нашому невеликому опитуванні
Зацікавила чи вас ODOO як CRM / ERP система?
Для отримання додаткової інформації пишіть на наш e-mail: [email protected]
Для отримання більш детальної інформації про ODOO і її можливості пишіть на нашу пошту [email protected] або відвідайте наш сайт vashoblik.org.ua
Автор статті: керівник напрямку фінанси компанії «Симбіоз», директор компанії «Бухконсалт» Піскун А.Є.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.