Катя Янишев - фінансист c досвідом роботи на різних посадах від касира і бухгалтера до фіндіра. Редактор ItWorked.com.ua Анна Печірна зустрілася з Катею, щоб поговорити про те, які завдання їй допомагав вирішувати в роботі такий інструмент, як фотографія робочого дня (далі ФРД).
Зокрема, це ідеальний варіант дізнатися, чому співробітник не справляється зі своїми завданнями і прийняти рішення - найняти ще одного співробітника або оптимізувати роботу.
Як і хто може перевірити завантаженість
Припустимо, приходить до начальника співробітник з проханням про підвищення зарплати, тому що він дуже завантажений. Але підвищення адже не додасть ні сил, ні часу в добі. Воно додасть мотивації на невеликий період часу, але це не довгострокове рішення (як наймання помічника або оптимізація робочого часу).
«Досить часто у керівників, особливо якщо мова йде про малий бізнес з лінійною структурою, просто немає фізичної можливості зрозуміти, чи дійсно співробітники так завантажені, як кажуть, або вдаються до маніпуляції»
Щоб розібратися із завантаженістю співробітника, потрібно самостійно, а краще залучити для цього незалежного експерта, розкласти робочий день персоналу на складові. Це повинен бути фахівець певного профілю або досвідчений в даній сфері ейчар.
«Для аналізу робочого дня співробітника залучіть незалежного профільного фахівця. Він не заангажований і висловить свою думку, оскільки дорожить своєю репутацією і не залучений в підкилимні ігри. І, як правило, до такого фахівця потім звертаються за комплексними проектами. Проблема з зайнятістю - найчастіше тільки верхівка айсберга »
Особливості фотографії дня для різних сфер діяльності
Якщо поруч є перевіряючий або начальник, співробітник працює не так, як коли нікого поруч немає. Так що ФРД відмінно застосовується в тих областях, де люди контактують безпосередньо зі споживачами. Співробітники поводяться невимушено, не знаючи, що прийшов перевіряючий.
Коли мова йде, наприклад, про фінанси і бухгалтерії, тут досить пару днів посидіти біля людини, вважає Катя. Перші 2-3 години він намагається якось пам'ятати про те, що поруч сидить чужа людина. А потім звикає, починає дзвонити няньці, чоловікові і т.д.
Для творчих професій ФРД не застосовується, таймінг тут неефективний. Але іноді і тут потрібен, щоб оцінити трудовитрати і правильно сформувати вартість пропонованих послуг. Отриманими цифрами можна оперувати в переговорах з клієнтом про ціну, а також розуміти, чи вистачить человекоресурсов виконати проект або потрібно залучати додаткових людей.
аналіз ФРД
Запрошений фахівець фіксує всі дії і їх тривалість. Потім розподіляє по групах:
- комунікації,
- виконання профільної роботи
- виконання доручень і так далі.
Віднімаючи непрофільний, отримує час, коли людина фактично працював.
Коли у людини комунікація займає більшість часу, простежується бажання допомогти, зробити щось для кого-то, то цілком можливо людині не вистачає спілкування, і він не на своєму місці.
«Фотографія робочого дня робиться не для того, щоб зняти з співробітників клеймо, що вони щось роблять не так, а для того, щоб знайти причину того, що йде не так як повинно б»
Якщо ФРД проводилася для відділу, то можна простежити, де дублюються функції, на яких етапах є зайва паперова робота.
Найцікавіше, що ФРД може показати, що причина не в одній людині, а в неправильно організованих процесах в компанії.
Приклад: Катя зробила ФРД в компанії, в якій працювала фіндіром. Співробітники були незадоволені фінансовою службою, яка нібито гальмувала процеси. ФРД показала, що процеси гальмуються до входу в фінансовий департамент. Чи не бухгалтер несвоєчасно виписує документи, а менеджери вчасно не подають документи або інформацію, і не зі своєї вини, а тому що виробничий департамент не вкладався в графік і т. Д. Проблема була не в фінансово-економічній службі, не в менеджерах і навіть не в виробництві , а набагато глибше, і зміни треба було починати з вищої ланки менеджменту.
Проаналізувавши ФРД, консультант пропонує дії щодо поліпшення ситуації. Щоб зрозуміти ефективність запроваджених змін після першої ФРД, потрібно зробити її кілька разів, щоб побачити динаміку, успішно введені запропоновані зміни.
«Запрошувати фахівця і робити ФРД має сенс тільки тоді, коли керівництво готове до змін. Якщо не готове, то виявлення причини не змінить самої ситуації. Якщо проблема накопичувалася роками, то за один день вона не вирішиться. Проблему можна зрозуміти і за півгодини, але для того, щоб запропонувати рішення, треба провести роботу »
Причини надмірної завантаження, які виявляє ФРД
- Непрофільний використання робочого часу.
Приклад. Власник однієї невеликої компанії запросив Катю проаналізувати ситуацію, в якій бухгалтер нарікала про те, що «нічого не встигає». ФРД виявила, що вона неефективно виконує ряд операцій. Катя запропонувала варіанти для більш швидкого вирішення завдань. Але у відповідь прозвучало: «Дайте мені спокій. Я так звикла ». Дальше більше. Після вирахування непродуктивних дій виявилося, що з 8 годин людина працює всього 2 години. Власник же був готовий і автоматизувати процеси, і помічника взяти, але все це було відкинуто, мала місце маніпуляція з боку співробітника.
- Неправильно організований робочий день з вини самого співробітника або роботодавця.
«Я як фахівець з певним досвідом розумію, скільки займає часу та чи інша операція або дія. І якщо людина робить щось в Excel і при цьому користується калькулятором, то мені зрозуміло, про що її не продуктивності йдеться. Проблема тут не тільки в неефективному використанні робочого часу, а й в нестачі знань, або в небажанні ними користуватися »
- Виконання додаткових функцій.
Катя зазначила, що зараз стали популярними такі гібридні посади, як секретар-водій, фіндір-касир або офіс-менеджер з функціями особистого помічника.
«Якщо людина більшу частину часу займається непрофільної роботою, то він як фахівець деградує. Тут важливий пріоритет для людини - втрата кваліфікації або короткочасний додатковий заробіток. Чи погодиться на це можна тільки якщо додаткова робота не відіб'ється на основній роботі і якщо є внутрішні резерви »
- Реальний перевантаження.
Приклад. Були випадки в практиці у Каті, коли бухгалтер дійсно була надмірно завантажена: «Бухгалтерія була в ідеальному стані, чого я за 16 років не бачила. Головбух справлялася з ще двома помічниками з таким обсягом роботи, що потрібні були ще 2-3 людини ».
Читайте також: Як підбирати НА ПРАВИЛЬНІ ПОСАДИ ПРАВИЛЬНИХ ЛЮДЕЙ
- Особисті причини неефективної роботи
Отже, ФРД виявила, що чоловік неефективно використовує час. Потрібно знайти корінь проблеми. І найчастіше це:
-нежеланіе працювати
-нестача компетенції
-робота не на своєму місці
Читайте також: ПОШУК СЕБЕ ЧЕРЕЗ 12 ПРОФЕСІЙ ЗА 12 МІСЯЦІВ
-аморфное ставлення до життя
-невоспріятіе керівника
З цим повинен розбиратися HR.
Наприклад, людина очікував підвищення, а замість нього поставили іншого. Є співробітники, яким важливий вертикальний кар'єрний ріст, а є яким горизонтальний, коли вони ростуть в площині своєї професії. Швидше за все проблема в незадоволеності і ейчар має розібратися, як її усунути, іноді достатньо змінити назву посади. Якщо з'ясується, що співробітнику не вистачає компетенції, то профільний керівник повинен прийняти рішення, вчити його або попрощатися. Утримувати неефективні кадри немає сенсу.
Читайте також: ШІСТЬ З ПОЛОВИНОЮ ПОМИЛОК ейчару
«Подібні проблеми часто виникають в невеликих компаніях, в яких немає HR. Бо зазвичай ейчар з керівником швидко таке розрулюють. Варіант сам собі HR - це не дуже добре. Аматорство тут неприйнятно. Якщо у нас щось болить, нерозумно йти до прибиральниці в лікарні »
ФРД - це інструмент, який сам по собі нічого не вирішує. Але дає зрозуміти, в чому криється причина проблеми. Поліпшення настане лише тоді, коли і керівництво, і співробітники готові до змін.
Читайте також: Рекомендації Каті Янишеной зі складання сімейного бюджету