ЕГАИС 3.0: градус контролю підвищується

1. Ризики і штрафи ЕГАИС
2. Актуальна інформація по ЕГАИС 3.0
3. Етапи переходу на ЕГАИС 3.0
4. Як впровадження ЕГАИС 3.0 позначиться на торгівлі алкоголем
5. Як ритейлу автоматизувати приймання алкоголю відповідно до ЕГАИС 3.0?
6. Як автоматизація допоможе ритейлеру заощадити на впровадженні ЕГАИС 3.0
7. Рішення для автоматизації ЕГАИС 3.0

З 2018 року федеральна служба з регулювання алкогольного ринку встановлює обов'язковий поштучний облік алкоголю, а не діапазони кодів, як раніше. Зміни вводяться для того, щоб контролювати переміщення алкоголю на всьому шляху його руху: починаючи з виробництва, закінчуючи продажем роздрібним споживачам.

Ці заходи повинні виключити потрапляння на ринок контрафактної продукції. Продаж алкоголю, який за даними ЕГАИС не повинен перебувати на складі або в магазині, призведе до великих штрафів, а, можливо, і до позбавлення алкогольної ліцензії. Тому поставитися до переходу на ЕГАИС 3.0 потрібно серйозно.

Людей лякають не штрафують і не витрати, а необхідність, в принципі, вести детальний облік: як приймати і переміщати позиції, як повернути товар постачальнику, як провести списання та реалізацію, як перевірити алкоголь на легальність. І головне - як зробити це швидко і без помилок.

Ризики і штрафи ЕГАИС

Першими запровадили поштучний облік виробники і імпортери. Метою було для початку контролювати великі партії відразу серіями, тобто враховувалися діапазони кодів. Однак до регіональних ритейлерів зміни доходять із запізненням, що вже говорити про приватний бізнес і сегменті HoReCa. Особливо важко буде регіонах, де до сих пір збої з інтернетом.

Директор «Центру досліджень федерального і регіонального ринку алкоголю» Вадим Дробиз каже: «Робота ЕГАИС заснована на доступі до інтернету. А тут недавно була інформація, що в Смоленську, наприклад, майже половина населених пунктів не має доступу до інтернету. Про що тут можна говорити? Але вводити систему все одно треба ».

В цілому: якщо впроваджувати ЕГАИС 3.0 без автоматизації, є небезпека витратити велику кількість грошей і часу, особливо це актуально для великих партій товару. З огляду на людський фактор і особливості в бізнес-процесах кожної організації, будуть помилки. І це навіть не ставиться під сумнів. Яка буде ціна помилки? 150 тис. - 200 тис. Рублів за факт порушення. У виробників свої ризики - в роботі системи періодично відбуваються збої, що призводить до зупинки підприємств.

Актуальна інформація по ЕГАИС 3.0

Як вівся облік раніше:

• Відвантаження продукції від виробника відбувалася із зазначенням діапазону марок.
• Оптовик враховував оборот по партіях.
• При роздрібному продажі враховувалася кожна одиниця продукції, помарочно.

Обмін даними вівся в 2-х регістрах: № 1 - оптовий облік по партіях, № 2 - залишки торгового залу в розрізі назви і виробника. Через недосконалість системи виникали помилки обліку. Хтось на цьому наживався, хтось отримував серйозні штрафи, причому не завжди з власної вини. Адже винними в продажу «контрафакту» залишалися ті, у кого партія, врахована з помилками, перебувала на залишках останньої.

Що змінюється в 2018 році?

• Імпортери і виробники алкоголю повинні вести облік кожної марки при виробництві, імпорті, відвантаження товару.
• Підприємства з оптового продажу алкоголю повинні враховувати кожну марку при прийманні і відвантаженні товару, є можливість агрегування.
• Роздрібний алкогольний ритейл повинен враховувати помарочно надходження і продаж алкогольної продукції, є можливість агрегування.

З метою ведення обліку алкоголю по штрих-кодами з'явився регістр № 3. З якогось моменту для помарочной продукції регістр № 2 буде скасований.

Етапи переходу на ЕГАИС 3.0

Процес переходу на нову систему обліку алкоголю буде плавним, з природним заміщенням партійний залишків в системі на помарочние в 3 етапи:

1. Підготовка: з 15 січня по 1 березня 2018 року. У цей період система ЕГАИС буде приймати документи як 2, так і 3 версії. Все, що надійшло до 15 січня 2018 року, піддасться обліку по-старому, поки не буде повністю реалізовано. При цьому тільки під час списання або роздрібного продажу алкогольної продукції необхідно вказувати індивідуальний штрихкод марки кожної пляшки в форматі PDF417. Оскільки в цей період ритейл не отримуватиме продукцію, що знаходиться на помарочном обліку, ніяких перевірок відповідності штрихкодів отриманої та списаної або проданої в роздріб продукції не станеться.
2. Змішаний облік: з 1 березня по 1 липня 2018 року. Те, що надходить, перебуваючи на поштучному обліку, має списуватися також поштучно, а то, що надійшло раніше без помарочного обліку, все ще може бути списано по-старому. При цьому відвантажувати і приймати товар можна буде тільки по 3 версії документів ЕГАИС.
3. З 1 липня 2018 року всі представники алкогольного рітейлу переходять на новий документообіг. При цьому третій формат дозволяє працювати і по-новому, і по-старому.

Як впровадження ЕГАИС 3.0 позначиться на торгівлі алкоголем

Про те, як зміни в ЕГАИС вже відбилися на рітейлерах в інтерв'ю Retail .ru розповів Анатолій Штик, керівник напряму «1С» департаменту IT компанії Simple: «Компанії отримали стимул для автоматизації, щоб відповідати вимогам закону.

Наприклад, ми реалізували частину проекту по автоматизації марочного індивідуального обліку кожної одиниці алкоголю. Завдяки отриманим даними з ЕГАИС, ми змогли підвищити продуктивність під час приймання товару в 3 рази. За допомогою компанії «Клеверенс» ми впровадили рішення, яке дозволяє нам на підставі акцизної марки отримувати дані про товар в нашій системі.

На основі цих даних ми реалізували мобільний приймання та маркування товару. Зараз йде активне впровадження цього пілота по всій мережі. Я думаю, що в підсумку вдасться підвищити продуктивність в п'ять разів. Працівник винотека - це грамотний навчений фахівець, відволікати його від безпосередньої роботи ми не можемо. У нас стоїть мета, щоб персонал магазину займався продажами, а не рутиною ».

Дійсно, необхідність відображення кожної акцизної марки в накладній неминуче спричинить за собою серйозне перестроювання процесу роботи з міцним алкоголем. І в першу чергу - для роздрібних торгових точок.

Здається, що тут такого? Уявіть собі фуру алкоголю - це 1000 коробок або 20 000 пляшок. Нехай розпакування і запаковування коробки займе 20 секунд, а сканування пляшки - 2 секунди, тоді на цю роботу потрібно буде близько 22 людино-годин! А що, якщо такі поставки відбуваються щодня?

Звідси з'являється 2 ключових проблеми:

1. Потрібно дуже багато і дуже швидко сканувати, навіть якщо сканування вибіркове.
2. Дуже складно і дуже дорого зберігати в обліковій системі штрих-коди мільйонів пляшок.

Уже зараз треба думати про те, як змінити процес приймання алкоголю і підготувати до цього працівників в торговій точці.

Як ритейлу автоматизувати приймання алкоголю відповідно до ЕГАИС 3.0?

Завдання: перевірити, що в ТТН постачальника вказані саме ті пляшки, які приїхали за фактом, інакше після «прийняття» ТТН в системі ЕГАИС на залишки організації зареєструються не ті пляшки.

Що потрібно перевіряти при надходженні:

1. На етапі розподільного центру - ті чи це коди транспортної упаковки?
2. Сканується взагалі марка?
3. Чи відповідає вміст коробок?
4. Ті чи це коди АП, що вказані в ТТН ЕГАИС?
5. Ті чи це PDF417 марок, що вказані в ТТН ЕГАИС?

рітейлер самостійно визначає, яким чином він буде це робити. Можна використовувати 2D сканер штрих-кодів або термінал збору даних (ТСД).

Як автоматизація допоможе ритейлеру заощадити на впровадженні ЕГАИС 3.0

Головна перевага 2D сканера - вартість. В середньому сканери штрих-кодів можна придбати за 5 000 рублів. Але є і недоліки:

• можна працювати тільки з однією накладною;
• можуть виникати помилки з вини людського фактора;
• сканувати необхідно з робочого місця оператора.

Переваги використання ТСД:

• Оператор зможе зробити приймання в будь-якому місці, де знаходиться товар, що заощадить час.
• ТСД може працювати з різними документами. Наприклад, інвентаризація або переміщення товару між торговими точками. Мобільний програмне забезпечення дозволить налаштувати роботу з будь-яким документом.
• Якщо ТСД підтримує Check Mark 2 і зареєстрований в ФС РАР, то при надходженні і роботі з алкогольною продукцією по ЕГАИС версія 3, програмне забезпечення дозволяє відразу перевірити акцизну марку не тільки на відповідність списку, але і на легальність.

При виборі програмного забезпечення для ТСД задумайтеся про те, як відпрацює ваш мобільний софт, якщо потрібно вибірково перевірити фуру з 20 000 пляшок на присутність штрихкодів їх марок в надісланої ТТН ЕГАИС.

Рішення для автоматизації ЕГАИС 3.0

Російські розробники програмного забезпечення активно готуються до переходу на нову систему. Наприклад, компанія «Клеверенс» вже реалізувала продукти « Mobile SMARTS: ЕГАИС 3 »І« Mobile SMARTS: Магазин 15 », Які підтримують регістр № 3, дозволяючи вести облік алкоголю помарочно в повній відповідності з законодавством.

Переваги рішення:

• готові продумані операції, нічого не потрібно вигадувати самим;
• немає прив'язки до wi-fi або комп'ютера зі сканером, може працювати офлайн;
• є вбудовані засоби розробки, які дозволяють підлаштувати операції під унікальні бізнес-процеси організації.

Які ще операції можна автоматизувати за допомогою «Mobile SMARTS: ЕГАИС 3» і «Mobile SMARTS: Магазин 15»:

• відвантаження алкоголю;
• агрегація і переагрегація;
• постановка на баланс регістра 3 (прив'язка до партій);
• інвентаризація;
• списання;
• повернення.

Зараз найкращий час, щоб спокійно підготуватися до змін в законодавстві і в подальшому уникнути форс-мажорів і штрафів. Заздалегідь подумайте про те, як з мінімальними зусиллями реалізувати роботу за новими вимогами і вибрати відповідне обладнання.