ЕГАИС 3.0 - готовність 100%! Помарочний облік алкоголю

У 2018 році в історії ЕГАИС настає новий етап - обов'язковий помарочний облік алкогольної продукції. Підготовка до переходу на нову схему роботи вже стартувала. З вересня 2017 р планомірно змінювався склад документів і реквізитів ЕГАИС у оптовиків. Тепер прийшов час і роздробу. Як автоматизувати алкогольну вроздріб за новими правилами, розглянемо докладно в цій статті.

Чому назріла необхідність апгрейда ЕГАИС 2.0

Першими почали роботу в ЕГАИС представники оптового сегменту - виробники і імпортери, які працюють з великими партіями продукції. Для обліку використовували акцизні марки, які видавалися серіями або діапазонами кодів.
У старій версії ЕГАИС 2.0 на кожну партію алкоголю видавалося кількість акцизних марок, що відповідає кількості випущених пляшок. Акцизи прив'язувалися ні до конкретної пляшці, а до випущеної партії. В обліку підприємства вказувалося число випущених пляшок конкретної партії і діапазон кодів акцизних марок. Тобто, кожній пляшці з партії відповідав певний код з зазначеного діапазону акцизів, але не було зрозуміло, який саме.
А що відбувалося в роздробі за такої схеми? Одна і та ж пляшка могла бути неодноразово перепродана і опинитися на залишках відразу в декількох роздрібних точках. У підсумку, хто перший відсканував таку пляшку - тому і повезло, а в іншому магазині вона могла бути визнана контрафактної, з усіма наслідками, що випливають.

Отже, хронологія введення і розвитку ЕГАИС на російському ринку у нас така:

• З 1.01.2016 - роздрібні точки в міських і сільських поселеннях зобов'язали підтверджувати в системі ЕГАИС факт закупівлі (приймання) алкогольної продукції.
• З 1.07.2016 - в обов'язковому порядку почалася фіксація в ЕГАИС факту продажу.
• З 1.10.2016 - під контроль взяли вирівнювання залишків.
• З 1.01.2017 - ФС РАР починає контролювати залишки алкогольної продукції.
• На 01.03.2018 - заплановано перехід документообігу по ЕГАИС на версію 3.0
• На 1.07.2018 запланований повний перехід на помарочний облік алкоголю в роздробі.

Помарочний облік алкоголю в роздробі буде введений з липня 2018 року

Які терміни встановлені для переходу на ЕГАИС 3.0

• 15 січня - 1 лютого 2018 р.- підготовча стадія впровадження, протягом якої роздрібні точки повинні будуть вказувати при списанні індивідуальний штрихкод кожної пляшки. Товари, що знаходяться в залишку до 15.01.2018 р, будуть враховуватися за старою схемою до повної реалізації, але із застереженням про обмеження терміну придатності.
• 1 лютого - 1 липня 2018 р.- змішана схема обліку. У магазини почне надходити продукція на помарочном обліку, яку повинні списувати точно так же. Списання решти товару допускається по-старому.
• З 1 липня 2018 р.- рух всієї алкогольної продукції від виробника до покупця буде здійснюватися на основі помарочного обліку. При недотриманні цієї вимоги продавці можуть позбутися алкогольної ліцензії.

ФС РАР відсунула терміни впровадження ЕГАИС 3.0, щоб підприємці встигли підготуватися
Як буде працювати ЕГАИС 3.0

У версії протоколу ЕГАИС 3.0 вводяться механізми відстеження легальності алкоголю не тільки в сфері оптових поставок, а й в роздробі. Тепер буде помарочний облік кожної пляшки, і це стає обов'язковою умовою при проведенні операцій з алкоголем:

• приймання;
• інвентаризації;
• переміщення.

В обліку підприємства вводяться відповідні форми документів для оформлення всіх бізнес-процесів. Безумовно, це ускладнить роботу, оскільки помарочний облік вимагає більше часу і зусиль. Уявіть процес помарочной приймання та розподілу фури алкогольної продукції. При цьому строки, відведені на приймання товару відповідно до ЕГАИС ніхто не відміняв (до 3 днів).

Щоб виконати вимогу ФС РАР про помарочном обліку алкоголю, необхідно сканувати кожну акцизну марку на пляшці

Що робити підприємцям?

Щоб виконати вимоги ФС РАР про помарочном обліку, представникам роздробу потрібно зчитувати за допомогою скануючого обладнання двовимірні штрих-коди-агрегатори, якими постачальники будуть оснащувати упаковки своєї продукції. Агрегування штрих-кодів на увазі, що буде формуватися єдиний штрихкод на будь-яку збірну групу алкоголю (коробка, палета і т.п). За допомогою цього збірного штрих-коду, шляхом сканування, можна визначити всі акцизні марки, що входять до складу партії.

Але, коли коробка або палети розформовується, то потрібно буде вважати код кожної пляшки, тобто враховувати алкогольну продукцію помарочно. І одна справа, якщо це маленький магазин з невеликим асортиментом, де можливо працювати індивідуально з кожною пляшкою, навіть без агрегованого штрих-коду, а інша справа, якщо у вас супермаркет з великим товаропотоком і прохідністю.

При розформування коробки або палети з алкоголем, роздрібний магазин повинен зробити помарочную перевірку кожної пляшки перед тим, як поставити її на полицю в торговому залі

Як бути, з чого почати

Перше і найочевидніше - потрібно гарне продуктивне скануючий обладнання. Помарочний облік вимагає більше зусиль і часу, і якщо техніка буде "тупити" при кожному скануванні, буде недобре. Кращим рішенням буде термінал збору даних для ЕГАИС . Варто сказати, що ніяких спеціалізований ТСД для ЕГАИС не існує, підійде будь-який термінал з 2D сканером, що зчитує двовимірні штрих-коди. Можна навіть використовувати мобільний телефон, але ми б не радили, якщо у вас оборот алкоголю більше пари десятків пляшок в день.

Ручний сканер або ТСД для ЕГАИС: якщо немає різниці, навіщо платити більше?

Різниця є і, з точки зору функціональності, значна.
звичайний 2D-сканер сканує акцизну марку без проблем, але:

• не здатний обробляти великий обсяг інформації через прив'язки до робочого місця і недостатнього функціоналу;
• не виконує перевірки на валідність (в перехідний період, коли ще дозволений прийом алкоголю по партійного обліку);
• не має зворотного зв'язку з персоналом, що призводить до безлічі помилок з вини людського фактора.

Саме тому сканери штрих-кодів підходять тільки для невеликих обсягів. Їх можна як і раніше використовувати в малих роздрібних точках або в закладах громадського харчування, проте в перспективі все одно краще перейти на ТСД з метою оптимізації роботи в ЕГАИС. Термінал збору даних - це багатофункціональний пристрій, мобільний комп'ютер, який можна використовувати не тільки на приймання алкоголю, але і в торговому залі для проведення інвентаризації. І, безумовно, головний його плюс - на нього встановлюється різний мобільне ПЗ.

Для роботи з ЕГАИС 3.0 досить придбати ТСД з двовимірним сканером

Яке ПО вибрати для ЕГАИС 3.0

Ми вже писали про програмні продукти DataMobile з модулем ЕГАИС . Але час йде, міняються закони, відповідно до ними вдосконалюються і наші програмні рішення.
Що таке DataMobile? Програмні продукти DataMobile призначені для управління процесами на складі і в магазині з використанням мобільних пристроїв (терміналів збору даних) на ОС Windows CE, Windows Mobile або ОС Android. Сумісні з безліччю ПЗ товарного систем ( «1С: УТ10.3», «1С: УТ11», «1С: Роздріб», «Даліон», «Трактир», «Штрих-М: Торговельне Підприємство» і ін.). Можуть інтегруватися в будь-яку іншу конфігурацію або систему товарний облік, завдяки відкритому формату обміну.

Особливістю ПО є параметрична настройка будь-яких бізнес-процесів (без додаткового програмування). Інтеграція в типові конфігурації облікових систем відбувається за 5 хвилин і без головного болю. А настройка за допомогою вибору параметрів дозволяє підприємцю конфігурувати практично будь-який бізнес-процес саме так, як він відбувається або зручний для його підприємства (просто проставивши галочки в інтерфейсі). При цьому налаштування можна зберегти і автоматично транслювати на всі мобільні пристрої.

Параметричні настройки в ПО DataMobile ЕГАИС дозволяють автоматизувати будь-який бізнес-процес без необхідності додаткового програмування

Пара слів про версії DataMobile для ЕГАИС

DataMobile ЕГАИС - це готові рішення для автоматизації обліку алкогольної продукції на складі, в магазині або закладах громадського харчування. Архітектура рішень складається з основного універсального програмного продукту DataMobile версій Стандарт PRO, Online Lite або Online (де закладений функціонал автоматизації будь-яких бізнес-процесів товарного обліку) і модуля DataMobile ЕГАИС. Модуль ЕГАИС розширює основну версію програми додатковими функціями, необхідними при обліку алкогольної продукції в ЕГАИС:

• Помарочная приймання алкогольної продукції на підставі документа ЕГАИС ТТН 3.0.
• Постановка на облік алкогольної продукції і формування документа ЕГАИС 3.0, акт постановки на баланс.
• Приймання по штрих-коду палетні упаковки.
• Переміщення продукції по складу і торгового залу
• Відвантаження товару і формування документів ЕГАИС 3.0 ТТН.
• Списання алкогольної продукції і формування документів ЕГАИС 3.0.
• Перевірка валідності акцизних марок в системі ФСРАР для формату 2.0
• Автоматична вивантаження прийнятих марок в ПО Frontol AlcoUnit

DataMobile ЕГАИС для Android має зручний і зрозумілий інтерфейс користувача

А тепер про головне.

Вище ми писали про те, як клопітно і довго приймати алкогольну продукцію помарочно, але в перехідний період, який дозволяє приймати продукцію по партійного обліку (ЕГАИС 2.0) необхідно ще і перевіряти такі акцизні марки на валідність після кожного сканування.
У DataMobile ЕГАИС реалізований унікальний механізм перевірки акцизних марок у фоновому режимі, незалежно від дій оператора. При скануванні акцизної марки, не потрібно чекати відповіді на запит перевірки в ФС РАР після кожного сканування. При прийманні алкогольної продукції великими партіями, можливий режим сканування кожної акцизної марки зі звіркою завдання з ТТН, але без перевірки в ФС РАР (нагадаємо, перевірка кожної марки на серверах РАР може займати від 3 секунд до години).
У DataMobile ЕГАИС дані всіх марок надійдуть в ПЗ товарного систему торгового підприємства, далі в фоновому режимі відбудеться перевірка марок на серверах ФС РАР, за підсумком якої, товарознавець прийме рішення про прийняття в цілому або частково даної ТТН. Вся інформація про перевірку виводиться у вигляді чіткого візуально зрозумілого звіту.

Поки оператор виконує сканування, інформація автоматично надходить в систему для перевірки, а результат візуалізується за різними статусами, наприклад, легальність, факт продажу і ін. Цей процес відбувається незалежно від дій співробітника на приймання або обсягу сканування.

Інші переваги ПО DataMobile для роботи з ЕГАИС 3.0

модуль DataMobile ЕГАИС в стандартному постачанні відразу готовий до роботи і не вимагає додаткового програмування. Базові настройки на ЕГАИС дозволяють оперативно виконати кілька дій і приступати до організації помарочного обліку. Але це далеко не всі переваги:

• Операції виконуються в режимі реального часу: кожна акцизна марка моментально потрапляє в контур обліку системи і її можна відразу перевірити чи звірити з документацією.
• Модуль підтримує широкий перелік скануючого обладнання - ТСД або інші мобільні пристрої на Android або Windows.
• При роботі в DataMobile ЕГАИС не треба реєструвати ТСД в ФС РАР (така вимога пред'являється до деяких інших програм).
• Передбачено весь необхідний функціонал з руху товарів для складу або магазину будь-якого формату.

ПО DataMobile ЕГАИС дозволяє роздрібній торговельній точці з мінімальними зусиллями виконати вимоги ФС РАР і безболісно перейти на роботу з ЕГАИС 3.0. Модуль універсальний з точки зору бізнес-процесів, ПО легко інтегрується і масштабується.

купити DataMobile

джерело