- Хто призначається відповідальним
- Ким затверджений
- Складові елементи наказу
- Що належить заповнювати
- де реєструється
- Куди ще вносяться дані
- Поширені помилки при написанні
Наказ про призначення відповідального за ведення табелю робочого часу - важлива папір, яка забезпечує виконання організацією Трудового кодексу в повному обсязі.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про призначення відповідального за ведення табелю робочого часу .doc Завантажити зразок наказу про призначення відповідального за ведення табелю робочого часу .doc
Роботодавець зобов'язаний знати і враховувати, скільки часу співробітник фактично виконує свої обов'язки протягом місяця. Для нарахування зарплати ця інформація критично необхідна. Для виконання цього функціоналу складається табель робочого часу.
Хто призначається відповідальним
Якщо працівників в організації досить багато, то ведення табелів стає досить трудомістким заняттям. Наказ існує для того, щоб покласти ці обов'язки на одне або кілька осіб.
Це може бути кадровик, бухгалтер, завідувач або будь-який інший співробітник, в обов'язки якого буде входити прописування важливих моментів. Часто відповідальність за це ділять між собою кілька працівників.
Бувають випадки в великих установах, коли на цей функціонал виділяється окремий співробітник - табельщик. Він в централізованому порядку веде табелі всіх співробітників. Але законом не заборонено і інший варіант. При ньому кожен підрозділ вирішує цей нюанс самостійно, поділивши обов'язок складання і ведення табелів між своїми кадрами.
Ким затверджений
Наказ передбачає врахування вимог, перерахованих у Постанові Держкомстату №402 від 4.12.12. Саме воно детально прописує, які моменти повинні бути присутніми в табелях обліку робочого часу комерційних підприємств. Для бюджетних же організацій є спеціальна форма під номером 0504421. Не обійшлося і без Трудового кодексу. Ст. 91 передбачає видання цього паперу.
Складові елементи наказу
Документ заповнюється від імені керівника і складається з шапки, основний і завершальних частин. Вгорі прописуються організація, її контакти, місце видання і дата. 
Основні дані містяться в середній частині. У ній насамперед вказуються причини видання цього наказу. Варіанти можливих причин:
- найпростіша - «З метою організації обліку робочого часу»;
- більш конкретизована формулювання звучить як «У зв'язку з необхідністю своєчасного обліку робочого часу»;
- «З метою отримання даних про відпрацьований час для розрахунку оплати праці»;
- «Для збору (складання) статистичної звітності з праці» і т.д.
В цілому целеполагающій момент в наказі не є життєво важливим. В електронній версії документа, наприклад, він взагалі відсутній. Але його наявність свідчить про відповідальний підхід керівника. Після слова «наказую» зазвичай розташовується кілька пунктів. Іноді - один. І вони містять інформацію про:
- ПІБ призначається або призначаються;
- його посади або посад (начальник відділу, бухгалтер, секретар та ін.);
- датою початку виконання наказу;
- Загалом відповідальному, якщо табельників більше двох;
- ПІБ і посади того, хто буде здійснювати контроль виконання цих обов'язків.
Якщо табеля обліку робочого часу заповнюються децентралізовано, то логічно призначити на цю роботу осіб, які безпосередньо знаходяться поруч з працівниками або несуть за їх дії відповідальність. 
Завершують інформативну частину підписи всіх призначених осіб і керівника (з печаткою та датою).
Якщо мова йде про велику компанії, то наказом керівник може вказати лише підрозділ, а не окремого працівника. Пізніше на місці меншому начальнику потрібно буде визначитися з конкретною людиною для виконання цієї роботи.
Що належить заповнювати
Призначені наказом відповідальні особи зобов'язані будуть заповнювати документи форм Т-12 і Т-13. Документація заповнюється як в паперовому, так і в електронному варіанті. Причому в другому випадку мета видання може і не прописується. Цей момент не береться до уваги як неважливо важливий.
де реєструється
Наказ, а точніше, його номер і дата видання, заносяться в журнал реєстрації наказів по особовому складу. За відсутності такого - в журнал наказів по основній діяльності. У будь-якому випадку по Трудовому кодексу зберігаються такі журнали 75 років.
Увага! У відповідній конкретній наказом графі повинні стояти підписи керівника і всіх призначених для виконання цього функціоналу працівників.
Якщо реєстрація (привласнення номера) відбувається в системі електронного документообігу організації, то такий документ теж матиме юридичну силу. Хоча досвідчені бухгалтери і кадровики все одно для надійності виносять більшість даних в паперовий вигляд, не надто довіряючи примхливої техніці.
Куди ще вносяться дані
Крім наказу, інформація про нові обов'язки повинна міститися в трудових договорах або посадових інструкціях тих осіб, які призначаються. Це стає ясно з 8 і 57 статей Трудового кодексу.
Поширені помилки при написанні
При судових суперечках часто виникає принципово важлива необхідність у встановленні точної дати підписання і вступу в силу того чи іншого наказу. Таким чином, обійти увагою датування не можна ні в якому разі. Це стосується як шапки наказу, так і його основної частини, з датами, з яких конкретна особа відповідає за ведення табелів обліку робочого часу.
Ще один нюанс - підпис керівника. Для вступу в силу наказу про призначення відповідального за ведення табелю робочого часу без неї не обійтися.
Якщо рішення про назначаемом працівника брав, наприклад, керівник відділу одного із структурних підрозділів організації, то складається два окремих документа. Вони мають зв'язок.
- Перший - завіряється підписом головного керівника організації і покладанням обов'язків щодо заповнення на відділ цілком.
- Другий - з розпорядженням начальника відділу та його підписом.
Обидва документи повинні бути зареєстровані і мати юридичну силу. Тільки тоді керівник одного зі структурних підрозділів отримує позначені повноваження.